How to find digital volunteers to help you carry out your digital activities
1. Rhagarweiniad
Bwriad ‘Search for the Stars’ yw trosglwyddo holl ddata casgliadau’r Amgueddfa Fwyd draw o gardiau cofnodion papur i system rheoli casgliadau ar-lein, gan greu catalog am ddim i’r cyhoedd o gasgliad yr amgueddfa o oddeutu 40,000 o wrthrychau, y gellir ei gyrchu drwy’n gwefan.
Dechreuon ni’r prosiect hwn yn 2018, diolch i gyllid gan Gronfa Gasgliadau Esmée Fairbairn ac Ymddiriedolaeth Headley. Rydyn ni’n dewis defnyddio system rheoli casgliadau yn y cwmwl o’r enw eHive, gan ei bod yn rhoi’r gallu i ni weithio gyda gwirfoddolwyr o bell. Mae hyn wedi golygu bod llawer o bobl wahanol yn gallu cyfrannu at ein gwaith casgliadau. Hyd yn hyn, rydyn ni wedi gweithio gyda dros 550 o wirfoddolwyr o fwy na 25 o wledydd gwahanol, gan gynnwys pobl sydd wedi’u lleoli ar draws y DU. Mae dros 75% o’n gwirfoddolwyr rhwng 20 a 34 oed, sy’n wahanol iawn i ddemograffeg arferol ein gwirfoddolwyr, sy’n tueddu i fod yn fwy o oedran ymddeol. Hyd yn hyn, mae 38,000 o gofnodion wedi’u trosglwyddo, ac mae’n debyg y byddwn ni’n cwblhau’r gwaith yma eleni, diolch i gyfraniadau’n holl wirfoddolwyr.
Mae hefyd wedi rhoi cyfle gwych i ni weithio gyda phobl o bob cwr o’r byd a chael llawer o leisiau newydd yn ein gwaith casgliadau
2. Paratoi
2.1 Ysgrifennu proffil rôl clir iawn
Mae hyn yn debyg i swydd-ddisgrifiad, ond i wirfoddolwyr, ac mae’n nodi’n glir nad yw’n gyfreithiol rwymol nac yn gontract cyflogaeth. Sicrhewch eich bod yn ei gwneud yn glir bod y rôl yma’n un o bell, a beth yw ei gofynion – er enghraifft, mynediad at liniadur/cyfrifiadur a’r rhyngrwyd. Mae’r un a greais i’n esbonio’r prosiect, mae’n rhoi syniad i’r ddarpar wirfoddolwr o’r sgiliau byddan nhw’n eu dysgu a’u datblygu, yn ogystal â pha fath o brofiad mae’r rôl yn gofyn amdano. Meddyliwch am y sgiliau rydych chi am i bobl feddu arnyn nhw’n barod, a sut byddai’r rôl o fudd iddyn nhw.
2.2 Ystyriwch bwy a fyddai â diddordeb yn y rôl
Meddyliwch am yr hyn mae’r rôl yn ei gynnig i bobl, a phwy y gallai apelio atyn nhw. Er enghraifft, gyda’n rôl ni, mae ei natur ar-lein yn golygu y gellid y ei gwneud ar unrhyw adeg o’r dydd, sy’n golygu ei bod yn bosibl i bobl ei gwneud o gwmpas eu hymrwymiadau megis eu gwaith, astudio a gofal plant. I bwy mae’r rôl yn addas fydd yn pennu’r lle gorau ar gyfer recriwtio.
2.3 Cofrestru a monitro
Er y gall gymryd ychydig o amser i gael llawer o gyfranogwyr posibl, efallai y cewch chi fewnlifiad o wirfoddolwyr yn y pen draw, felly mae’n dda rhoi prosesau ar waith i ddelio â hyn. Mae gen i gronfa ddata ar daenlen rwy’n ei diweddaru pan fydd gwirfoddolwyr newydd yn cysylltu â mi, sy’n monitro lle maen nhw yn y broses recriwtio, gan gofnodi dyddiadau fel ‘cyswllt cyntaf’, ‘dyddiad cyfweld’ a ‘dogfennau cofrestru wedi eu derbyn’.
O ran cofrestru manylion gwirfoddolwr, gwnewch bethau mor syml â phosibl. Yn fy marn i, teclynnau ar-lein yw’r rhai hawsaf a mwyaf effeithlon o ran amser i’w defnyddio. Rwy’n defnyddio SurveyMonkey, ond mae Google Forms yn ddewis arall di-gost da iawn. Mae’r ddau yma yn caniatáu i chi lawrlwytho adroddiad fel y gallwch gadw golwg ar ddata gwirfoddolwyr, a pheidio â gwastraffu amser yn copïo a gludo gwybodaeth draw.
Gan ddibynnu ar eich prosiect, mae rhai dogfennau caniatâd y byddwch chi am ofyn i wirfoddolwyr eu llenwi pan fyddan nhw’n cofrestru, fel diogelu data a storio data’n ddiogel. Rwy’n anfon y rhain fel ffurflenni ar wahân, ond er hwylustod, gellid cynnwys y rhain yn yr arolwg ar-lein.
3. Ble i chwilio
Dyma restr o’r lleoedd rwy’ wedi’u defnyddio i recriwtio gwirfoddolwyr, lle rwy’ wedi cael llwyddiant:
Desg Swyddi Astudiaethau Amgueddfaol Prifysgol Caerlŷr
Desg Swyddi Astudiaethau Amgueddfaol Prifysgol Caerlŷr ― roedd rhaid mai hyn oedd y cyntaf ar fy rhestr, oherwydd mai dyma’r llwyfan gorau rwy’ wedi dod o hyd iddo hyd yn hyn. Rwy’ nid yn unig wedi recriwtio’r rhan fwyaf o’n gwirfoddolwyr o bell drwy hyn, ond hefyd dyma le rydyn ni wedi gallu cael cyrraedd rhyngwladol, yn ogystal â chenedlaethol. Mae’n hawdd iawn ac yn ddi-gost i ychwanegu rôl ato, a chaiff ei ddiweddaru bob dydd Iau (gwnewch yn siŵr eich bod yn anfon y rôl i mewn cyn 12 hanner dydd ar y dydd Iau blaenorol). Rwy’ hefyd wedi canfod bod llawer o wirfoddolwyr drwy’r fforwm yma’n fyfyrwyr cyfredol neu’n gyn-fyfyrwyr mewn Astudiaethau Amgueddfaol, neu debyg, ac mae sgiliau sylfaenol ganddyn nhw eisoes ym maes rheoli casgliadau, sy’n golygu bod hyfforddiant ychydig yn gyflymach.
Y cyfryngau cymdeithasol
Gan ddibynnu ar y llwyfan a ddefnyddir, mae’r cyfryngau cymdeithasol wedi’n helpu i gyrraedd pobl yn genedlaethol, yn ogystal ag yn lleol. Yn ein profiad ni, Facebook a Twitter yw’r gorau, ond rydyn ni bob amser yn rhoi postiadau recriwtio ar Instagram hefyd, gan fod cynulleidfa braidd yn ifancach ganddo. Dydyn ni ddim wedi rhoi cynnig ar TikTok eto, ond rwy’ am roi cynnig ar hyn nesaf.
Safleoedd recriwtio gwirfoddolwr
Mae Do-it a Reach Volunteering yn safleoedd recriwtio ar hyd y wlad sydd yn benodol ar gyfer gwirfoddoli, ac maen nhw’n rhad ac am ddim i’w defnyddio. Mae Volunteer Suffolk yn benodol i’n sir ni, ond byddai sefydliadau tebyg ar gyfer rhanbarthau eraill. Rydyn ni’n defnyddio Volunteer Suffolk i hysbysebu am ein holl rolau gwirfoddol, felly rwy’ wedi gorfod sicrhau ei bod hi’n glir iawn bod y rôl yma’n chwilio am bobl sydd am weithio gartref yn benodol.
Prifysgolion a Cholegau
Os, fel ni, hoffech chi recriwtio demograffeg iau, yna mae hyn yn ddewis da, yn fy mhrofiad i. Rwy’ wedi cysylltu â phrifysgolion a cholegau lleol, ac maen nhw wedi postio am y rôl i’w myfyrwyr a’u cyn-fyfyrwyr. Mae hyn wedi cyrraedd gwirfoddolwyr sydd fel arfer â diddordeb mewn cael profiad yn y sector ar gyfer eu CV, y mae rhai ohonyn nhw eisoes â phrofiad perthnasol.
Ap Next Door
Next Door App ― mae hyn yn debyg i hysbysfwrdd pentref, ond mae’r cyfan ar-lein, a gall unrhyw un o’ch ardal roi postiadau i fyny. Defnyddiais hyn i recriwtio pobl leol a oedd am weithio o bell. Yn fy mhrofiad i, roedd y cyfle yma’n apelio at bobl a oedd yn awyddus i wirfoddoli yn yr amgueddfa am flynyddoedd, ond nad oedd modd iddyn nhw wneud hynny oherwydd eu bod yn gweithio’n llawn amser. Gellir ei ddefnyddio’n rhad ac am ddim, hefyd.
Meet Up
Meet Up ― Mae’r wefan yma’n helpu grwpiau ar-lein i drefnu cyfarfodydd ar-lein neu wyneb yn wyneb. Gwnaethon ni ddefnyddio hyn i gynnal sesiynau rhagarweiniol gyda grwpiau o bobl, a chanfod bod rhai yn cofrestru i ddod yn wirfoddolwyr ar ôl gwneud hyn. Mae mwy o ffocws ar yr ochr gymdeithasol, ond mae’n ffordd dda i mewn i’ch prosiect ar gyfer pobl sy’n newydd iddo ― ond byddwch yn ymwybodol bod ffi tanysgrifio i’w ddefnyddio.
Gwirfoddolwyr sydd eisoes yn bodoli
Peidiwch ag anghofio’r gwirfoddolwyr sydd gennych eisoes yn eich sefydliad; gellir rhoi hyfforddiant sgiliau digidol iddyn nhw. Oherwydd i ni roi terfyn ar wirfoddoli wyneb yn wyneb, ar gyfer y prosiect yma, roedd llawer o’m gwirfoddolwyr ar y safle’n hapus i symud draw i’r byd digidol, ac maen nhw wedi dod ymlaen yn wych. Ni fydd yn addas i bawb, wrth gwrs, ond peidiwch â’u diystyru.
4. Cyfweliadau a chamau sefydlu
Roeddwn i am sicrhau nad oedd gen i gyfathrebiadau e-bost yn mynd yn ôl ac ymlaen gyda gwirfoddolwyr, gan fy mod i’n teimlo na allwn adeiladu perthynas heb siarad â nhw, mewn gwirionedd. Felly bydd pob gwirfoddolwr newydd yn cael galwad ffôn (neu alwad fideo) er mwyn i ni allu siarad â nhw am y prosiect yn fanylach, a dod i wybod am eu cymhellion dros wirfoddoli a’u sgiliau. Gallaf wedyn benderfynu faint o arweiniad y byddai ei angen arnynt o ran yr hyfforddiant, gan ei bod hi’n anoddach cefnogi rhywun sy’n gweithio o bell.
Er na alla i roi’r un camau sefydlu i’m gwirfoddolwyr ar-lein â’r hyn y byddai’r rhai sy’n dod i’r safle yn ei gael, rwy’n sicrhau fy mod yn dal i anfon ein llawlyfr i wirfoddolwyr, amryw bolisi a siart o’r staff atynt, fel eu bod nhw’n gwybod pwy yw tîm yr amgueddfa. Rwy’ hefyd yn esbonio sut mae’r broses gofrestru a hyfforddi’n gweithio, ac yn dweud wrthyn nhw am y newyddlenni misol y byddaf yn eu hanfon atyn nhw i sicrhau eu bod yn teimlo eu bod wedi’u cynnwys ac yn rhan o’r tîm.
5. Rheoli
Wrth anfon gwaith at wirfoddolwyr, rydym yn sganio neu’n tynnu llun o gardiau cofnodion ac yn dyrannu swm penodol i bob gwirfoddolwr gan ddefnyddio Dropbox –– mae hwn yn declyn gwych oherwydd gallwch chi ddewis rhoi caniatâd i bobl benodol yn unig, ac mae mynediad yn hynod hawdd i’w roi drwy ddolen. Mae hefyd yn golygu nad oes rhaid i bobl lawrlwytho’r ffotograffau i’w cyfrifiaduron eu hunain, felly mae’n helpu gyda thrafferthion storio.
Pan fydd gwirfoddolwyr yn cysylltu â mi i ofyn am lwyth arall o gofnodion, mae’n rhoi cyfle da i mi eu holi am sut maen nhw’n dod ymlaen gyda’r prosiect.
I gadw llygad ar y cynnydd, rwy’n gofyn i’m gwirfoddolwyr ddweud wrthyf faint o oriau maen nhw wedi’u treulio’n gwirfoddoli, a nifer y cofnodion maen nhw wedi gweithio arnyn nhw ar ddiwedd pob mis mewn newyddlen fisol. Cafodd hyn ei wneud yn wreiddiol gyda dogfennau Word a oedd yn cymryd llawer o amser a gafodd eu hanfon draw mewn e-byst, ond newidiais hyn yn fuan i ddogfen Google Sheets ar-lein fel y gallai gwirfoddolwyr nodi’r wybodaeth eu hunain. Roedd hyn yn fy helpu yn ystod cyfnodau arbennig o brysur, ond nid yw heb fai, gan fod gwirfoddolwyr yn gallu dileu data pobl eraill yn hawdd (wrth lwc, nid yw hyn wedi digwydd, ond mae’n dda cadw llygad ar y daenlen a chadw copi wrth gefn).
Rwy’n ysgrifennu e-newyddlenni misol i bob un o’m gwirfoddolwyr i roi diweddariad iddyn nhw am y prosiect, gofyn iddyn nhw am eu hystadegau am y mis a hefyd rhoi diweddariadau mwyaf cyffredinol iddyn nhw am yr amgueddfa. Mae angen i chi ystyried pa mor wahanol mae’r profiad ar gyfer gwirfoddolwr nad yw’n gweithio yn yr amgueddfa, a cheisio dod o hyd i ffyrdd i’w hintegreiddio yn y tîm. Yn y gorffennol, rydyn ni wedi gwneud pethau fel creu fideos o’r amgueddfa gydag aelodau o’r staff yn diolch iddyn nhw am eu gwaith, rhedeg gweithdai ar-lein yn gofyn am adborth am ein casgliad, a chyflwyno’n briffiadau ar-lein yn hytrach nag wyneb yn wyneb.
Mae rhai enghreifftiau da o amgueddfeydd eraill yn cynnwys cynnal ‘seibiannau te’ ar-lein rheolaidd i gael grwpiau o wirfoddolwyr at ei gilydd neu gael rhywbeth fel grŵp Facebook lle gall gwirfoddolwyr rannu’r hyn maen nhw’n gweithio arno a rhyngweithio â’i gilydd.
6. Tystebau gwirfoddolwyr
Rwy’ wedi bod yn casglu tystebau gan wirfoddolwyr drwy gydol y prosiect, a byddwn yn argymell yn gryf eich bod yn gwneud yr un peth. Nid yn unig y mae’n ddefnyddiol ar gyfer dangos effaith y prosiect i randdeiliaid, ond mae hefyd yn ffordd wych o gael gwybod beth yw barn gwirfoddolwyr am y prosiect. Rwy’ wedi defnyddio’r rhain ar gyfer llawer o bethau, gan gynnwys i helpu gyda recriwtio a rhannu’r prosiect gyda sefydliadau eraill.
Erin
Mae Erin yn un o’n gwirfoddolwyr rhyngwladol mwyaf hirsefydlog, ac mae wedi gweithio ar y prosiect ers pedair blynedd.
“Rwy’n weithiwr proffesiynol amgueddfaol Americanaidd gyda dros 15 mlynedd o brofiad ym maes amgueddfeydd, gan ganolbwyntio ar yr ochrau curadurol a chasgliadau fel ei gilydd. Roedd gen i ychydig o amser hamdden i chwilio am brosiect amgueddfa ychwanegol i wirfoddoli’n rhan-amser tra’n astudio ar gyfer fy ail Radd Meistr mewn Hanes Celf yn yr Academi Gelf yn San Francisco, Califfornia. Roeddwn yn chwilio am brosiect mynediad o bell y gallwn weithio arno’n benodol yn catalogio casgliadau amgueddfeydd.
Mae wedi bod yn anhygoel gweithio gyda’r casgliadau a’r tîm, er fy mod wedi fy lleoli yn Ardal San Francisco/Bay. Rydw i wedi bod gyda’r amgueddfa ers 2018, yn gweithio ar brosiect ‘Search for the Stars’, ac rwy’ mor gyffrous o weld popeth y mae’r prosiect wedi’i gyflawni ar gyfer y gymuned! Mae cael mynediad at gatalogio gwahanol fathau o arteffactau ar y gronfa ddata eHive wedi bod yn brofiad mor wych.”
Sonia
Mae Sonia’n un o’n gwirfoddolwyr lleol a ddaeth o hyd i’r prosiect ar Facebook, ac ers hynny, mae wedi treulio llawer o oriau’n gwirfoddoli ar y prosiect.
“Pan gefais fy hun ar ffyrlo’n annisgwyl am gyfnod amhenodol, ynghyd â hanner y genedl, fe wnes i droi at y cyfryngau cymdeithasol a syllu ar Facebook am lawer gormod o oriau. Ond er syndod, rhoddodd hynny gyfle i mi newid fy sefyllfa’n llwyr, ar ffurf cais am wirfoddolwyr gan ‘Search for the Stars’”.
Doedd gen i ddim syniad o’r hyn i’w ddisgwyl, ond mae wedi bod yn wych! Roedd yr hyfforddiant yn glir. Golygai staff cyfeillgar ac agos-atoch yr Amgueddfa y gallwn ofyn am help pan fo angen. Gwnaeth yr adborth ar waith gorffenedig fy helpu i ddatblygu, ac mae’r diweddariadau ac uwchraddio rheolaidd wedi sicrhau nad yw’r dasg wedi mynd yn ddiflas. Dyma’r tro cyntaf i mi wneud unrhyw fath o waith recordio, felly mae’n hynod ddiddorol ‘gweld tu ôl i’r llen’, fel petai.”
Alicia
Mae Alicia’n wirfoddolwr rhyngwladol sydd wedi’i lleoli yn Barcelona, a ymunodd â’r prosiect yn fwy diweddar.
“Des i ar draws rhaglen gwirfoddoli o bell ‘Search for the Stars’ pan oeddwn i’n chwilio am gyfleoedd i ddod i adnabod a chydweithio ag amgueddfeydd o’r DU. Roedd y rhaglen hon wedi ticio’r holl flychau, ac roedd hefyd yn golygu gweithio gyda chasgliadau, rhywbeth nad oeddwn erioed wedi’i wneud o’r blaen, ac yr oeddwn yn gyffrous amdano.
Mae’n syndod, yr holl straeon bach mae’r gwrthrychau yma’n eu hadrodd! Dw i erioed wedi gosod troed yn Suffolk, ond ar ôl gweithio mor agos gyda’r casgliad, dwi’n teimlo mod i’n nabod y lle. Hefyd, mae’r rôl hon wedi bod o fudd i mi mewn sawl ffordd arall, ar wahân i ennill profiad na fyddwn wedi gallu ei ennill fel arall; mae wedi fy ngwneud yn ymwybodol o arferion eraill amgueddfeydd. Dw i wedi cael y cyfle i ryngweithio â gweithwyr proffesiynol anhygoel, ac mae wedi rhoi cyfle i mi gyfrannu ychydig at y gymuned, hefyd. Mae wedi bod yn brofiad anhygoel a dw i’n annog pawb sydd â diddordeb mewn amgueddfeydd, treftadaeth, neu sydd am roi i’r gymuned, i ymuno â’r rhaglen.”
Darllen pellach
I gael rhagor o wybodaeth, lawrlwythwch adroddiad astudiaeth achos ‘Search for the Stars’, sy’n esbonio’n fanylach sut aeth yr Amgueddfa Fwyd (a elwid gynt yn Amgueddfa Bywyd East Anglia Life) i’r afael â’i ôl-groniad digideiddio.
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "How to find digital volunteers to help you carry out your digital activities (2022) by Kate Knowlden supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
