Managing volunteers with digital tools
1. Cyflwyniad
Yn yr adnodd hwn, mae ein harbenigwr Stephen Dobson o Brifysgol Leeds, yn archwilio’r offer digidol a allai fod o fudd wrth reoli gwirfoddolwyr.
Mae gwirfoddolwyr yn eithriadol o bwysig i’r sector treftadaeth. Yn ôl astudiaeth a gynhaliwyd yn 2020 gan yr Heritage Volunteering Group, roedd 45% o sefydliadau treftadaeth yn dibynnu ar wirfoddolwyr ar gyfer mynd i’r afael â’u gwaith. Fodd bynnag, er gwaethaf y ffaith eu bod yn ddibynnol ar y gweithlu gwirfoddol hwn, dim ond 8% o’r sefydliadau a arolygwyd a oedd yn teimlo’n gymwys i ddatblygu modelau gwirfoddoli newydd.
Gall dulliau newydd o ymgysylltu â chynulleidfaoedd, ynghyd â defnydd cynyddol o dechnoleg, esgor ar sawl ffordd newydd o weithio. Fodd bynnag, mae hyn yn golygu y bydd angen ichi ddatblygu ffyrdd newydd o feithrin sgiliau gwirfoddolwyr a manteisio i’r eithaf ar y sgiliau hynny.
2. Rheoli gwirfoddolwyr
Gellir ystyried bod rheoli gwirfoddolwyr fel arfer yn cwmpasu pedwar maes allweddol, sef recriwtio, sgrinio, hyfforddi ac amserlennu.
Recriwtio
Wrth recriwtio gwirfoddolwyr, mae’n bwysig ichi sicrhau bod y rolau a’r cyfrifoldebau yn cael eu diffinio’n glir. Ystyriwch a oes modd ichi gynnig rolau cyffredinol ac arbenigol er mwyn denu criw mor eang â phosibl o ymgeiswyr. Trwy gynnig hyblygrwydd a’r posibilrwydd o gymryd rhan mewn tasgau neu hyfforddiant ar-lein, efallai y bydd modd cynyddu lefel y diddordeb mewn gwirfoddoli ymhlith rhai pobl. Efallai y bydd cyfle i uwchsgilio yn y maes cyfathrebu digidol (systemau e-bost neu feddalwedd rhith-gyfarfodydd fel Microsoft Teams neu Zoom) yn werthfawr o ran meithrin sgiliau gwirfoddolwyr.
Mae’r cyfryngau cymdeithasol yn offeryn recriwtio gwerthfawr a all ategu’r wybodaeth ar wefan eich sefydliad. Gall Facebook a Twitter ymestyn cyrhaeddiad eich sefydliad yn fawr, ynghyd â denu gwirfoddolwyr iau. Ceisiwch sicrhau y bydd eich negeseuon cyfathrebu yn canolbwyntio ar y modd y gall y gwirfoddolwyr eu hunain elwa ar wirfoddoli, yn hytrach na pham rydych chi eu hangen nhw.
Offer a argymhellir:
Sgrinio
Mae hi’n hanfodol ichi gadw cofnodion da o’r broses sgrinio a’r broses gynefino. Trwy gadw’r cofnodion digidol mewn man diogel, lle gall pawb sy’n gyfrifol am reoli gwirfoddolwyr gael gafael arnynt, bydd modd ichi olrhain y gwahanol gamau y gall fod angen eu cwblhau cyn i’r gwirfoddolwyr ymgymryd â’u rôl.
Gall taenlen neu gronfa ddata syml eich helpu i gofnodi a dderbyniwyd geirdaon, a gynhaliwyd archwiliadau DBS (pe bai angen) ac a gwblhawyd unrhyw hyfforddiant. Hefyd, byddai’n syniad da ichi lunio dogfen ‘Cytundeb Gwirfoddolwyr’ er mwyn nodi ar ddu a gwyn y berthynas rhwng y gwirfoddolwr a’r sefydliad. Gallwch droi at y Cyngor Cenedlaethol Mudiadau Gwirfoddol (NCVO) er mwyn gweld y mathau o bethau y maent hwy yn argymell y dylid eu cynnwys yn y cytundeb. Efallai y dymunwch gydnabod bod y gwirfoddolwyr wedi derbyn neu lofnodi’r cytundeb hwn cyn iddynt ddechrau mynd i’r afael â’u dyletswyddau.
Offer a argymhellir:
Hyfforddi
Yn ychwanegol at gynlluniau hyfforddi wyneb yn wyneb, byddai’n werthfawr ichi gynnig hyfforddiant ar-lein hefyd, naill ai’n fyw trwy ddefnyddio offer fideo-gynadledda fel Zoom neu Microsoft Teams, neu ar ffurf hyfforddiant a recordiwyd ymlaen llaw. Os defnyddiwch Microsoft Teams a Zoom, bydd modd ichi recordio gwedd y camera yn ogystal â’r deunyddiau cyflwyno. Yna, gallwch rannu hyn gyda’r gwirfoddolwyr a fethodd â mynychu’r sesiwn wreiddiol. Mae Microsoft Stream (sy’n rhan o becyn Office 365) wedi’i deilwra’n fwy penodol ar gyfer recordio’r sgrin ac mae’n cynnwys nodweddion golygu a thocio syml. Efallai y bydd hyn o fudd wrth greu asedau hyfforddi parhaol y gellir cael gafael arnynt pa bryd bynnag y bo angen.
Offer a argymhellir:
Amserlennu
Os ydych chi’n delio â chryn dipyn o wirfoddolwyr, buan iawn y bydd llunio a rheoli amserlenni trwy ddefnyddio rotâu a thaflenni amser yn arwain at broblemau. Mae yna nifer o adnoddau ar gael sy’n anelu at eich cynorthwyo gyda’r agwedd hon ar reoli gwirfoddolwyr. Bydd meddalwedd amserlennu yn eich galluogi i greu tasgau a chalendrau, rheoli ceisiadau am amser i ffwrdd, rheoli ceisiadau i newid sifftiau, a chynllunio rotâu er mwyn sicrhau y bydd modd gwneud defnydd effeithiol o wirfoddolwyr.
Offer a argymhellir:
3. Y camau nesaf
Mae yna doreth o becynnau rheoli digidol ar gael, a gall y rhain eich helpu i reoli eich gwirfoddolwyr. Dyma rai syniadau i’ch helpu i benderfynu pa offer fydd yn gweithio orau i’ch sefydliad chi.
1. Beth sy’n gweithio eisoes?
Y peth cyntaf y dylech ei wneud yw adolygu’r offer digidol a ddefnyddiwch eisoes ar gyfer rheoli a chyfathrebu â’ch staff. Treuliwch beth amser yn myfyrio ar yr hyn sy’n gweithio’n dda a’r hyn y gellir ei addasu ar gyfer eich gwirfoddolwyr, ynghyd ag unrhyw nodweddion a all fod ar goll.
2. Mynd i’r afael â’r bylchau
A chithau bellach wedi pennu’r meysydd rheoli y gallai offer digidol newydd eu cyfoethogi, yn awr gallwch archwilio’r meddalwedd sydd ar gael ichi. Peidiwch â rhuthro, darllenwch adolygiadau, ac os oes modd lawrlwythwch dreialon rhad ac am ddim ac arbrofwch gyda’r gwahanol opsiynau. Cadwch eich gwirfoddolwyr mewn cof wrth ichi adolygu’r offer hyn er mwyn sicrhau mai dyma’r offer mwyaf priodol i’ch sefydliad chi.
3. Anfon adborth
A chithau bellach wedi pennu’r meysydd rheoli y gallai offer digidol newydd eu cyfoethogi, yn awr gallwch archwilio’r meddalwedd sydd ar gael ichi. Peidiwch â rhuthro, darllenwch adolygiadau, ac os oes modd lawrlwythwch dreialon rhad ac am ddim ac arbrofwch gyda’r gwahanol opsiynau. Cadwch eich gwirfoddolwyr mewn cof wrth ichi adolygu’r offer hyn er mwyn sicrhau mai dyma’r offer mwyaf priodol i’ch sefydliad chi.
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "Managing volunteers with digital tools (2022) by Dr Stephen Dobson supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
