1. Cyflwyniad

Os mai chi sy’n gyfrifol am gyflwyno meddalwedd a gwasanaethau digidol newydd i’ch sefydliad treftadaeth, mae yna newyddion da – does dim rhaid ichi wneud hyn ar eich pen eich hun.

Yma mae ein harbenigwr, Chris Unitt, yn dangos ichi ble a sut i ddod o hyd i help, gan gynnig rhestr ddefnyddiol o’r pethau y dylech eu gwneud a’u hosgoi.

 

2. Dechrau’n gynnar

Ceisiwch osgoi sefyllfa lle bydd yn rhaid ichi roi systemau newydd ar waith ar frys. Dechreuwch ar y broses yn gynnar, cyn i’r mater droi’n broblem ddifrifol.

Ennyn cefnogaeth eich cydweithwyr

Ai anelu at symleiddio proses sy’n bodoli eisoes ydych chi, ynteu a oes newid mwy sylfaenol yn cael ei gynnig? Gwrandewch ar wahanol leisiau o bob rhan o’r sefydliad er mwyn helpu i gadarnhau’r briff. Ewch ati i ganfod pwy sydd/fydd yn dioddef waethaf yn sgil y newidiadau arfaethedig, ac yna gofynnwch am eu cyfraniad.

Efallai y bydd rhai cydweithwyr yn llai parod nag eraill i groesawu newidiadau. Yn hytrach na’u gweld fel rhwystr, ceisiwch ennyn eu cefnogaeth yn gynnar, gan eu cynnwys yn y broses. Byddant yn eich helpu i ddod o hyd i’r ateb iawn a bydd eu hymrwymiad yn gryfach ar ôl i’r newidiadau gael eu rhoi ar waith.

Chwilio am gyflenwyr

Mae gan y sefydliadau canlynol gyfeiriaduron cyflenwyr sy’n ymdrin ag amrywiaeth eang o gynhyrchion, meddalwedd a gwasanaethau:

• Cymdeithas yr Amgueddfeydd Annibynnol / Association of Independent Museums
• Museum-iD
• MuseumNext
• Museums + Heritage Advisor
• Cymdeithas yr Amgueddfeydd / Museums Association
• The Group for Education in Museums (GEM)

Siarad â chyflenwyr

Os ydych wedi nodi rhai opsiynau, cysylltwch â’r cyflenwyr a gofynnwch am gael sgwrs gychwynnol. Os ydych ofn iddynt hwrjo’u cynhyrchion, meddyliwch amdano fel cyfle i ofyn cyngor ynglŷn â sut i ymdrin â’ch prosiect yn fwy cyffredinol.

Os ewch yn eich blaen i sôn am anghenion penodol, byddwch yn onest ynglŷn â’ch anghenion, eich cyllideb a’ch amserlenni. Os byddwch yn amharod i roi’r manylion hyn, mae’n bosibl na fydd modd ichi gael syniad clir ynglŷn â pha feddalwedd neu wasanaethau a allai weddu’n dda ichi.

Manteisio ar wybodaeth pobl eraill

Dyma adeg ddelfrydol i wneud defnydd o’ch cysylltiadau a manteisio ar yr holl wybodaeth sy’n bodoli o fewn y sector. Fel arfer, mae gweithwyr proffesiynol yn y maes treftadaeth sydd wedi troedio llwybr tebyg yn fwy na pharod i rannu eu gwybodaeth.

Peidiwch â bod ofn gofyn i gysylltiadau mewn sefydliadau tebyg o ran natur/maint pa feddalwedd neu wasanaethau a ddefnyddir ganddynt, a pha un a oes ganddynt unrhyw gyngor i’w gynnig. Go brin y bydd eich sefydliad angen meddalwedd neu wasanaethau cwbl unigryw. Fel arfer, fe fydd rhywun arall wedi gofyn yr un cwestiwn â chi ac wedi dod o hyd i ateb da yn barod.

Ymchwilio

Cofiwch gael disgwyliadau realistig. Fel arfer, mae nodweddion pwerus yn gostus, a phur anaml y bydd modd ichi ddod o hyd i un system a all lwyddo i wneud popeth. Mae’n llawer mwy tebygol y bydd nodweddion A a B yn perthyn i un opsiwn, tra bydd nodweddion B ac C yn perthyn i opsiwn arall. Trwy gael briff clir, bydd modd ichi ddewis yr opsiwn sy’n gweddu orau i’ch anghenion chi.

Os ydych yn chwilio am feddalwedd nad yw’n ymwneud yn benodol â’r sector treftadaeth (er enghraifft, offeryn ar gyfer rheoli’r cyfryngau cymdeithasol), darllenwch adolygiadau a chymariaethau ar-lein ar gyfer gwahanol gynhyrchion. Chwiliwch am fideos a thiwtorialau ymarferol ar YouTube – os oes gan ryw gynnyrch arbennig lawer o gynnwys hyfforddi, mae hynny’n awgrymu cymuned iach a gweithredol.

Os ydych yn chwilio am feddalwedd ar gyfer diwallu anghenion penodol y sector treftadaeth, mae’n bosibl na fydd cymaint o’r cyfryw wybodaeth ar gael. Serch hynny, mae cyngor wastad i’w gael. Er enghraifft, mae gan yr Ymddiriedolaeth Casgliadau adnodd defnyddiol yn ymwneud â sut i ddewis meddalwedd ar gyfer casgliadau.

 

3. Cael help allanol

Os nad ydych yn arbenigwr, ystyriwch ddefnyddio arbenigedd allanol.

Yn y tymor byr

Mae yna weithwyr llawrydd, ymgynghorwyr ac asiantaethau a all helpu i ymdrin ag anghenion penodol – bydd ganddynt brofiad yn y sector a byddant yn arbenigo mewn meysydd penodol, fel marchnata digidol, systemau Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid, Systemau Rheoli Cynnwys, rheoli prosiectau neu docynnau ar-lein. Bydd rhai yn meddu ar sgiliau mwy cyffredinol.

Hefyd, efallai y bydd modd i arianwyr a chyrff cymorth gynnig help, ac efallai y bydd ganddynt fynediad at rwydweithiau lle gallwch ddod o hyd i’r arbenigedd angenrheidiol.

• Mae gan Museum Development UK ddarparwyr ym mhob gwlad ac ym mhob rhanbarth yn Lloegr, ac mae gan rai ohonynt staff â chylch gwaith digidol penodol.
• Mae’r Museum Computer Group yn cynnal rhestr drafod trwy e-bost lle gallwch ofyn am gyngor ac argymhellion.
• Mae gan yr Arts Marketing Association nifer o adnoddau, yn cynnwys cyfeiriadur gweithwyr llawrydd a Grŵp Facebook cymorth cymunedol.
• Sefydlwyd Rhwydwaith Diwylliant Digidol Cyngor Celfyddydau Lloegr yn benodol er mwyn ateb cwestiynau digidol, ac efallai y bydd modd i’r tîm Hyrwyddwyr Technegol eich helpu.

Yn y tymor hir

Er mwyn cynnig arweiniad ar lefel fwy strategol, ystyriwch a fyddai modd i’ch sefydliad elwa ar sefydlu grŵp llywio digidol, neu benodi aelod bwrdd a chanddo arbenigedd digidol.

Hefyd, fe allech ddatblygu partneriaethau lleol gydag eraill, megis colegau, prifysgolion a chynlluniau prentisiaeth. Trwy gynnig cyfleoedd i fyfyrwyr yn dâl am ychwanegu gallu (yn enwedig os ydynt yn meddu ar sgiliau digidol defnyddiol), efallai y byddai modd i’r ddau ohonoch elwa.

 

4. Gwneud i bethau ddigwydd

Mae integreiddio system newydd yn gallu bod yn broses gymhleth, felly dyma air i gall er mwyn gwneud pethau’n haws pan fo modd.

• Dewiswch gyfnod tawelach yn y flwyddyn i gyflwyno newidiadau mawr. Pryd fydd y cyfnod lleiaf trafferthus? Efallai mai’r cyfnodau mwyaf addas fydd adegau y tu allan i’r tymhorau ymweld brig a heb fod ar ddechrau/diwedd y flwyddyn ariannol.
• Ystyriwch lesiant eich cydweithwyr, oherwydd gall newidiadau cadarnhaol hyd yn oed beri straen. Ystyrid bod rhai aelodau o staff yn arbenigwyr ar y system flaenorol – sut y gellir ennyn eu diddordeb?
• Cynlluniwch broses gynefino trwy hyfforddi’r holl bobl berthnasol. Mae gan bawb gymhwysedd digidol gwahanol, felly bydd rhai aelodau o staff angen mwy o gymorth nag eraill. Ond os buddsoddwch yn gynnar yn hyn, bydd y systemau a roddwch ar waith yn cael eu defnyddio’n fwy effeithiol.
•  Nodwch pa gydweithwyr sy’n meddu ar y gallu i ddod yn ddefnyddwyr arbenigol ac a all drosglwyddo’r wybodaeth i eraill, os oes modd.
• Peidiwch â rhagdybio y bydd pethau’n mynd rhagddynt yn ddidrafferth. Byddwch yn siŵr o ddod ar draws anawsterau a chymhlethdodau annisgwyl, felly rhowch ystyriaeth i bethau o’r fath. Yn ystod y camau cynnar, trefnwch sgyrsiau rheolaidd gyda’r staff: ar ôl mis, tri mis a chwe mis. Os na wnewch chi barhau i gefnogi system newydd, efallai na fydd y defnyddwyr yn gwneud defnydd digonol ohoni ac efallai y byddant yn dechrau ei chasáu.

 Ar ôl cwblhau’r prosiect, gallwch eistedd yn ôl a gweld bod eich ymdrechion wedi gwneud pethau’n well i’ch cydweithwyr ac i’r sefydliad. Fodd bynnag, ni fydd y byd digidol byth bythoedd yn aros yn ei unfan yn hir, felly cofiwch gadw eich clustiau ar agor a’ch llygad ar y gorwel – beth yw’r her nesaf sydd rownd y gornel?

Browse related resources by smart tags:

Box office system CRM system Digital tools Ticketing systems

Resource type: Articles

Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "Key sources of support and advice when deciding on which software and digital services are suitable for your organisation (2022) by Chris Unitt supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0