Efallai bod creu archif ddigidol yn swnio fel syniad brawychus. Efallai eich bod yn dechrau meddwl yn syth am gost yr offer fydd ei angen, neu efallai eich bod yn poeni am bwy fydd yn gorfod bod yn gyfrifol am y broses archifo. Y naill ffordd neu’r llall, gobeithiwn chwalu dirgelion y broses o greu archif ddigidol.

 

1. Beth yw manteision creu archif ddigidol?

O safbwynt casgliadau, gall archif ddigidol ddatrys llawer o broblemau. Nid oes angen i chi gofio mwyach sut roedd Susan y Curadur o’r 1970au yn hoffi ffeilio papurau – nawr gallwch chi ddod o hyd iddynt wrth wasgu botwm. Mae casgliad digidol yna i wneud eich bywyd yn haws, i greu system sy’n eich galluogi i storio deunydd archifol mewn ffordd sy’n hawdd dod o hyd iddo. Mae hefyd yn arbedwr gofod enfawr!

O safbwynt cwsmeriaid, gall hefyd agor eich casgliad i’r byd, yn hytrach nag i’ch ardal leol yn unig. Er enghraifft, os ydw i am ymchwilio hanes y rheilffyrdd yn ardal y Penwynion a Dyffryn Calder, gallaf ymweld ag Archif Ddigidol Pennine Horizons Digital Archiveo gysur fy nghadair esmwyth. Yma gallaf edrych ar ffotograffau, cynlluniau wedi’u sganio, a hyd yn oed gwrando ar hanesion llafar. Yn yr achos hwn, mae’r cyfan wedi’i goladu a’i lanlwytho gan gymuned o wirfoddolwyr.

Ond peidiwch ag anghofio – nid yw creu archif ddigidol yn golygu bod rhaid i chi dynnu llun o bob eitem yn eich casgliad. Gallai olygu creu oriel o uchafbwyntiau, neu gynhyrchu catalog ar wefan, lle gall eich ymwelwyr weld beth sydd ar gael cyn iddyn nhw ddod i weld y ‘peth go iawn’ yn y cnawd. Mae llawer o archifau trefol yn gweithio fel hyn, er enghraifft, mae Archifau Aberdeen City and Aberdeenshire Archives yn cynnwys disgrifiadau o eitemau, yn hytrach na chopïau wedi’u digideiddio o bob eitem.

 

2. Rhoi cychwyn arni: ateb y cwestiynau mawr

O ran rhoi cychwyn arni, mae’n hanfodol eistedd i lawr ac ateb ambell i gwestiwn mawr.

Pam ydych chi am greu archif ddigidol?

Trosom at Roy Clare, ymddiriedolwr ar gyfer Cynghrair Dreftadaeth yr Heritage Alliance a chyn-Brif Swyddog Gweithredol y Cyngor Amgueddfeydd, Llyfrgelloedd ac Archifau (y Museums, Libraries and Archive Council), Cyfarwyddwr yr Amgueddfa Forol Genedlaethol (y National Maritime Museum) ac Amgueddfa Auckland War Memorial Museum. Ym mhob un o’i rolau, datblygodd brofiad o sefydlu, rheoli a datblygu archifau. Ei gyngor ef yw i ‘ddechrau gyda’r cwestiwn strategol mawr – pam ydyn ni eisiau archif ddigidol?’

Efallai eich bod am wneud hyn ers tro nawr, ac mae’r cyllid gennych bellach, neu rydych wedi sylweddoli bod cynulleidfa sydd am gael mynediad i’ch casgliad o bell. Meddyliwch am yr hyn sy’n eich ysgogi, gan mai hynny fydd yn eich llywio wrth ateb y cwestiynau mawr eraill.

Pa adnoddau digidol sydd gennym eisoes?

Mae llawer o archifau digidol yn dechrau oherwydd bod mewnlifiad o ddeunydd newydd, megis prosiect hanes llafar, neu mae casgliad ffotograffiaeth ddigidol yn cael ei roi. Efallai bod gennych rai adnoddau digidol wrth law megis fideos, neu efallai bod gwirfoddolwr wedi digideiddio rhai eitemau o’r casgliad ychydig o flynyddoedd yn ôl. Y naill ffordd neu’r llall, meddyliwch am yr adnoddau ‘sydd wedi’u creu’n ddigidol’ yn gyntaf, yn hytrach na’r rhai y mae angen i chi eu digideiddio. Sut maen nhw’n cael eu storio ar hyn o bryd, ac ar ba ffurf maen nhw? A fydd y fformat hwn yn gweithio i chi wrth fynd ymlaen, neu oes angen i chi eu trosglwyddo i fformat gwahanol?

Beth ydyn ni am ei ddigideiddio?

Efallai bod gennych gasgliad o wrthrychau yr hoffech gael cofnodion ffotograffig ohonynt, neu lond cabinetau o fapiau sydd ond yn aros i gael eu sganio. Meddyliwch yn hir ac yn galed am yr hyn rydych chi am ei gadw’n ddigidol a lle byddwch yn dechrau arni. Mae casgliad penodol neu fath o ddeunydd yn lle da i ddechrau.

Nododd Roy Clare fod gan Amgueddfa’r Auckland War Memorial Museum;Tamaki Paenga Hira, Seland Newydd, un o’r casgliadau hanes naturiol pwysicaf yn Hemisffer y De, gyda llawer o rywogaethau’n haeddu mynediad byd-eang at ddibenion ymchwil. Roedd y catalog yn cynnwys sawl miliwn o gofnodion. Yn hytrach na cheisio digideiddio’r rhain i gyd, a fyddai wedi bod yn dasg enfawr, penderfynodd y tîm greu catalog digidol wedi’i gefnogi gan adrannau ‘uchafbwyntiau’i roi blas i bobl o’r hyn y gallent ei weld. Er mwyn annog ymchwil, defnyddiwyd data agored cysylltiedig, i ryddhau’r wybodaeth mor eang â phosibl, er mwyn galluogi cyd-guradu.

Pwy sy’n mynd i roi hyn ar waith?

Mae ystyried sut byddwch yn digideiddio eitemau yn gorfforol ac adeiladu archif ddigidol yn golygu meddwl am bwy sy’n mynd i ymwneud yn uniongyrchol â’r gwaith hwn a sicrhau ei fod yn digwydd. Efallai y byddwch yn ystyried ymgorffori hyn yn rhan o rôl staff sydd gennych eisoes, neu efallai y bydd angen i chi recriwtio gwirfoddolwyr. Mae’n bwysig gosod nodau pendant i bwy bynnag fydd yn gwneud hyn, i sicrhau eich bod yn cyrraedd y cerrig milltir rydych wedi’u gosod i’ch hun.

Unwaith eto, trosom at Roy Clare am ei gyngor ar hyn. Mae’n nodi pwysigrwydd creu system sy’n gweithio i chi. Roedd ganddo wirfoddolwyr, yr oedd rhai ohonynt yn eu hwythdegau, yn lanlwytho metadata i’w catalogau yn Amgueddfa’r Auckland War Memorial Museum, Tamaki Paenga Hira. Fel mae Roy yn ei ddweud, ‘cadwch hi’n syml… os gallwch chi gofnodi eitem mewn cofrestr gyda phensil, dylech chi allu ei wneud ar gronfa ddata.’

cadwch hi’n syml … os gallwch chi gofnodi eitem mewn cofrestr gyda phensil, dylech chi allu ei wneud ar gronfa ddata.

Pa gyllideb sydd ei hangen i sicrhau bod hyn yn digwydd?

Meddyliwch am sut rydych chi’n mynd i ariannu’r ymdrech hon. Er y gallech ddibynnu ar wirfoddolwyr i ddigideiddio a lanlwytho eich ffeiliau, bydd angen i chi dalu am eich llwyfan, offer, gwesteiwr a storfa o hyd.

Fel arall, gallech greu rôl neu rolau i gyflawni’r prosiect hwn. Os felly, bydd angen i chi ystyried y costau hynny, hefyd.

Os ydych chi’n gwneud cais am gyllid, bydd angen cynllunio am hyn i gyd, a rhoi manylion yr eitemau unigol yn eich cais.

Pa declynnau a llwyfannau sydd ar gael?

Bydd y penderfyniad ynghylch pa gynnyrch sy’n iawn i chi yn dibynnu ar yr hyn rydych chi’n ceisio’i gyflawni, eich cyllideb a’ch set sgiliau. Mae Roy Clare yn ein hatgoffa y gall ‘llifogydd, tân a dwyn’ fod yn broblem fawr wrth storio data ar weinyddion. Defnyddiodd ei wasanaeth ef lwyfan cwmwl yn lle hynny.

Mae Roy hefyd yn argymell meddwl yn galed am y llwyfannau rydych chi’n dewis eu defnyddio. Mae cwmnïau’n mynd a dod, ac nid yw catalogau ac archifau digidol yn farchnad ‘run fath i bawb’. ‘Gwnewch eich gwiriadau diwydrwydd dyladwy. Mae uwchsgilio’ch tîm a’i wneud mor gyflym a hawdd â phosibl yn bwysig iawn.’

Ble galla i fynd i gael cymorth a chyngor?

Diolch byth, mae llawer o gyngor ar gael ynghylch sut i greu archifau digidol ac aros o fewn cyfraith hawlfraint. Yn y wefan hon, gwelwch lawer o declynnau a chyngor i’ch helpu i lywio ar hyd y broses gyfan. How do I get my collection online? and How can my online collection help me tell our heritage organisation’s story?

Y tu hwnt i hyn, trowch at yr Archifau Cenedlaethol i weld safonau proffesiynol a Grŵp y Community Archives and Heritage Group i weld sut mae sefydliadau bach i ganolig eraill wedi digideiddio eu casgliadau. Mae Cymdeithas yr Association of Independent Museums yn rhoi sylw i erthyglau ac adnoddau ar archifau digidol yn rheolaidd, fel y mae CILIP: Y Gwasanaeth Llyfrgelloedd a Gwybodaeth. Gallai hefyd fod yn ddefnyddiol archwilio rhestr Archifau JISCMail, lle mae cwestiynau, rolau a chyfleoedd gwirfoddoli mewn perthynas ag archifau’n cael eu postio.

Yn olaf, mae Roy yn awgrymu eich bod yn ‘siarad â sefydliadau sydd eisoes wedi gwneud hyn’. Byddant wedi mynd drwy’r broses ac yn gallu rhoi cyngor i chi ar fanteision ac anfanteision eu dull gweithredu eu hunain.

 

3. Ble nesaf?

Pa bynnag offeryn rydych yn ei ddewis, sicrhewch fod y canlyniad terfynol yn hawdd ei ddefnyddio fel y gall cynifer o bobl â phosibl gael mynediad i’ch diemwntau digidol! Fel y dywed Roy, ‘gall waliau archif fod yn fagl ofnadwy; mae angen i ni fynd y tu hwnt i’r muriau a symud o fod yn geidwaid i gyfranwyr’ – a dyna’r union rôl y gall archif ddigidol ei chwarae.’

 

Browse related resources by smart tags:

Archive Collections Digital content Digital volunteers Digitsation Heritage Online audience engagement Volunteers

Resource type: Articles

Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "Where do I start with creating a digital archive? (2022) by Sarah Shaw supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0