Mae digideiddio’n ateb ystod o ddibenion ac yn cynnig llawer o fanteision ar gyfer archifau treftadaeth. Fel sefydliad bach, efallai eich bod yn meddwl tybed sut gallech chi gynllunio a pharatoi ar gyfer digideiddio. Yma rydyn ni’n cynnig canllaw cryno ynghylch sut i roi cychwyn ar y gwaith a beth i’w ystyried.

Ble mae’r lle gorau i ddechrau?

Dros y misoedd a’r blynyddoedd diweddar, mae’r ysgogiad y tu ôl i ddigideiddio wedi esblygu. Wrth i archifau a chynulleidfaoedd symud yn fwy tuag at hygyrchedd ar-lein, eich nodau hirdymor a ddylai ddylanwadu ar y gwaith o wneud penderfyniadau. Ydych chi eisiau diogelu eich archif rhag difrod a cholled yn unig, gan wneud chwiliadau mewnol yn gyflymach ac yn haws, neu ydych chi’n gobeithio gwneud eich archif yn hygyrch ar-lein? Mae’r naill neu’r llall o’r cymhellion hyn yn gwbl dderbyniol, ond bydd canfod yr hyn sydd angen ei wneud ar hyn o bryd, er mwyn cyrraedd y nodau hirdymor hyn, yn arbed gwaith ychwanegol a chostau yn nes ymlaen.

 

Gwnewch arolwg o’ch archif

• Faint gallwch chi fforddio ei ddigideiddio? Cyllid yw un o’r rhwystrau mwyaf, yn enwedig i sefydliadau bach i ganolig eu maint, ac efallai bydd rhaid i chi ddibynnu ar grantiau elusennol, fel y rhai mae Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol yn eu cynnig, ac mae digon o gyngor ynghylch sut i fynd ati i gael cyllid. Os yw’ch casgliad yn un helaeth, a’ch cyllideb yn dynn, efallai bydd rhaid i chi ddigideiddio mewn camau.
• Oes gennych chi fathau o ddeunyddiau cymysg? Gall hyn arafu’r broses a chynyddu costau.
• Ydy’ch archif chi’n ddigon gwydn i wrthsefyll trin a digideiddio
• Oes unrhyw fesurau cadwraeth mae angen eu cymryd i sicrhau ansawdd?

Bydd cynnal arolygon yn gofyn i chi chwilio a thrin eich eitemau, felly, mae’n bwysig parchu gofynion trin diogel. Er enghraifft, mae Polisi’r Archifau Cenedlaethol yn argymell menig diogelu nitril/latecs heb eu powdro ar gyfer platiau gwydr, ond ar gyfer llyfrau, dylid tynnu menig er mwyn osgoi difrod.

 

Digideiddio’n fewnol neu allanoli’r dasg

Nawr rydych chi’n barod i benderfynu a ydych chi’n mynd i ddigideiddio yn fewnol neu allanoli’r  dasg i ddarparwr digideiddio arbenigol.

Yn fewnol

Os ydych chi’n dewis cyflawni’r digideiddio eich hun, mae angen i chi ystyried yr adnoddau a’r prosesau sydd eu hangen.

 

 

Allanoli

Os ydych chi’n allanoli’ch prosiect digideiddio:

• Gwnewch eich ymchwil – Y dewis gorau fydd yr un sy’n cynhyrchu’r canlyniadau gorau eu hansawdd am eich cyllideb gan ddarparwr profiadol y mae pobl yn ymddiried ynddo, sy’n gallu’ch helpu i gyflawni’ch nodau terfynol hefyd, fel cyhoeddi ar-lein.
• Byddwch yn realistig – Weithiau mae angen digideiddio mewn camau er mwyn sicrhau ansawdd felly peidiwch â chyfaddawdu ar ansawdd. Efallai y bydd angen cyllid arnoch chi i’ch helpu i symud i’r cam nesaf.
• Diogelwch a Chludiant – Bydd angen yswirio eich eitemau, eu pacio a’u dosbarthu’n ddiogel. Gwiriwch a yw eich darparwr yn cynnig y gwasanaeth hwn.
• Byddwch yn ddoeth – Gwiriwch beth sydd wedi’i gynnwys a beth sy’n ychwanegol.
• Adnoddau am ddim – Mae llawer iawn o wybodaeth ar gael i helpu rhoi arweiniad i chi. Er enghraifft, gall cyfrifianellau dyfynbrisiau ar-leineich helpu i amcangyfrif eich costau digideiddio a’ch rhoi chi mewn cysylltiad â chynghorydd.

Bydd digon o enghreifftiau o’r ddau opsiwn; dysgwch o brofiadau pobl eraill (a’u camgymeriadau!) a gofynnwch am gyngor.

Diolch i Towns Web Archiving am y delweddau©

 

Beth arall mae rhaid i chi ei ystyried

Ni waeth a ydych chi’n digideiddio’n fewnol neu’n allanoli, yr un fyddai ein cyngor a’n harweiniad:

• Dysgwch am y broses ddigideiddio. Ewch i ddigwyddiadau a’u dilyn, fel Heritage Collections Management 2022, gwylio fideos gwasanaethau, gofyn cwestiynau i sefydliadau eraill, a siarad â darparwyr. Gallwch chi hyd yn oed ofyn i gael gweld prosiectau digideiddio enghreifftiol.
• Rhowch gynllun digideiddioar waith.
• Dylech chi ddeall amrywiaeth eich archif a chysoni canllawiau â’ch nodau prosiect cyffredinol, gan wneud addasiadau lle bo angen. Er enghraifft, mae cipio eitemau mawr iawn ar gydraniad o 200ppi (picsel y fodfedd) ar y maint go iawn yn addas. Gellir cipio eitemau maint canolig ar 300ppi ac eitemau llai ar 600ppi. Os ydych chi’n ystyried cynnig adargraffiadau a chyhoeddi ar-lein, bydd 300-600ppi yn ddigonol, ond os ydych chi am gipio’ch deunydd at ddibenion gwarchod, yna bydd 300ppi yn ddigon.
• Nodwch ganllawiau digideiddio’r Archifau Cenedlaethol. Mae arfer da’n ymwneud â sicrhau’r canlyniadau o’r ansawdd gorau o fewn yr amser sydd ar gael ac yn unol â nodau’ch prosiect.
• At ddibenion gwarchod, efallai y bydd du a gwyn yn ddigon, ond, os ydych chi am feistroli delweddau archifol ar gyfer mynediad ar-lein, defnyddiwch ddelweddau lliw bob amser. Defnyddiwch allwedd liwiau ar ddechrau pob swp a meddalwedd arbenigol, fel Capture 1, i wneud mân newidiadau â llaw.
• Mae offer yn gostus, ac mae rhaid ei gynnwys yn eich cyllideb. Gallai defnyddio’r offer anghywir effeithio ar eich canlyniadau a difrodi deunydd.

Diolch i Towns Web Archiving am y delweddau ©

Cipio data

Yn olaf, mae’n bwysig penderfynu pa fetadata rydych chi am ei gipio. Bydd gwneud y penderfyniad cywir yn golygu y gallwch chi wneud chwiliadau cyflym a chywir yn fewnol yn erbyn eich archif. Os ydych chi’n bwriadu symud eich archif ar-lein, bydd y data rydych yn ei gasglu yn ‘edefyn aur’ a fydd yn cysylltu’ch casgliad ac yn cynyddu ei hygyrchedd.

Mae dull adnabod cymeriad optegol (OCR) yn defnyddio meddalwedd i adnabod testun wedi’i deipio o fewn delweddau digidol, gan drosi hyn i destun digidol y gellir ei ddefnyddio fel metadata chwiliadwy. Mae trawsgrifiad wedi’i ysgrifennu â llaw yn ceisio cipio’r llawysgrifen o fewn eich deunydd, i’w defnyddio yn yr un ffordd, ac mae’n gallu cael ei allbynnu i amrywiaeth o fformatau, fel Excel neu Word.

Ar gyfer cofnodion sydd wedi’u hysgrifennu â llaw ac sy’n anodd eu dehongli, mae cofnodi data yn darparu ateb cofnodi â llaw, ac mae hyn yn ddelfrydol ar gyfer eitemau fel hen gofrestrau claddu. Mae cofnodi data’n golygu ei bod hi’n dal yn bosibl gwneud chwiliadau, ac mae’n cynnig allbynnau i fformatau fel MS Excel neu CSV.

Ar gyfer eitemau sain, fel hen gasetiau a chyfweliadau a hanesion llafar, mae trawsgrifio sain yn deall pob gair llafar gan ddefnyddio meddalwedd arbenigol. Mae’n trawsgrifio hyn i unrhyw fformat testun ac yn creu cofnod o bwy sy’n siarad, a’r hyn maen nhw’n ei ddweud. Mae stampiau amser yn golygu bod modd gwneud enwau, geiriau ac ymadroddion yn hollol chwiliadwy.

Mae llawer i feddwl amdano yma, ond gobeithio y bydd yr uchod o ryw gymorth wrth i chi gychwyn ar y gwaith o gynllunio’r prosiect digideiddio holl bwysig. Pob lwc!

 

 

Browse related resources by smart tags:

Archive Collections Data Digital archive Digital asset management Digital tools Digitisation Heritage

Resource type: Articles

Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "I’m a small-sized heritage organisation, how do I plan for digitising my content? (2022) by Jess Sturman-Coombs supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0