1. Pam mae data ymwelwyr yn bwysig?

Data ymwelwyr yw calon y sefydliad, neu dylai fod.

Pam? Oherwydd hebddo, dydych chi ddim wir yn gwybod pwy yw eich ymwelwyr, o ble maen nhw’n dod a sut maen nhw’n rhyngweithio neu’n ymgysylltu â chi (neu beidio) ac o ganlyniad, sut byddwch chi’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf iddyn nhw a chadw eu diddordeb yn yr hyn rydych chi’n ei wneud? Mae data, a marchnata sy’n cael ei lywio gan ddata, yn syml, yn eich helpu i gyrraedd y bobl gywir ac ar yr adeg gywir a chreu perthynas barhaus gyda nhw. Does dim ots a ydych chi’n gwerthu ‘tocynnau’ nac yn meddu ar system CRM gyflawn; mae dal yn werth casglu data ymwelwyr.

Bydd gan bob tîm mewn sefydliad rywbeth i’w wneud â phobl, ac felly mannau cyffwrdd â data a systemau data. Nid yw’n gwneud synnwyr i hyn fodoli mewn gwagle. Mae pawb yn gweithio at yr un diben, boed hynny’n golygu denu rhodd, gwerthu tocyn, trefnu gweithdy, gwerthu myg, rydych chi i gyd yn ceisio cael pobl i ymglymu i’ch sefydliad a chefnogi eich gwaith.  Drwy ddull da o gasglu data y cewch chi’r wybodaeth o ansawdd sydd ei hangen arnoch chi i wneud penderfyniadau gwybodus. Heb gasglu data, byddwch chi fwy na thebyg yn diweddu’n ymbalfalu gyda dulliau llai dibynadwy a chadarn i wneud penderfyniadau.

Ni ddylid ystyried bod data’n her ond yn hytrach yn gyfle i chi symud o reddf i fewnwelediad. Mae llawer o ffyrdd syml o gasglu a storio data fel y gallwch chi ei ddefnyddio i farchnata’ch cynnig i’ch ymwelwyr yn ogystal â chael mewnwelediadau, cael atebion i broblemau a gallu defnyddio’r rhain i gael effaith ar eich strategaeth a’ch amcanion busnes.

 

2. Pa ddata?

Dechreuwch drwy feddwl am ba ddata sydd ar gael i chi, o ble a beth i’w gasglu a pheidio â’i gasglu. Yn y bôn, mae dau fath o ‘ddata’ marchnata: gwybodaeth gyswllt a metrigau perfformiad. Mae marchnata wedi’i lywio gan ddata ar sail gwybodaeth gyswllt yn golygu olrhain unigolion er mwyn eu cael i wneud rhywbeth / ymgysylltu felly mae’n bwysig ei gasglu a’i storio yn rhywle lle gallwch chi ei ddefnyddio. Ochr yn ochr â hynny, mae marchnata wedi’i lywio gan ddata ar sail metrigau perfformiad yn golygu y gallwch chi ddadansoddi buddsoddiadau i mewn ac elw ar fentrau marchnata rydych chi wedi’u cynnal a fydd yn helpu i lywio gwell canlyniadau.

Mae’n debygol y bydd y math o ddata sydd ar gael yn cynnwys:

• Data personol – sef unrhyw beth sy’n benodol i chi fel person. Mae’n cynnwys eich demograffeg, eich lleoliad, eich cyfeiriad e-bost a ffactorau eraill i’ch adnabod
• Data trafodion – unrhyw beth sy’n gofyn am gamau gweithredu er mwyn ei gasglu, felly prynu, rhoi, archebu ar gyfer digwyddiad (gallai hyn fod yn weithdy neu’n ddosbarth ,neu unrhyw beth mae gofyn talu amdano)
• Data’r we – unrhyw fath o ddata y gallech chi ei dynnu o’r rhyngrwyd (eich gwefan chi neu o rywle arall)
• Data arolwg – data rydych chi wedi’i gasglu o arolygon

Ar yr un pryd, mae’n bwysig diffinio hyn ar draws eich sefydliad:

• pa ddata sy’n bwysig i chi, ac a oes angen i chi ei gasglu
• pam rydych am gael y data neu pam mae ei angen, ac at ba ddiben y byddwch chi’n ei ddefnyddio
• pa lefel o ddata rydych chi am ei chael? Efallai nad oes angen i chi wybod pa faint sgidiau sydd gan rywun neu enw eu ci, ond mae angen eu henw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, oedran
• oes gennych chi’r caniatâd angenrheidiol (a chyfreithiol) gan gwsmeriaid i ddefnyddio’r data? Os nad yw hyn gennych, ni allwch chi ei ddefnyddio.

Bydd adegau pan nad yw’n angenrheidiol ac yn ymarferol casglu neu gadw data, ac mae’n bwysig cydnabod yr adegau hyn. Er enghraifft, os yw rhywun heb ymgysylltu â chi ers amser hir (ac yn yr achos hwnnw, mae angen i chi ddiffinio pa mor hir yw hynny), neu pan fo ciw anferth wrth eich desg docynnau/derbynfa.

 

3. O ble?

Unwaith mae penderfyniad wedi’i wneud am ba ddata i’w gasglu, y cwestiwn fydd o ble mae’r data hynny’n dod?

Fwy na thebyg, bydd data ar gael o BOB rhan o’ch gweithrediad, o’r gwerthiannau ar y safle, aelodaethau, gweithgarwch codi arian, addysg, y cyfryngau, pyrth/gwefannau i ffonau symudol/apiau a rhwydweithiau cyfryngau cymdeithasol a fydd, at ei gilydd, yn caniatáu i chi gysylltu â phob math o gynulleidfaoedd/ymwelwyr a chyfathrebu’n effeithiol gyda nhw.

 

Ar gyfer trafodion – dros y cownter, ar y ffôn, ar-lein – gallai olygu clicio ar hysbyseb, prynu rhywbeth neu ymweld â thudalen we benodol. Mae modd olrhain ymddygiad cwsmeriaid ar wefannau er mwyn olrhain cwsmeriaid posibl a chynhyrchu agoriadau ac yn y blaen, ac mae modd casglu data Wi Fi mewn lleoliad mewn ffordd ddilys pan fo angen manylion mewngofnodi i gael mynediad i’r gwasanaeth Wi Fi am ddim.

Mae modd casglu data drwy ymatebion i arolygon, hefyd. Er bod yn rhaid rhoi’r opsiwn i ymwelwyr beidio â rhoi eu data fel amod o gwblhau arolwg, a dim ond os ydych chi wedi gofyn ac wedi cael y caniatâd hwnnw y gallwch chi ddefnyddio’r data, gyda’r cafeatau hynny yn eu lle, gellir ei ddefnyddio fel ffynhonnell wybodaeth ddefnyddiol. Mae’n ymwneud â chreu’r cysylltiadau cywir ar yr adeg gywir a thrwy’r sianeli cywir a chasglu data sy’n berthnasol ac yn briodol.

Wrth gwrs, gyda llawer o’r swyddogaethau a’r ystyriaethau rwy’ wedi sôn amdanyn nhw, mae’n bosibl y bydd angen i chi feddwl amdanyn nhw, neu o bosibl ddim.  Gallai un neu ddwy yn unig o’r elfennau hyn fod yn berthnasol, ac mae’n bosibl mai dim ond un person fydd yn ymdrin â nhw, yn hytrach na llawer o adrannau.  Mae hynny’n iawn, oherwydd bod yr egwyddorion a amlinellwyd yn berthnasol ni waeth beth yw maint neu’r adnoddau mewn sefydliad, neu p’un a ydych chi’n gwerthu ‘tocynnau’ neu beidio. Mae’n ymwneud ag addasu’r hyn rydych chi’n ei wneud i gyd-fynd â hyn.

 

4. Pa systemau sydd eu hangen i’w storio?

Does dim angen system CRM ddrud arnoch chi i storio’r data; bydd taenlen Excel neu gronfa ddata syml (fel Microsoft Access neu rywbeth tebyg), sydd wedi’i threfnu’n dda, yn gwneud y tro. Yr hyn sy’n bwysig yw sicrhau bod y data’n cael ei gadw mewn un lle a’ch bod yn gweithredu ‘un gronfa ddata o wirionedd’, sef y storfa ganolog mae pawb yn ei defnyddio a’ch bod yn ei chynnal drwy gadw’r data’n gyfoes ac yn berthnasol. Mae hynny’n golygu peidio â dyblygu data mewn systemau neu leoedd eraill.

Mae sawl system CRM gost-effeithiol a fydd yn rhoi rhagor o weithrededd i chi ac yn caniatáu i chi adrodd ar y data a’r ymgyrchoedd, a’u dadansoddi’n well, fel eich bod yn gallu gweld beth sy’n gweithio a beth nad yw’n gweithio, felly peidiwch â diystyru rhywbeth mwy nag ‘Excel’.

Gosod pa bynnag ‘system’ a ddefnyddir, yn gywir ac yn gydlynol, boed hynny’n daenlen neu’n system CRM gyflawn, er mwyn categoreiddio gwahanol fathau o ryngweithio, a wnaiff y gwahaniaeth rhwng darlun cywir ac anghywir o weithgarwch ymwelwyr.

Mae casglu gwybodaeth am ein hymwelwyr/cynulleidfaoedd yn yr holl leoedd rydych chi’n rhyngweithio â nhw ac yna tynnu’r data hynny ynghyd mewn un storfa yn golygu y bydd golwg 360° o bob cysylltiad a sut maen nhw wedi ymgysylltu â chi mewn un lle. Mae hyn yn golygu bod modd targedu ymgyrchoedd a chysylltiad yn ôl unigolyn, yn ôl daearyddiaeth, yn ôl pa weithgaredd yr ymgysylltwyd ag ef a llawer mwy.

 

5. Sut i warchod y data a’i gadw’n lân

Unwaith mae’r cyfleoedd i gasglu data wedi’u sefydlu, mae’n bwysig sicrhau bod y gallu yn bodoli i’w ddefnyddio. Dylai GDPR, a ddaeth i rym ym mis Mai 2018, olygu bod y data a gaiff ei gadw a’r caniatâd data yn eu lle. Mae 8 peth pwysig i’w rhoi yn eu lle i sicrhau bod modd defnyddio’r data:

• Dangos cydsyniad yn glir
• Dangos manylder – dyna’r defnyddiau bwriadedig penodol o’r data a gedwir
• Clymu cydsyniad – ni ellir ei wneud yn amod gwasanaeth
• Datganiad hysbysu clir
• Hawl i dynnu cydsyniad yn ôl neu ei dynnu’n ôl yn hawdd ar unrhyw adeg
• Perfformiad y contract – os ydych chi’n darparu modd archebu ar-lein, ni ellir defnyddio e-bost i farchnata i’r prynwr.
• Prosesu awtomataidd – yr hawl i beidio â bod yn destun prosesu awtomataidd (yn y rhan fwyaf o achosion, mae’r elfen yma’n annebygol o fod yn berthnasol i’r celfyddydau/treftadaeth) sy’n golygu’r hawl i ymyrraeth ddynol i adolygu penderfyniadau.
• Hawl i fynd yn angof – dileu pob cofnod o’r cwsmer yn gyfan gwbl. Gallai hyn olygu dileu enw, cyfeiriad a manylion cyswllt e-bost y cwsmer tra’n cadw’r cofnod archwilio a’r hanes gwerthu.

Mae ymrwymo i gadw’r data a gedwir yn drefnus yn arfer da syml. Mae adolygu a diweddaru gwybodaeth ymwelwyr/cyswllt yn arfer ‘cadw trefn’ angenrheidiol, a bydd yn werth chweil. Mae’r un peth yn wir am sicrhau bod pawb yn deall pwysigrwydd a’r rhesymau dros y polisi casglu data sydd gennych – ymdrech y tîm cyfan yw hyn! Yr allweddeiriau yw cysondeb ac unffurfiaeth casglu a sicrhau nad oes ‘sothach’ yn cyrraedd eich cronfa ddata a fydd yn golygu mai ‘sothach’ a gynhyrchir yn y pen draw. Mae’n swnio’n ddramatig, ond gall diffyg taclusrwydd data arwain at boenydio ymwelwyr/cynulleidfaoedd/cwsmeriaid a phardduo’ch enw da.

 

6. Beth i’w wneud gyda’r data a gesglir

Mewn gwirionedd, mae angen i ni dreulio llawer mwy o amser yn deall ein hymwelwyr/cynulleidfaoedd. Gwneir hyn drwy ddechrau gan ymchwilio i’r data a gasglwyd, casglu rhagor, a chwestiynu ein holl ymwelwyr, a dim ond drwy wneud hyn y bydd modd gwneud penderfyniadau strategol.

Gan gofio hyn, sut ydych chi’n troi data’n gynulleidfaoedd? Mae’n hanfodol gwybod beth yw’r nod yn y pen draw a gofyn y cwestiynau canlynol i chi’ch hun:

• Beth rydych chi am ei wneud gyda’r data neu’r wybodaeth a gasglwyd.
• Sut bydd yn llywio’ch gwaith marchnata?
• Ydych chi wedi gosod targedau a dangosyddion perfformiad craidd yn gysylltiedig â chynyddu ymweliadau, tyfu niferoedd ymwelwyr newydd, annog gwario ar bethau ychwanegol, tyfu teyrngarwch drwy aelodau, ac ati?

Os ydych chi wedi casglu rhywfaint o ddata cyswllt a/neu ddata trafodion, yna bydd yn eich galluogi i nodi a thargedu’r bobl gywir ar gyfer y cynnyrch neu’r gweithgareddau cywir, neu sicrhau rhodd i chi. Yn syml, mae modd segmentu data, o’i storio a’i gasglu’n gywir, a’i echdynnu (o system TG) a’i ddefnyddio i dargedu cynulleidfaoedd – ar gyfer pob math o ddulliau cyfathrebu marchnata. Er bod llawer o sefydliadau treftadaeth yn cynnig mynediad am ddim, mae Covid a’r angenrheidrwydd i reoli capasiti wedi gweld cynnydd yn y dull ‘tocynnau am ddim’, ac mae hyn yn darparu’r cyfle perffaith i sefydliadau gasglu gwybodaeth am eu hymwelwyr.

Mae cadw’r data cyswllt a’r data trafodion hyn ‘mewn un gronfa dda o wirionedd’ yn dileu’r ddibyniaeth ar reddf neu anecdot neu ar dechnegau marchnata helaeth fel dosbarthu print, a gwefan i bawb. Mae’n caniatáu i chi segmentu a thagio’r data rydych chi wedi’i gasglu er mwyn targedu mewn modd gwybodus a manwl. Mae’n golygu y gallwch chi argymell rhywbeth yn syth ar ôl yr ymweliad cyntaf hynny er mwyn plannu hadau diddordeb ac ymlaen i annog rhagor o ymweliadau, prynu rhagor ac ymlaen eto i gynnig rhoddion ac ymuno â chynlluniau aelodaeth.

Bydd hefyd o help i chi o bosibl wrth nodi ‘cynulleidfaoedd’ nad ydych wedi tynnu eu sylw eto, ac mae’n ymwneud ag adeiladu’ch darlun o’ch ‘cynulleidfaoedd’, nid fel corff unffurf ond fel grwpiau neilltuedig o bobl sy’n hoffi gwneud pethau arbennig, cysylltu mewn ffyrdd arbennig, a phrynu pethau sydd o ddiddordeb iddyn nhw.

O’r man yna, gallwch chi nodi eich strategaeth o ran eich bwriadau i drywydd pob person neu grwpiau o bobl yng ngham nesaf eu ‘hysgol deyrngarwch’ gyda’ch sefydliad. I grynhoi, dylai’r gronfa ddata gyswllt lywio’r marchnata, sy’n helpu i adeiladu perthnasau gyda chynulleidfaoedd, sy’n llywio mwy o werthiannau/trafodion/rhyngweithrediadau, sy’n galluogi gwir ddatblygiad cynulleidfaoedd gan arwain at fwy o bobl, pobl newydd, mynychu mwy o bethau, mwynhau pethau newydd ac yn amlach. Pob lwc!

 

Browse related resources by smart tags:

CRM CRM system Customer data Customer relationship management Data collection

Resource type: How to guide / Toolkit

Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "What is visitor data and how do I collect it when I don’t have a ticketing or ‘Customer Relationship Management’ (CRM) system? (2022) by Helen Dunnett supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0