Using root cause analysis to help you identify where digital can make the biggest difference
1. Cyflwwyniad
Yn yr adnodd hwn mae ein harbenigwr, Dr Stephen Dobson o Brifysgol Leeds, yn esbonio sut y gallwch ddadansoddi’r achosion sylfaenol er mwyn eich helpu i bennu pa broblemau y gall eich sefydliad eu datrys trwy gyflwyno newid digidol.
Er mwyn pennu’r meysydd pwysicaf lle gall newid digidol effeithio’n gadarnhaol ar eich sefydliad treftadaeth, y cam cyntaf fydd mynd i’r afael â rhywfaint o hunanymholi er mwyn nodi pa heriau a phroblemau allweddol a wynebwch. Os caiff newid digidol ei ystyried fel rhyw fath o ateb, yna pa broblem neu broblemau y bydd y newid hwnnw yn eu datrys?
Fel arfer, bydd pob tîm yn anghytuno ynglŷn ag achosion sylfaenol y problemau. Efallai y bydd pob un ohonoch yn edrych arnynt o safbwyntiau rhywfaint yn wahanol, neu o safbwynt gwahanol agweddau ar y sefydliad.
Trwy ddefnyddio fframwaith i arwain eich dull, bydd yn haws ichi wneud synnwyr o’r hyn sy’n digwydd yn eich sefydliad. Trwy roi dull o’r fath ar waith, bydd yn haws ichi asesu beth fydd rôl newid digidol o ran helpu eich sefydliad i redeg yn rhwyddach.
2. Dadansoddi’r achosion sylfaenol
Yn y 1950au, argymhellodd yr Athro Kaurou Ishikawa o Japan ddull gweledol ar gyfer archwilio achosion sylfaenol problemau a phennu meysydd allweddol y dylid eu newid.
Cynnal eich dadansoddiad
Fel gydag unrhyw agwedd ar raglen newid, mae hi’n bwysig ichi ddwyn ynghyd gynifer â phosibl o staff, ymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr, fel y gellir cynnal y dadansoddiad hwn mewn modd agored a chyfranogol.
Cam 1: Taflu syniadau mewn perthynas â mater neu broblem allweddol – efallai y bydd hyn yn ymwneud â gostyngiad yn y nifer o ymwelwyr neu ddiffyg ymgysylltu â gwefan neu adnodd newydd. Neu efallai y bydd yn ymwneud â diffyg cynrychiolaeth o du grwpiau amrywiol neu bobl ifanc mewn digwyddiadau, neu yn nemograffeg yr ymwelwyr.
Cam 2: Yna, bydd y ‘pum pam’ – ar gyfer pob un o’r chwe chategori – yn cael eu harchwilio’n fanwl er mwyn gweld a oes unrhyw un o’r farn eu bod yn cyfrannu at y broblem. Mae pobl yn siŵr o anghytuno â’i gilydd, ac efallai y bydd y trafodaethau’n eithaf tanbaid. Mae hi’n bwysig ichi nodi barn pawb – peidiwch â chelu na hidlo achosion y problemau yn ystod y cam hwn. Fe fydd pawb eisiau teimlo bod eu lleisiau’n cael eu clywed a bod eu barn yn werthfawr.
Dyma’r categorïau:
- Technoleg – y TG a’r systemau a ddefnyddir gan y sefydliad.
- Proses – y trefniadau gweinyddol a gweithredol a roddir ar waith o ddydd i ddydd wrth redeg y sefydliad.
- Pobl – y nifer o staff sydd ar gael, ynghyd â’u sgiliau, eu gwybodaeth a’u harbenigedd.
- Asedau treftadaeth – mae’r rhain yn cynnwys arteffactau, arddangosion, safleoedd, adeiladau, tirweddau, neu gofnodion ffisegol a digidol.
- Amgylchedd – y lle, y gymuned leol, hunaniaeth leol, ranbarthol a chenedlaethol. Y swyddfeydd a’r seilwaith.
- Rheoli – gall hyn gyfeirio at arddulliau rheoli, llif gwybodaeth, dulliau effeithiol o arwain timau ac ati.
Pe bai rhywun o’r farn fod rhyw broblem benodol yn gysylltiedig ag un o’r categorïau yma, dylid nodi hyn ar y gangen, fel is-gangen neu ‘brif achos’. Yna, dylai’r grŵp cyfan feddwl pam allai hyn achosi’r broblem. Dylid ysgrifennu’r holl bosibiliadau ar y gangen hon, fel achosion eilaidd. Yna, dylid ailadrodd hyn. Y gred yw na fydd yr achos/achosion sylfaenol byth ymhellach na ‘phum pam’ o’r broblem.
3. Negeseuon allweddol
Ystyriwch y pwyntiau canlynol wrth edrych ar newid digidol trwy lens ‘dull dadansoddi achosion sylfaenol’. Ystyriwch sut y gallech roi hyn ar waith yn eich sefydliad.
- Mae defnyddio cwestiynau agored i ddadansoddi problemau yn ffordd adeiladol o geisio lleihau tensiwn a rheoli anghytundeb.
- Mae’r dull hwn yn fuddiol o ran pennu’r berthynas rhwng problem ymddangosiadol a’i hachosion sylfaenol.
- Mae dadansoddiad o’r math hwn yn helpu i dargedu unrhyw strategaeth ddigidol neu benderfyniadau buddsoddi at y meysydd pwysicaf yn eich sefydliad.
- Fel ymarfer cyfranogol, mae’n helpu i sicrhau bod unrhyw broses newid yn dechrau yn y ffordd iawn, a bod yr holl bobl dan sylw yn teimlo fel pe baent yn rhannu’r broblem a’u bod wedi cyfrannu at yr atebion arfaethedig.
- O dro i dro, bydd rhai aelodau o staff o’r farn fod buddsoddi mewn adnoddau digidol, technoleg newydd a hyfforddiant yn gyfystyr â gwariant diangen – os oes modd iddynt weld sut y gall hyn gyfrannu at ddatrys yr achosion sylfaenol sydd wrth wraidd problemau mwy, yna byddwch yn llawer mwy tebygol o ennyn eu cefnogaeth.
4. Eich dadansoddiad
Yn awr, rhowch gynnig ar y dull eich hun. Defnyddiwch ddiagram achosion sylfaenol i gynnal eich dadansoddiad eich hun a rhowch ef ar waith yn eich sefydliad. Gallwch naill ai greu eich fersiwn eich hun trwy ddefnyddio’r ddelwedd uchod neu gallwch ddefnyddio fersiwn ar-lein, fel y templed rhad ac am ddim hwn, i nodi’r heriau a’r problemau allweddol y gall newid digidol helpu i’w datrys yn eich sefydliad.
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "Using root cause analysis to help you identify where digital can make the biggest difference (2022) by Dr Stephen Dobson supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
