How to convince trustees of the need to invest in digital skills development
1. Rôl ymddiriedolwyr
Yn yr adnodd hwn, mae ein harbenigwr, Michael Turnpenny, Pennaeth Museums Development Yorkshire, yn archwilio pwysigrwydd eich ymddiriedolwyr mewn unrhyw raglen newid. Hefyd, ystyrir dulliau o argyhoeddi eich ymddiriedolwyr bod angen cyflwyno’r newid ar frys.
Mae ymddiriedolwyr yn hyrwyddwyr pwysig ar gyfer eich sefydliad ac maent yn cynrychioli cenhadaeth a gwerthoedd eich sefydliad yn allanol. O’r herwydd, mae hi’n hanfodol i’r ymddiriedolwyr fod yn gwbl gefnogol i gyfeiriad strategol eich sefydliad.
Rhaid i ymddiriedolwyr a thîm arwain eich sefydliad treftadaeth weithredu mewn modd sy’n cydymffurfio â’ch dogfen lywodraethu a’r gyfraith. Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod eich sefydliad yn cyflawni ei ddibenion. Mae pob ymddiriedolwr neu gyfarwyddwr yn gyfrifol ac yn atebol am hyn, ond gallant ddirprwyo penderfyniadau neu waith i bobl eraill.
Pan fydd ymddiriedolwyr neu gyfarwyddwyr yn dirprwyo, rhaid iddynt fod â gweithdrefnau adrodd clir a chadarn a rhaid gwneud yn siŵr bod trywydd atebolrwydd i’w gael er mwyn sicrhau y bydd y dirprwyo yn gweithio’n dda. Wrth ystyried sgiliau digidol a newid digidol yn fwy cyffredinol, mae’n gwneud synnwyr i ymddiriedolwyr a chyfarwyddwyr ganolbwyntio ar bolisïau, strategaethau a phenderfyniadau caffael allweddol, yn hytrach na gweithdrefnau gweithredol manwl.
Gall newid digidol fod yn faes technegol iawn, ac o’r herwydd bydd gan y staff a’r gwirfoddolwyr rôl bwysig o ran rhoi gwybodaeth a chyngor i ymddiriedolwyr a chyfarwyddwyr. Er enghraifft, bydd modd i’r staff a’r gwirfoddolwyr gynghori ymddiriedolwyr ynghylch y mathau o sgiliau digidol y dylid buddsoddi ynddynt ledled y sefydliad. Bydd hyn yn ei gwneud hi’n haws iddynt ganolbwyntio ar newid strategol a gwneud penderfyniadau cytbwys.
I gael rhagor o wybodaeth am rôl ymddiriedolwyr, darllenwch ganllawiau’r Comisiwn Elusennau (2018).
2. Newid effeithiol
Edrychwch ar adnodd Stephen Dobson ‘Perswadio eich rhanddeiliaid o werth newid digidol’ i archwilio sut i greu awydd am newid a siarad amdano. Er mwyn sicrhau y bydd ymddiriedolwyr a swyddogion gweithredol yn cefnogi’r rhaglen newid digidol o’r cychwyn cyntaf, mae yna rai camau cyffredin y gallwch eu cymryd.
Mae’r adnodd ‘Rheoli newid gan ddefnyddio model wyth cam’ yn disgrifio’r defnydd o wyth cam Dr John Kotter ar gyfer arwain newid effeithiol. Mae’r un camau yn briodol yn y fan hon fel dull defnyddiol i’w roi ar waith gydag ymddiriedolwyr a swyddogion gweithredol er mwyn sicrhau y byddant yn cefnogi newid digidol. Bydd y camau hyn hefyd yn cadarnhau sut y gall ymddiriedolwyr a swyddogion gweithredol ddefnyddio’u hamser yn y ffordd orau. Yn ystod proses newid digidol, gall y camau hyn ddigwydd ar yr un pryd, gallant gynnwys croestoriad o bobl, a gellir eu cynnal ochr yn ochr â gweithgarwch beunyddiol rheolaidd.
3. Dewis eich naratif
Rhywbeth sy’n gwbl allweddol i’r rhaglen newid wyth cam yw’r cam cyntaf un – sef yr angen i greu ymdeimlad o frys mewn perthynas ag un cyfle mawr. Os ydych chi’n gwybod pa sgiliau digidol y mae angen i’ch sefydliad ganolbwyntio arnynt, gallwch ddefnyddio dull syml i greu’r ymdeimlad hwnnw o frys.
Mae’r rhan fwyaf o bobl yn ymateb yn dda i straeon syml, pendant ac emosiynol. Er mwyn creu ymdeimlad o frys yn eich naratif, gallwch roi cynnig ar sawl lens gwahanol er mwyn gweld pa un sy’n llwyddo orau i argyhoeddi. Gallwch ddefnyddio’r dull hwn gydag ymddiriedolwyr a swyddogion gweithredol er mwyn sicrhau eu cefnogaeth ac er mwyn creu’r brys sy’n angenrheidiol i ffurfio eich ‘cynghrair arweiniol’.
Bydd y ffordd yr ewch ati i gyfleu ymdeimlad o frys ynghylch sgiliau digidol yn dibynnu ar ddau beth: a yw’r sefyllfa yn gadarnhaol ynteu’n negyddol, ac a yw’r sefyllfa yn ymwneud â’r presennol ynteu’r dyfodol. Yn y tabl isod, gwelir y safbwyntiau neu’r lensys gwahanol y gallwch eu defnyddio.
| Presennol | Dyfodol | |
| Negyddol | Argyfwng | Risg |
| Cadarnhaol | Cyfle | Gweledigaeth |
Ceisiwch adrodd yr un stori o safbwynt argyfwng yn y presennol neu gyfle yn y presennol. Yna, ceisiwch adrodd y stori o safbwynt risg yn y dyfodol neu’r weledigaeth sydd gennych ar gyfer y dyfodol.
Er enghraifft, efallai y gallech lunio stori’n ymwneud â’r angen i feithrin sgiliau ar gyfer defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol. Efallai fod yr angen hwn wedi deillio o argyfwng sydyn pan welwyd nad oedd neb yn gallu cymedroli edefyn Twitter yn effeithiol – sef rhywbeth a arweiniodd at sylw negyddol i’r sefydliad.
Neu efallai fod y mater hwn yn risg ar gyfer y dyfodol – sef risg y dymunwch dynnu sylw eich ymddiriedolwyr ati. Neu efallai fod yna gyfle i ffrydio un o ddigwyddiadau’r dyfodol yn fyw, ond efallai nad yw eich tîm yn meddu ar y sgiliau angenrheidiol i wneud hynny. Neu efallai fod ffrydio digwyddiadau yn fyw yn rhan o weledigaeth newydd y sefydliad er mwyn sicrhau bod pob rhaglen yn hygyrch i gynulleidfaoedd ar-lein.
Yn nesaf, rhowch brawf ar eich stori neu eich naratif gyda phobl eraill yn eich sefydliad treftadaeth er mwyn gweld pa safbwynt sy’n creu’r effaith orau. Defnyddiwch y fersiwn honno wrth siarad gyda’ch ymddiriedolwyr a’ch swyddogion gweithredol am yr angen brys i gyflwyno newid digidol.
Trwy fynegi eich anghenion yn y ffordd hon, bydd modd ichi roi gwedd fwy derbyniol ar yr angen dros newid a datblygu. Bydd eich stori yn tynnu sylw at y sgiliau y mae eich tîm eu hangen er mwyn cyflawni nodau a gweledigaeth y sefydliad, a bydd modd iddi helpu’r ymddiriedolwyr i ddeall yn well yr angen i flaenoriaethau a buddsoddi yn y dasg o feithrin sgiliau digidol proffesiynol. Bydd y naratif cyffredin hwn yn helpu i berswadio eraill ynglŷn â gwerth eich nodau.
Darganfyddwch fwy yn The Influential Fundraiser.
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "How to convince trustees of the need to invest in digital skills development (2022) by Michael Turnpenny supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
