Rhestr wirio diogelu data

Adnabod eich data

Ydych chi’n postio data personol? Mae’r data’n ymwneud ag unigolyn byw, adnabyddadwy
Ydych chi’n ‘rheolwr data’?
Ni sy’n penderfynu pa ddata rydyn ni’n ei gasglu a beth rydyn ni’n ei wneud ag ef
Rydyn ni wedi hunanasesu a oes angen i ni gofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Adnabod eich data risg uchel

Ydych chi’n postio data ‘categori arbennig’ neu ddata ‘euogfarnau troseddol’? Mae’r data’n gysylltiedig â:
tharddiad hiliol neu ethnig unigolyn
eu barn wleidyddol
eu credoau crefyddol neu athronyddol
eu haelodaeth o undeb llafur
data mewn perthynas â’u hiechyd
data mewn perthynas â bywyd rhyw neu gyfeiriadedd rhywiol person naturiol
data genetig neu ddata biometrig
Mae set o reolau cyfreithiol ar wahân ar gyfer euogfarnau troseddol
euogfarnau troseddol

Meddu ar reswm da

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer postio’r wybodaeth ar-lein?

Mae rhwymedigaeth gyfreithiol arnon ni i bostio’r wybodaeth
Rydyn ni’n awdurdod cyhoeddus ac mae postio’r wybodaeth yn rhan o’n tasg gyhoeddus
Mae budd dilys gennym, wedi’i gydbwyso’n deg yn erbyn hawliau a rhyddid yr unigolyn
Rydyn ni wedi cael cydsyniad gwybodus a chadarn yr unigolyn, a roddwyd o’i wirfodd

 

Os ydyn ni’n postio data ‘categori arbennig’ neu euogfarnau troseddol ar-lein, beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer postio’r wybodaeth ar-lein?

Rydyn ni wedi cael cydsyniad pendant yr unigolyn
Mae’r unigolyn wedi gosod yr wybodaeth yn y parth cyhoeddus yn amlwg yn barod

Cadw cwmpas, perthnasedd a chywirdeb

Rydyn ni’n defnyddio’r data at ein dibenion penodedig yn unig
Rydyn ni ond yn postio’r data sy’n berthnasol at y diben, ac nid yw’n ormodol nac yn fwy nag sydd ei angen arnon ni
Rydyn ni wedi gwirio er mwyn sicrhau bod y data’n gywir cyn postio

 

Ei ddileu ar ôl iddo gael ei ddefnyddio

Nid ydyn ni’n cadw’r data’n hirach nag sy’n rhaid
Mae gennym ni bolisi cadw ar sail gofynion cyfreithiol neu ofynion busnes

 

Ei gadw’n ddiogel

Mae ar y wefan a/neu’r llwyfan lle rydyn ni’n postio data wal dân a meddalwedd gyfoes
Mae gennym ni staff TG neu wasanaeth TG ar gontract sy’n cynorthwyo gyda seiberddiogelwch
Lle byddwn ni’n defnyddio llwyfannau cyfryngau cymdeithasol trydydd parti, rydyn ni’n defnyddio cyfrineiriau cymhleth ac yn cyfyngu mynediad i staff sydd wedi’u hyfforddi
Mae ein staff wedi’u hyfforddi ac maent yn ymwybodol o ddiogelu data a diogelwch, gan gynnwys bod yn ymwybodol o ddolenni gwe-rwydo, anfon dolenni wedi’u hamgryptio a gwirio derbynyddion e-bost cyn anfon

 

Bod yn atebol

Sut gall fy sefydliad brofi ei fod yn cydymffurfio â gofynion diogelu data?

Mae ar y wefan a/neu’r llwyfan lle rydyn ni’n postio data wal dân a meddalwedd gyfoes
Mae gennym ni staff TG neu wasanaeth TG ar gontract sy’n cynorthwyo gyda seiberddiogelwch
Lle byddwn ni’n defnyddio llwyfannau cyfryngau cymdeithasol trydydd parti, rydyn ni’n defnyddio cyfrineiriau cymhleth ac yn cyfyngu mynediad i staff sydd wedi’u hyfforddi
Mae ein staff wedi’u hyfforddi ac maent yn ymwybodol o ddiogelu data a diogelwch, gan gynnwys bod yn ymwybodol o ddolenni gwe-rwydo, anfon dolenni wedi’u hamgryptio a gwirio derbynyddion e-bost cyn anfon
Rydyn ni wedi dogfennu ein prosesau a’n gweithdrefnau diogelu data

 

Dweud wrth bobl beth rydych chi’n ei wneud

Sut ydw’n i’n rhoi gwybod i bobl sut rydyn ni’n prosesu eu data?

Mae gennym rybudd preifatrwydd sy’n nodi i unigolion:
Enw a manylion cyswllt eich sefydliad
Dibenion y prosesu a’r seiliau cyfreithlon, gan nodi’r buddiannau dilys dros y prosesu
Y mathau o ddata personol rydych chi’n eu prosesu ac o ble rydych chi’n ei gael, os nad ydych chi wedi’i gael gan yr unigolyn
Manylion unrhyw drydydd partïon rydych chi’n rhannu data gyda nhw, gan gynnwys manylion unrhyw drosglwyddiadau rhyngwladol a’r rhagofalon a rowch yn eu lle
Am ba mor hir rydych chi’n cadw’r data rydych chi’n ei brosesu
Sut gallan nhw arfer eu hawliau
Manylion cyswllt eich Swyddog Diogelu Data neu gynrychiolydd cyfatebol

 

Gadael i bobl gael gwybod mwy

Mae staff yn gwybod sut i adnabod cais mynediad gwrthrych data (DSAR) pan ddaw un i law
Mae’r sefydliad yn gwybod sut i ymdrin â chais mynediad gwrthrych data
Mae’r sefydliad yn gallu tynnu / dileu gwybodaeth a ddarparwyd ar sail cydsyniad

 

Browse related resources by smart tags:

Checklist Data Data protection Digital content GDPR Legal compliance Sharing content

Resource type: How to guide / Toolkit

Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "Data protection checklist (2022) by Dr Kit Good, Naomi Korn Associates supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0