What are the active measures I need to put into place to address issues around data archiving and storage?
1. Beth yw archifo data a pham y mae’n bwysig?
A chithau’n gweithio yn y sector treftadaeth, fe wyddoch y bydd rhywfaint o’r data a gaiff ei greu gan eich sefydliad heddiw yn cael ei ystyried fel un o arteffactau hanesyddol y dyfodol. Ond proses hawdd yw creu’r data – rhaid ichi allu dod o hyd i’r data, cael mynediad ato a’i ddefnyddio yn y dyfodol.
Mae data digidol yn fregus, ac felly hefyd y systemau a ddefnyddir ar gyfer ei storio. Mae’n debyg eich bod yn gyfarwydd â sut i gadw ffeiliau ffisegol, ond heb strategaeth ragweithiol a hirdymor ar gyfer storio ac archifo eich ffeiliau digidol, ni fyddant yn para cyhyd ag y byddwch eu hangen.
Yn y canllawiau hyn, bydd ein harbenigwr gwybodaeth, Elissa Truby, yn dangos ichi sut i ddewis opsiwn storio addas ar gyfer eich data ar sail y canlynol:
- am ba hyd ydych chi angen ei gadw
- sut ydych chi’n dymuno cael mynediad ato
- a oes gennych yr adnoddau i’w reoli eich hun.
Hefyd, bydd yn esbonio sut i ddewis data i’w archifo a sut i ddogfennu eich penderfyniadau.
Beth yn union yw archifo data?
Mae’r diwydiant technoleg wedi benthyg y term ‘archifo’ gan y sector treftadaeth, gan newid rhywfaint ar ei ystyr. Er enghraifft, mae ‘archifo’ e-bost yn golygu symud e-bost o’ch mewnflwch yn hytrach na’ch bod wedi gwneud rhywbeth sy’n mynd i’w gadw a’i ddiogelu am byth. Mae archifo yn wahanol i gadw ffeiliau wrth gefn. Mae cadw ffeiliau wrth gefn yn golygu gwneud copïau o’ch data rhag ofn i ryw broblemau mawr ddod i’w ran – er, mae ffeiliau wrth gefn hefyd yn bwysig o ran diogelu eich data.
Yn y fan hon, mae archifo data yn golygu symud data hŷn rydych yn awyddus i’w gadw at y dyfodol o’r storfa a ddefnyddiwch i storio eich gwaith cyfredol i leoliad lle gellir ei gadw yn yr hirdymor. Bydd gwahanu storfa eich data cyfredol oddi wrth storfa eich data archifol yn eich helpu i wneud y canlynol:
- lleihau costau storio trwy gadw data nas defnyddir yn aml ar gyfrwng llai costus
- rhyddhau lle yn eich man gweithio gweithredol er mwyn gwella effeithlonrwydd a chynhyrchiant
- diogelu eich data mwyaf gwerthfawr rhag cael ei ddileu neu ei addasu’n ddamweiniol, fel y bydd yn parhau i fod yn ddilys dros amser.
2. Camau tuag at storio ac archifo eich data
Cam 1: Deall eich anghenion o ran archifo data
Y cam cyntaf yw nodi’r gwahanol fathau o ddata y mae eich sefydliad yn ei greu a’i gasglu. Nid yw pob eitem ddata yn gyfartal – meddyliwch sawl e-bost a anfonwch bob diwrnod ar gyfer gweithgareddau byrdymor. Gofynnwch i chi eich hun a yw’r holl ddata a storiwch yn dal i fod yn ddefnyddiol, ynteu a yw’n mynd â lle yn ddiangen?
Ar yr un pryd, rhaid i bob cwmni gadw rhai mathau o ddata er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith. Efallai mai am gyfnod penodol yn unig y bydd angen ichi gadw’r data hwn ac efallai na fyddwch angen cael mynediad sydyn ato.
Ymhellach, fel gweithiwr treftadaeth proffesiynol bydd angen ichi ystyried gwerth hanesyddol, diwylliannol neu gymdeithasol eich data, gan ddiogelu rhywfaint o’ch data ar gyfer cenedlaethau’r dyfodol neu ei rannu ag ymchwilwyr allanol. Bydd nifer o gyrff sy’n ariannu sefydliadau treftadaeth yn gofyn am dystiolaeth o’r modd y bwriadwch storio eich data dros amser cyn y byddant yn fodlon rhoi cymorth ariannol.
Ni waeth sut fath o ddata sydd gennych, meddyliwch am eich archif fel cist drysorau yn llawn gwybodaeth, nid ‘hen stwff’ yn unig. Canolbwyntiwch eich amser, eich ymdrech a’ch arian ar archifo’r data mwyaf gwerthfawr.
Cam 2: Dewis eich opsiynau storio
Ni fydd modd i unrhyw opsiwn storio gynnig ateb parhaol, oherwydd ni fydd unrhyw ffurf ar dechnoleg yn para am byth. Dyna pam y mae arbenigwyr mewn cadwedigaeth ddigidol yn argymell y dylid defnyddio amrywiaeth o gyfyngau storio, rhag ofn i rywbeth fynd o’i le. Ni waeth pa opsiwn a ddewiswch, bydd angen ichi fonitro eich caledwedd storio’n rheolaidd a sicrhau bod adnoddau wrth law i’w reoli a’i gynnal – o ran cyllideb a sgiliau technegol.
Mae nifer o opsiynau storio ar gael, gan ddibynnu ar anghenion eich sefydliad. Rhestrir nifer ohonynt isod:
Storio ar y cwmwl
Mae storio ar y cwmwl yn ddewis poblogaidd ar gyfer archifo data, oherwydd gallwch gael gafael ar eich data’n gyflym ar y rhyngrwyd pa le bynnag a pha bryd bynnag y dymunwch. Mae hyn yn gweithio’n dda os yw eich sefydliad yn gweithio ar draws amryfal safleoedd, os yw’r staff a’r gwirfoddolwyr yn gweithio o bell neu os dymunwch i bobl allanol gael mynediad at eich data.
Caiff eich data ei storio oddi ar y safle a’i reoli gan drydydd parti. Mae nifer o ddarparwyr yn cynnig gwasanaethau archifo integredig. Yn wir, mae nifer o systemau masnachol ar gyfer storio a chadw deunyddiau digidol yn defnyddio technoleg y cwmwl. Mae storio ar y cwmwl yn ateb ymarferol os nad oes gennych staff technegol wrth law.
Fel arfer, mae storio ar y cwmwl yn gost-effeithiol. Gallwch storio llawer o ddata ac ymestyn y capasiti storio fel bo’r angen. Fel arfer, byddwch yn talu’n fisol am y storfa a’r gwasanaethau a ddefnyddiwch, ond byddwch yn ymwybodol o gostau ychwanegol ar gyfer adalw data.
Yr anfantais fawr sy’n perthyn i ddefnyddio’r cwmwl ar gyfer archifo yw’r ffaith y byddwch yn colli rhywfaint o reolaeth dros eich data trwy drosglwyddo’r cyfrifoldeb i drydydd parti. Cofiwch lunio strategaeth ymadael bob amser, fel y gallwch gael eich data’n ôl pe baech yn newid eich meddwl. Dewiswch ddarparwr dibynadwy a chanddo brofiad o weithio gyda sefydliadau treftadaeth fel eich sefydliad chi – darparwr sy’n deall yr egwyddorion sydd ynghlwm wrth gadwedigaeth ddigidol.
Disgyrwyr lleol
Trwy storio ar ddisg, bydd eich data’n cael ei storio ar y safle. Bydd y dull hwn yn gysylltiedig â rhwydwaith eich sefydliad. Mae yna wahanol fathau o ddisgyrwyr ar gael ac mae’r rhain yn amrywio o ran cyflymder a chost. Os ydych yn defnyddio gyriant rhwydwaith yn barod, fe wyddoch fod modd ichi gael gafael ar eich data’n uniongyrchol, ynghyd â’i drefnu a dod o hyd iddo.
Fodd bynnag, gall storio ar ddisg fod yn ddrud, yn enwedig os oes gennych lawer o ddata neu ffeiliau mawr iawn. Rhaid cadw disgyrwyr mewn amgylchedd lle rheolir yr hinsawdd, a gall hyn arwain at lanhau rheolaidd a chostau ynni mawr. Hefyd, gallant gymryd llawer o le – rhywbeth y mae sefydliadau treftadaeth yn gallu bod yn brin ohono.
Yr anfantais fwyaf sy’n perthyn i archifo ar ddisg yw’r ffaith mai oes fer sydd gan y galedwedd, ac y gall y galedwedd honno roi’r gorau i weithio’n ddisymwth. Rhaid i ddisgyrwyr gael eu rheoli gan staff a chanddynt wybodaeth am TG, a bydd angen i’r staff hyn fonitro’r galedwedd am broblemau a mudo’r data wrth i’r system heneiddio.
Tâp-yrwyr
Dyfeisiau storio sy’n defnyddio tâp magnetig i ddarllen, ysgrifennu a chofnodi data – dyna yw tâp-yrwyr. Fel arfer, caiff eich data ei storio all-lein, ond gallwch gysylltu tap- yrwyr â chyfrifiaduron. Mae cwmnïau wedi defnyddio tapiau i’r perwyl hwn ers y 1950au, felly ystyrir ei fod yn ddull cymharol ddibynadwy. Mae’n anodd addasu data ar dapiau, felly mae’n opsiwn hynod ddiogel.
Y brif broblem o ran storio ar dapiau yw’r ffaith y gall gymryd amser maith i gael gafael ar y data, a hefyd cyfyngedig yn unig yw’r gallu i chwilio trwy’r data a’i fynegeio. Golyga hyn nad yw tapiau’n addas os ydych angen cael mynediad sydyn at eich data, a dylech gymryd gofal ychwanegol wrth ddogfennu pa dapiau a ddefnyddiwch i storio pa ddata.
Peidiwch â chael eich twyllo gan enw da y tâp fel ateb di-ffael ar gyfer cadw eitemau yn yr hirdymor – nid yw’r fath beth yn bodoli! Er bod tâp-yrwyr fel arfer yn para’n hirach na disgyrwyr, mae yna risg o hyd y bydd y tapiau’n cael eu difrodi neu y bydd y data’n cael ei lygru.
Cam 3: Llunio polisi ar gyfer storio ac archifo data
Ar ôl ichi ystyried y gwahanol fathau o ddata sydd gan eich sefydliad, ynghyd ag archwilio eich opsiynau ar gyfer storio eich data archifol, ewch ati i lunio polisi a fydd yn nodi:
- meini prawf ar gyfer yr hyn y dymunwch ei archifo, ac ymhle
- y mathau o gyfryngau storio y byddwch yn eu defnyddio
- cyfrifoldebau ar gyfer archifo data a rheoli storfeydd
- rheolau ar gyfer cael mynediad at ddata.
3. Rhoi eich strategaeth ar waith
Nawr eich bod wedi dysgu beth mae archifo data yn ei olygu, ac wedi ystyried rhai o’r opsiynau ar gyfer storio’ch data, myfyriwch ar hyn drwy lawrlwytho ein ‘Cwestiynau i’ch helpu i ddewis yr ateb storio archifol cywir’ (PDF file, 348kb).
Rhagor o adnoddau
Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am archifo a chadwedigaeth ddigidol trwy edrych ar wefannau’r Digital Curation Centre neu’r Digital Preservation Coalition a darllen eu canllawiau defnyddiol.
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "What are the active measures I need to put into place to address issues around data archiving and storage? (2022) by Elissa Truby supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
