Persuading your stakeholders of the value of digital change
1. Cynllunio ar gyfer newid
Wrth gynllunio i roi unrhyw newid sylweddol ar waith yn y ffordd y caiff sefydliad ei redeg, bydd angen ichi sicrhau bod pobl yn gefnogol i’r newid hwnnw. Gall hyn fod yn anodd wrth fabwysiadu newid digidol, oherwydd efallai y bydd yn herio staff, ymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr i gefnogi ffordd o weithio a all fod y tu allan i’w harbenigedd, eu gwybodaeth a’u profiad. I nifer o bobl, gall hyn olygu y byddant yn cymryd cam enfawr y tu allan i’w cwmpas cyfforddus arferol.
2. Elfennau sy’n perthyn i newid
Mae ein harbenigwr, Dr Stephen Dobson o Brifysgol Leeds, yn archwilio sut y gallwch ennyn diddordeb mewn newid digidol ar gyfer eich sefydliad.
Ym maes ymchwil rheoli, fel arfer cytunir bod menter newid fel digidol yn cynnwys tair cydran, fel y dangosir yn y siart cylch isod:
Trafodaeth agored
Mae hi’n bwysig dros ben ichi fod yn glir ac yn onest ynglŷn â’r angen i gyflwyno newidiadau, gan fynd ati i fuddsoddi amser ac egni mewn prosiectau digidol neu drawsnewidiadau digidol ehangach o fewn y sefydliad. Weithiau, efallai y bydd hyn yn arwain at drafodaethau eithaf anodd, yn enwedig mewn sefydliadau bach. Bydd hyn yn arbennig o wir os bydd pobl yn teimlo dan fygythiad yn sgil y rhesymau dros newid, neu os bydd canlyniadau unrhyw newid yn tarfu ar eu gwaith arferol o ddydd i ddydd.
Dylai’r trafodaethau fod yn agored ac yn gyfranogol a dylid cynnig cyfle i bawb daflu syniadau fel y gellir manteisio i’r eithaf ar unrhyw gydberchnogaeth bosibl o’r angen am newid digidol.
I’ch helpu i strwythuro’r trafodaethau hyn, gallwch hefyd edrych ar y gwraidd achos neu ddadansoddiad ‘asgwrn pysgod’ yn ein hadnodd ‘Dadansoddi’r achosion sylfaenol er mwyn eich helpu i bennu ble y gall newid digidol esgor ar y gwahaniaeth mwyaf’.
Cyfathrebu’n rheolaidd
Wrth gynllunio ar gyfer newid, mae hi’n bwysig ichi drafod eich syniadau gydag amrywiaeth o bobl – partneriaid allanol, contractwyr, ymgynghorwyr a chymheiriaid, yn ogystal ag ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr, a hyd yn oed eich ymwelwyr a’ch cynulleidfa ehangach. Mae hi’n bwysig ichi roi adborth i bobl yn eich sefydliad ynglŷn â chynnydd y datblygiadau, er mwyn sicrhau eu bod yn gwybod y diweddaraf. Trwy wneud hyn, bydd modd iddynt ddeall y sail resymegol sydd wrth wraidd y newid, yn enwedig pe bai syniadau a ddatblygwyd yn ystod trafodaethau cwmpasu cychwynnol gyda’r staff yn cael eu diystyru yn nes ymlaen.
Datgelu’r wybodaeth yn llwyr
Yn anochel, bydd y dasg o roi newidiadau ar waith yn siŵr o achosi trafferthion, ac yn amlwg efallai y bydd hyn yn arwain at orfod newid cyllidebau, neu bersonél hyd yn oed.
3. Rheoli gwrthwynebiad
Mae Welch a McCarville (2003) [1] broses werthfawr ar gyfer cyfathrebu newid yn y diagram isod:
Er mwyn lleihau gwrthwynebiad a chynyddu ymgysylltiad y gweithwyr, mae hi’n bwysig ichi greu amgylchedd lle gall y gweithwyr “fwrw eu bol”. Trwy reoli’r canlyniad anochel hwn mewn perthynas â newid, bydd yn haws ichi ymateb i bryderon neu ddangos eich bod yn gwrando. Bydd hyn yn helpu i ymdrin â phryderon a meithrin agwedd fwy cadarnhaol tuag at y newid y gobeithiwch ei gyflwyno. Efallai y byddwch yn penderfynu cynnal cyfres o fforymau neu drafodaethau bord gron er mwyn cynnig cyfle i weithwyr fwrw eu bol yn y fath fodd.
Mae storïau a metafforau yn gallu bod yn ffyrdd gwerthfawr iawn o feithrin teimladau cadarnhaol ynglŷn â newid. Gall clywed am brofiadau sefydliadau eraill sydd wedi croesawu ffyrdd digidol a newydd o weithio helpu i berswadio’r staff mwyaf gwrthwynebol, hyd yn oed.
Cyfeiriadau
[1] Welch, R. a McCarville, R.E., 2003. Discovering Conditions for Staff Acceptance of Organizational Change. Journal of Park & Recreation Administration, 21(2).
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "Persuading your stakeholders of the value of digital change (2022) by Dr Stephen Dobson supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
