1. Beth yw ‘cymuned ymarfer?’

Mae cymuned ymarfer yn dwyn ynghyd bobl a chanddynt ddiddordeb a buddiant cyffredin er mwyn i’r naill allu dysgu gan y llall a chynnig cefnogaeth ‘cymheiriaid i gymheiriaid’. Bydd cymuned ymarfer yn creu ‘man diogel’ lle gall pobl o’r un meddylfryd rannu syniadau, cyngor, arferion gorau a chymorth. Gall cymuned ymarfer esblygu neu gellir mynd ati’n unswydd i greu un – ond ni waeth be fo canolbwynt y gymuned, ei nod fydd esgor ar newid cadarnhaol.

Wrth i blatfformau rhwydweithio cymdeithasol ddatblygu yn ystod y blynyddoedd diwethaf, mae’r cysyniad sydd ynghlwm wrth ‘gymunedau ymarfer’ wedi datblygu hefyd. Er bod y term yn newydd, nid yw swyddogaeth cymunedau ymarfer yn newydd. Yn wir, efallai na fydd y rhan fwyaf o bobl yn ymwybodol eu bod eisoes yn rhan o gymuned ymarfer mewn rhyw agwedd ar eu bywyd proffesiynol neu gymdeithasol.

Mae cymunedau ymarfer yn cyfeirio at grwpiau o bobl sy’n rhannu diddordeb neu gariad tuag rywbeth a wnânt, ac sy’n dysgu sut i wneud y peth hwnnw’n well wrth iddynt ryngweithio’n rheolaidd.
Étienne a Beverly Wenger-Trayner, Mehefin 2015. Introduction to communities of practice, a brief overview of the concept and its uses.

Enghraifft o gymuned ymarfer yw Grŵp Cymorth Cymunedol Cymdeithas Marchnata’r Celfyddydau ar Facebook. Caiff y grŵp hwn ei anelu at bobl sy’n gweithio yn sector y celfyddydau, diwylliant a threftadaeth – pobl a chanddynt gyfrifoldebau dros farchnata, cyfathrebu a datblygu cynulleidfaoedd o fewn eu rôl. Mae’r gymuned hon yn galluogi’r aelodau i ofyn cwestiynau a chael cymorth gan eu cymheiriaid; i rannu syniadau, adnoddau a gwybodaeth; i gael argymhellion; ac i sicrhau eu bod yn gwybod am y syniadau diweddaraf o fewn y sector. Fel grŵp, mae’n hyrwyddo dysgu ‘cymheiriaid i gymheiriaid’ a rhannu arferion da.

 

2. Pwrpas, pobl ac ymarfer

Cyn ichi sefydlu cymuned ymarfer, bydd angen ichi fynd i’r afael â chwestiynau hollbwysig, megis pam mae angen y gymuned hon, at bwy y caiff y gymuned ei hanelu a ble y bydd yn bodoli. Meddyliwch ar bwrpas, pobl ac ymarfer eich cymuned.

Pwrpas

Dechreuwch trwy bennu’r pwnc neu’r mater y bydd eich cymuned yn canolbwyntio arno:

• Beth yw’r achos cyffredin sydd wrth wraidd y gymuned?
• Beth sy’n dwyn y bobl gyffelyb hyn at ei gilydd?
• Beth yw’r nodau y dymuna’r gymuned eu cyflawni?
• Beth yw agweddau ‘dysgu’ hollbwysig eich cymuned?
• Beth yw’r diddordeb/buddiant cyffredin?

Rhaid ichi hefyd feddwl am nod y gymuned yn y pen draw. Sut beth fydd llwyddiant i’ch cymuned? Beth ydych chi eisiau ei gyflawni? Pe effaith ydych chi’n gobeithio’i chael?

O dro i dro, bydd pwrpas y grŵp yn benodol, er enghraifft sut i gynyddu ymgysylltu ar blatfformau digidol. Weithiau, gall pwrpas y grŵp fod yn llawer mwy cyffredinol, megis rhannu gwersi, rhoi cyngor neu gynorthwyo cymheiriaid ar draws arferion amrywiol iawn.

Pobl

Ar ôl ichi bennu’r pwrpas, gallwch ddechrau ystyried y bobl a fydd yn gysylltiedig â’ch cymuned:

• A allwch ganfod pwy fyddai â diddordeb?
• Pwy yw’r bobl sy’n rhannu’r un pryderon neu’r un anghenion dysgu mewn perthynas â’ch pwrpas?
• Pwy fyddai â diddordeb mewn trafod y mater sydd gennych dan sylw, ac ymhelaethu arno?
• Pa bobl fyddai’n cael eu cynnwys fel aelodau o’ch cymuned?
• A allwch ddiffinio beth sy’n gwneud rhywun yn un o ‘gymheiriaid’ y grŵp hwn?
• A oes yna randdeiliaid nad ydynt yn rhan o’r gymuned, ond a fyddai â diddordeb ynddi?

Ymarfer

Ar ôl pennu pwrpas y gymuned a’r bobl a fydd yn rhan ohoni, bydd angen ichi ystyried ‘ymarfer’ y grŵp. Rhaid i’r ymarfer hwn fod yn rhywbeth ‘gwirioneddol’ a bydd hefyd yn helpu i lywio’r modd y bydd y gymuned yn esblygu.

Gall eich cymuned fod yn gymuned rithwir, yn gymuned ‘yn y cnawd’ neu’n gyfuniad o’r ddau. Pa un a fydd hi’n gymuned rithwir ynteu’n gymuned ‘yn y cnawd’, bydd angen iddi fod yn ddiogel ac yn gefnogol. Dylid pennu aelodaeth y gymuned yn glir, fel y gallwch sicrhau bod pawb yn rhannu’r un anghenion dysgu a’r un nodau.

Canolbwyntiwch ar ffurf a fformat y gymuned:

• A fydd hi’n cael ei chynnal ar safle rhwydweithio digidol fel Facebook, gan fod ‘ar agor’ bob amser?
• A fydd ganddi strwythur ffurfiol gyda chyfarfodydd ar amseroedd penodol?
• A fydd angen ichi ddiffinio amlder y cyfarfodydd hynny?
• Sut y bydd y gymuned ymarfer yn cael ei rheoli a’i hwyluso?
• Pa ‘reolau’ y bydd angen ichi eu pennu er mwyn sicrhau y bydd eich cymuned yn fan diogel i’w haelodau?

3. Sefydlu cymuned ymarfer

Diffiniwch eich ‘ymarfer’ a’i fanteision

‘Dysgu’ yw hanfod cymuned ymarfer. Mae’n galluogi’r aelodau i rannu eu gwybodaeth a’u treiddgarwch, a cheisio atebion ar gyfer eu cwestiynau. Gellir defnyddio’r gymuned i brofi syniadau a thrafod camau, mentrau neu ffyrdd newydd o feddwl.

Wrth greu cymuned ymarfer, mae’n bwysig ichi ddechrau trwy ddiffinio ‘ymarfer’ eich cymuned.

Fel y gwelwch, mae Cymdeithas Marchnata’r Celfyddydau wedi diffinio’n glir at ‘bwy’ y caiff y grŵp cymunedol hwn ei anelu a ‘beth’ mae’r grŵp yn canolbwyntio arno o ran ei ‘ymarfer’, ac mae’n cyflwyno manylion am y ‘manteision’ a ddaw i ran yr aelodau trwy fod yn rhan o’r grŵp.

I’r rhan fwyaf o bobl, mae cymuned ymarfer yn rhywle lle gall yr aelodau rannu profiadau, diddordebau a sgiliau er mwyn i’r naill allu cynorthwyo’r llall i ddysgu. Mae’n rhywle y gall yr aelodau ei ddefnyddio i drafod, ceisio cyngor a magu hyder. Mae rhai cymunedau ymarfer yn cynnig cymorth mentora’n anuniongyrchol, gan ysgogi a grymuso’r aelodau.

Yn ôl Matt Eccleston (Rheolwr Marchnata a Chysylltiadau Cyhoeddus Cymdeithas Marchnata’r Celfyddydau), sy’n rhedeg Grŵp Cymorth Cymunedol Cymdeithas Marchnata’r Celfyddydau ar Facebook, mae’n hanfodol sicrhau bod gennych negeseuon clir ynglŷn â chynulleidfa darged eich grŵp a’r rheswm sydd wrth wraidd ei fodolaeth.

Trwy fod yn glir ynglŷn â’r rhesymau dros ymuno â’r grŵp, rydych yn rhoi gwybod i ddarpar aelodau a yw’r grŵp yn berthnasol iddynt hwy, ai peidio. Mae hyn yn bwysig o ran sicrhau trafodaeth benodol o fewn eich grŵp – rhywbeth a fydd yn helpu i leihau’r amser a dreulir yn cymedroli’r grŵp. Efallai y bydd trafodaethau yng ngrŵp Cymdeithas Marchnata’r Celfyddydau yn gofyn cwestiynau arbenigol iawn ynglŷn â marchnata, felly mae cynulleidfa benodol yn esgor ar drafodaethau penodol. Mae Matt yn argymell y dylid gofyn cwestiynau i ddarpar aelodau cyn iddynt ymuno, er mwyn ichi allu pwyso a mesur pa mor berthnasol yw’r grŵp iddynt.

Pennu rheolau a dulliau llywodraethu

Mae’n bwysig ichi bennu rheolau a dulliau llywodraethu o’r cychwyn cyntaf. Byddwch yn glir ynglŷn â ‘phwy’ yw aelodau eich cymuned er mwyn sicrhau y bydd y grŵp yn canolbwyntio ar ei ymarfer. Gwrandewch ar eich aelodau er mwyn sicrhau bod y rheolau a bennwch ar gyfer eich cymuned yn adlewyrchu anghenion y gymuned. Efallai y bydd angen ichi arbrofi a chaniatáu i rai elfennau o’ch rheolau esblygu, ond cofiwch bennu ffiniau.

Nid yw’r rheolau hyn yn cyfyngu ar allu’r aelodau i ymgysylltu â’r gymuned, ond maent yn gosod rhai ffiniau er mwyn sicrhau y bydd y grŵp yn parhau i ganolbwyntio ar ei ymarfer.

Yn ôl Matt, mae rheolau’n cynnig fframwaith ffurfiol i aelodau’r grŵp er mwyn sicrhau bod y grŵp yn fan diogel. Wrth i bobl symud trwy fyd digidol sy’n prysur esblygu, mae hyn yn golygu y bydd rhai pobl yn ymddwyn yn wahanol ‘ar-lein’ i’r modd y byddent yn ymddwyn ‘all-lein’. Efallai y byddant yn anghofio bod yna fod dynol arall y tu ôl i’r proffil cyfryngau cymdeithasol, a bydd y rheolau’n galluogi’r unigolyn hwnnw i bennu’r hyn sy’n ddisgwyliedig o aelodau’r grŵp tra byddant yn rhyngweithio â’r grŵp.

Rhaid i bawb sy’n dymuno ymuno â’r grŵp ymrwymo i’r rheolau. Penderfynodd Matt ar bedair rheol sylfaenol er mwyn sicrhau y byddai modd cadw pethau’n syml, pennu canllawiau o ran ymddygiad yr aelodau a gwneud yn siŵr bod y cynnwys a rennir yn berthnasol. Mae’r broses hon yn ei helpu i gymedroli’r grŵp ac mae’n cynnig iddo gyfres o reolau y gall droi atynt pe bai ymddygiad un o’r aelodau’n methu â chyrraedd y disgwyliadau. Mae hyn yn hollbwysig o ran sicrhau bod y trafodaethau’n benodol a bod y grŵp mor ddefnyddiol â phosibl.

Ewch ati i greu ‘man’ ar gyfer eich cymuned

Gall y ‘man’ y bydd eich cymuned ymarfer yn gweithredu o’i fewn amrywio. Efallai y byddwch yn cyfarfod ‘yn y cnawd’ yn rheolaidd neu efallai y bydd eich cymuned yn cael ei chynnal ar blatfform ar-lein. Y peth allweddol wrth adeiladu cymuned ymarfer lwyddiannus yw creu man diogel ar gyfer yr aelodau lle cânt eu grymuso i gyfranogi a dysgu gan y grŵp.

Mae What Next? yn enghraifft dda – sef mudiad rhad ac am ddim sy’n dwyn ynghyd weithwyr llawrydd, sefydliadau bach a sefydliadau mawr i drafod a siapio’r celfyddydau a diwylliant. Esblygodd o gymuned ymarfer, a bellach mae’n cynnal mwy na 25 o gymunedau ymarfer llai a leolir ar hyd a lled y DU – rhyw fath o ‘is-gymunedau’.

Mae What’s Next? wedi tyfu ac esblygu o fod yn llond llaw o bobl o amgylch bwrdd i fod yn brosiect sy’n cwmpasu cannoedd o unigolion a sefydliadau mewn is-gymunedau ledled y DU. Trwy gynnal cyfarfodydd mewn ffordd arbennig – hynny yw, bod yn agored, yn gadarnhaol, yn gydweithredol ac yn flaengar – gwelodd What’s Next? fod ethos arbennig wedi dod i’r amlwg. Ymhellach, mae is-gymunedau What’s Next? yn defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol i hyrwyddo digwyddiadau ‘yn y cnawd’ a chynnig cyfleoedd ychwanegol i rannu cyngor, sylwadau a threiddgarwch.

Gwaith rheoli parhaus

Prif nod y gwaith rheoli parhaus sy’n perthyn i’ch cymuned yw sicrhau y bydd yn parhau i fod yn berthnasol ac yn ddefnyddiol. Rhaid ichi sicrhau bod elfen ‘ddysgu’ allweddol y gymuned yn cael ei diogelu – rhywbeth a all fod yn gryn her wrth i gymunedau ymarfer dyfu’n organig.

Trwy gael gormod o ymyrraeth a chyfarwyddyd, y perygl yw y bydd eich negeseuon cyfathrebu’n tueddu i fod yn ‘un ffordd’ ac y bydd y grŵp yn teimlo nad oes ganddo ddigon o ymreolaeth a pherchnogaeth. Trwy gael rhy ychydig o gymorth, y perygl yw y gallai’r grŵp aros yn ei unfan, heb ddigon o ddiddordeb nac egni i’w gynnal.

Dylech anelu at gynorthwyo’r gymuned i ddatblygu. Meddyliwch am y modd y gallwch ychwanegu gwerth at y gymuned – er enghraifft, trwy awgrymu siaradwr ar gyfer digwyddiad; trwy ychwanegu dolenni at adnoddau, astudiaethau neu offer perthnasol; neu trwy ychwanegu gwybodaeth benodol am ddatblygiadau neu dueddiadau newydd. Os caiff y gymuned ei rheoli ar-lein, yna rhaid ichi osgoi negeseuon sbam a sicrhau na chaiff ‘ymarfer’ y gymuned ei lethu gan gynnwys, materion neu achosion amherthnasol.

Hefyd, bydd angen ichi sicrhau bod yr elfen ‘dysgu cymheiriaid i gymheiriaid’ yn cael ei diogelu. Rhan o’ch rôl fydd meithrin ymddiriedaeth er mwyn i’r aelodau deimlo y gallant rannu eu profiadau, eu sgiliau a’u gwybodaeth er budd pawb.

O dro i dro, yr unig beth y bydd aelodau cymunedau ymarfer yn dymuno’i wneud yw rhannu’r boen a chael gwybod nad nhw yw’r unig rai sy’n cael anhawster i ddilyn newidiadau cyflym y byd digidol. Mae hyn yn werthfawr iawn. Os bydd y gymuned yn ddigon hyderus i rannu ei gofidiau a’i methiannau, yn aml fe fydd hyn yn helpu i ddod o hyd i atebion creadigol a chydweithredol. Wrth ddelio â phethau o’r fath, y cwbl y bydd angen ichi ei wneud fydd gwrando ar yr aelodau neu eu cysylltu ag eraill sy’n wynebu heriau tebyg.

Yn yr un modd, efallai y bydd grŵp llai o fewn y gymuned yn dymuno archwilio rhyw bwnc penodol, neu’n dymuno cael cyngor yn ei gylch. Er enghraifft, efallai y bydd grŵp o fudiadau gwirfoddol bach yn dymuno archwilio ffyrdd o gymell eu tîm a dal gafael arno. Neu efallai y byddant yn dymuno darganfod pa agweddau ar dechnoleg, fel Google Analytics 4, y dylent fod yn ymwybodol ohonynt. Mewn achosion o’r fath, bydd modd ichi helpu i ddod â phobl ynghyd i rannu gwybodaeth ynglŷn â’r hyn a weithiodd yn dda ac, yn bwysicach fyth, yr hyn na weithiodd cystal.

Er bod cymunedau ymarfer yn organig eu natur yn aml, yn ddelfrydol bydd angen ichi ddatblygu ffordd o fesur a gwerthuso effeithiolrwydd eich cymuned. A pha bryd bynnag y bo modd, ceisiwch addasu eich cymuned ar sail canfyddiadau eich gwaith gwerthuso. Hefyd, ystyriwch a yw eich cymuned ymarfer yn cyflawni ei phwrpas neu ei nod gwreiddiol.

Gwaddol

Ystyriwch sut y gall eich cymuned ymarfer gofnodi’r pethau a ddysgwyd yn sgil ei haelodau. Nid oes yn rhaid i hyn fod yn gymhleth. Yn wir, gall awgrymiadau syml neu gyfuno cyngor hollbwysig mewn un ddogfen fod yn ffordd effeithiol iawn o rannu syniadau ac ymarfer.

Mae hybiau gwybodaeth fel AMAculturehive wastad yn awyddus i rannu astudiaethau achos, ac mae ganddynt ddiddordeb mewn rhannu’r pethau a ddysgwyd gan gymheiriaid. Nid oes yn rhaid ichi fod yn arbenigwr nac yn awdur profiadol, oherwydd gall yr hwb eich helpu i ddwyn popeth ynghyd yn y fformat gorau. Os oes gennych syniad ar gyfer rhyw adnodd, cysylltwch â golygydd AMAculturehive.

Ym marn Carol Jones, golygydd AMAculturehive, un peth gwych ynglŷn â chymunedau ymarfer yw’r ffaith y gallant helpu i rwystro’r aelodau rhag ailddyfeisio’r olwyn. Yn aml iawn, fe fydd un sefydliad wedi llwyddo i ddod o hyd i ateb gwych i her gyffredin, ond gan na chaiff yr ateb hwnnw ei rannu, bydd sefydliadau eraill yn mynd ati o’r newydd i chwilio am ateb. Ym marn Carol, rhaid i aelodau’r sector treftadaeth eu cefnogi ei gilydd, yn awr yn fwy nag erioed, er mwyn arbed amser ac arian a sicrhau pwyll pawb yn y sector.

 

4. Sut y gall cymuned ymarfer helpu fy sefydliad treftadaeth?

I sefydliadau treftadaeth, mae modd i gymuned ymarfer gefnogi swyddogaethau mewnol eich sefydliad, er enghraifft meithrin gwybodaeth a sgiliau eich gwirfoddolwyr. Neu efallai y bydd y gymuned yn delio â’r cyhoedd, er enghraifft yn helpu ymwelwyr a chynulleidfaoedd i ymgysylltu ag arlwy eich sefydliad treftadaeth.

Y peth hollbwysig o ran sicrhau llwyddiant unrhyw gymuned ymarfer yw gwneud yn siŵr bod dysgu wrth ei chalon a’i chraidd. I sefydliadau treftadaeth, fe allai hyn olygu rhannu profiadau, gwybodaeth a sgiliau’r staff, y gwirfoddolwyr, yr ymddiriedolwyr, y cefnogwyr, yr ymwelwyr a’r cynulleidfaoedd. Neu efallai mai pwynt gwerthu unigryw eich sefydliad treftadaeth yw’r elfen ddysgu sy’n dwyn rhyw gymuned ynghyd, megis hanes adeilad, parc neu dirwedd; adfer llong, trên neu felin; neu thema eich archif neu eich casgliad ar-lein.

Efallai mai nod eich cymuned ymarfer fydd dod â phobl â diddordeb cyffredin ynghyd i rannu eu gwybodaeth am eich sefydliad treftadaeth a phynciau perthynol. Neu efallai fod eich cymuned wedi’i sefydlu gyda chanlyniad penodol mewn golwg, megis prosiect cyfalaf neu ddatblygiad newydd. Bydd yn galluogi eich sefydliad treftadaeth i ddwyn ynghyd randdeiliaid hollbwysig sy’n rhannu pryder neu angerdd ynghylch rhywbeth a wnânt, a dysgu sut i’w wneud yn well wrth iddynt ryngweithio’n rheolaidd.

Mae’r sector treftadaeth yn doreithiog o ddysg. Tasg werth chweil fyddai ystyried creu cymuned ymarfer a all esgor ar newid cadarnhaol a manteision i’ch sefydliad treftadaeth.

 

Browse related resources by smart tags:

Collaboration Communities of practice Community Knowledge transfer Networking

Resource type: Articles

Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "Guide to creating a community of practice (2022) by Arts Marketing Association (AMA) supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0