1. Cyflwyniad

Yn yr un modd ag y mae map a chwmpawd yn offer defnyddiol i’ch helpu i ddod o hyd i leoedd newydd, gall data a thystiolaeth eich helpu i lywio eich sefydliad. Gallwch ddefnyddio greddf ac adborth, ond mae’n debyg y bydd hi’n gyflymach, yn rhatach ac yn fwy didrafferth ichi ddefnyddio’r data a gynhyrchir gan eich sefydliad o ddydd i ddydd.

Yn yr adnodd hwn, mae ein harbenigwr Sarah Thelwall, sylfaenydd a Chyfarwyddwr MyCake, yn archwilio’r manteision sy’n perthyn i wneud penderfyniadau a seilir ar ddata. Mae’n awgrymu ble y gallwch ddod o hyd i ddata mewnol ac mae’n cynnig ffyrdd o gymharu a gwrthgyferbynnu dull eich sefydliad chi â dulliau eich cymheiriaid.

 

2. Canfod data, pennu ei gyd-destun a’i ddefnyddio

Pam y dylech ddefnyddio data i lywio eich penderfyniadau?

Mae defnyddio data a thystiolaeth i lywio penderfyniadau yn arfer gorau, oherwydd mae’n dangos eglurder a thryloywder wrth adrodd ac mae’n ennyn hyder yn y canlyniadau. Mae’n galluogi eraill i ddilyn a gwirio’r rhesymeg a’r fethodoleg a ddefnyddir yn y broses benderfynu, a gall fod yn ffordd bwerus o fesur targedau, yn ogystal â chryfderau a gwendidau ym mherfformiad a gweithgareddau eich sefydliad.

Sut fathau o benderfyniadau y gall data eu llywio

Mae data a thystiolaeth yn elfennau hanfodol o unrhyw sefydliad – o’i ddulliau cyfrifyddu i’r modd y bydd yn rhyngweithio â chwsmeriaid, gwirfoddolwyr, cyflenwyr, staff a chynulleidfaoedd. Caiff rhan helaeth o’r data hwn ei gynhyrchu fel rhan o waith beunyddiol y sefydliad. Yn aml, gelwir y data hwn yn ddata gweinyddol. Mae’r modd y byddwch yn casglu ac yn defnyddio’r data hwn – wrth lunio cynlluniau strategol, wrth ddatblygu eich model busnes, wrth lunio adroddiadau ar gyfer cyllidwyr, wrth farchnata ac wrth ymgysylltu â chynulleidfaoedd – yn rhan hollbwysig o brosesau rheoli effeithlon ac effeithiol o fewn eich sefydliad.

Wrth feddwl sut i fynd ati i gasglu eich data, ystyriwch at ba ddiben rydych ei angen a pha benderfyniadau y dymunwch i’r data eu llywio. Gall y rhain gynnwys:

• Perfformiad cyfredol – sut y mae eich sefydliad yn perfformio y mis hwn/y flwyddyn hon o ran cynulleidfaoedd, incwm, traffig ar y we, gwariant?
• Strategaeth ar gyfer y dyfodol – sut y tybiwch y bydd eich sefydliad yn newid dros y 3-5 mlynedd nesaf? A ydych eisiau ei weld yn tyfu? A ydych eisiau ymestyn y cynhyrchion a’r gwasanaethau a gynigiwch?
• Eich model busnes – o ble y daw fy arian heddiw? Pa gymysgedd o incwm, grantiau a rhoddion ydych chi’n llwyddo i’w sicrhau? Sut y gallai’r rhain newid dros y blynyddoedd nesaf o gofio’r amodau y gweithredwch ynddynt?
• Cyfleoedd ar gyfer tyfu a datblygu – weithiau, rhaid ichi wario arian er mwyn gwneud arian. Ar gyfer pa agweddau ar eich model busnes y mae hyn yn wir? Sut y gallech ddysgu gan eraill yn eich sector er mwyn gweld sut y maent hwy yn gwneud hyn? Beth yw’r patrymau arferol o ran incwm a gwariant ar gyfer gweithgareddau masnachu, megis rhedeg caffi neu siop, neu logi ystafelloedd? Sut y mae prisiau eich cynhyrchion a’ch gwasanaethau yn gysylltiedig â’r mathau o gwsmeriaid a chynulleidfaoedd y dymunwch eu cael?
• Risgiau a rheoli risgiau – os ydych am roi cynnig ar gynnyrch neu wasanaeth newydd, beth yw’r costau o ran sbarduno’r gweithgarwch? Pwy arall yn y sector sy’n dda am wneud hyn ac y gallwch ddysgu ganddynt? (Cofiwch y gallwch lawrlwytho cyfrifon blynyddol pob elusen oddi ar wefan y Comisiwn Elusennau). A oes ‘cost cyfle’ i’w hystyried yn y fan hon – os byddwch yn gwario mwy mewn un maes, a fydd hynny’n eich atal rhag gwario yn rhywle arall? A ydych wedi pwyso a mesur yr adenillion tebygol o fuddsoddi ar gyfer nifer o gyfleoedd, ac a ydych wedi gweithio allan beth yw’r cydbwysedd gorau o ran risgiau ac adenillion?
• Cadernid a chynaliadwyedd – a yw arian wastad yn brin ynteu a oes gennych ddigon wrth law? Pe bai eich incwm yn edwino’n sydyn (meddyliwch am ddechrau’r pandemig), pa gostau y byddai’n rhaid ichi barhau i’w talu ac am ba hyd y byddai modd ichi oroesi? Pa mor sydyn y byddai’n rhaid ichi leihau eich costau llafur? Pa mor sydyn y byddai eich adeilad yn troi’n faich?
• Cwsmeriaid a chynulleidfaoedd – beth yw’r patrymau fesul mis ac yn ôl demograffeg, gwariant, amseroedd aros, gweithgareddau addysgol?

Sut fathau o ddata ydych chi eu hangen?

Yn gyntaf, ceisiwch ymgyfarwyddo â’r data y mae eich sefydliad yn ei gynhyrchu’n fewnol. Bydd angen ichi ddeall y canlynol:

• Sut fath o ddata a gesglir
• Pa mor aml y caiff ei gasglu
• Pwy sy’n gyfrifol am gael gafael arno a’i reoli
• Beth mae’r data yn ei olygu – sut y caiff pethau eu diffinio
• Sut y mae gwahanol bwyntiau data yn gysylltiedig â’i gilydd, megis y berthynas rhwng prisiau tocynnau a lefelau gwerthiant

Mae yna nifer o ffynonellau data mewnol i’w cael, ond dyma’r prif rai y dylid ymgyfarwyddo â nhw:

• Adroddiadau diwedd blwyddyn a chyfrifon rheoli
• Data a gyflwynwyd gennych i sefydliadau cyllido grantiau
• Data’n ymwneud â chynulleidfaoedd a’r swyddfa docynnau
• Data ar-lein a data cyfryngau cymdeithasol

Beth yw’r manteision?

Dyma rai o’r manteision sy’n perthyn i benderfyniadau a seilir ar ddata a thystiolaeth trwy ddefnyddio eich data mewnol fel man cychwyn:

• Y gallu i osod nodau pragmataidd a realistig
• Eglurder ynglŷn â’ch perfformiad yn erbyn eich targedau
• Y gallu i gymharu perfformiad eich sefydliad chi â pherfformiad sefydliadau tebyg
• Proses benderfynu dryloyw.

Er mwyn gwneud hyn yn drylwyr, rhaid ichi gymharu data eich sefydliad chi â data sefydliadau eraill yn eich sector. Mae hyn yn golygu y bydd angen ichi ymhél â meincnodi a chael gafael ar ffynonellau data allanol.

Pa mor werthfawr yw meincnodi?

Math o ddadansoddiad cymharol yw meincnodi – bydd yn galluogi eich sefydliad i brofi ei ddata yn erbyn data sefydliadau eraill er mwyn deall sut y mae’n perfformio mewn perthynas â chyfres o feini prawf. Caiff y dull hwn ei ddefnyddio’n eang i weld sut y mae sefydliadau’n perfformio yn erbyn ‘y gorau yn y dosbarth’ neu yn erbyn cyfartaleddau. Gall hyn dynnu sylw at lwyddiannau a datgelu meysydd allweddol y mae angen eu gwella. Gallwch feincnodi amrywiaeth o feysydd – er enghraifft gwirfoddolwyr, cyllid, adnoddau dynol, codi arian, cynulleidfaoedd, y wefan a chyfathrebu. Yn yr adnodd hwn, byddwn yn canolbwyntio ar feincnodi ariannol, a’r manteision sy’n perthyn iddo.

Pa mor wahanol fyddai cyfarfodydd eich tîm uwch-reolwyr a’ch bwrdd pe baech yn eu cychwyn trwy ddweud ‘mae canran gyfartalog yr incwm a geir gan ymddiriedolaethau a sefydliadau ar gyfer sefydliad o’r un maint ni, o fewn yr un sector â ni ac â’r un proffil â ni, yn cyfateb i 15% o’r trosiant. Ar hyn o bryd, rydyn ni’n cael 5% gan y ffynonellau hyn – a gawn ni drafod sut allwn ni symud o 5% i 15% yn y flwyddyn neu ddwy nesaf?’ – yn hytrach na dweud ‘rydyn ni angen ennill ychwaneg o geisiadau am grantiau’ neu ‘rhaid inni wneud rhywbeth ynglŷn â chodi arian ac ennill nawdd’?

Mae’r dull cyntaf yn cyfleu argraff lawer mwy hyderus a phenodol, gan ddangos rheolaeth dros y ffactorau sy’n effeithio ar lwyddiant neu fethiant y sefydliad. Dyma yw calon a chraidd y mater. Trwy feincnodi eich sefydliad, bydd gennych well syniad o’ch cryfderau a’ch gwendidau (mae’n debyg eich bod yn gwybod beth yw’r rhain yn reddfol), a hefyd o raddfa’r cryfderau a’r gwendidau hyn, a thrwy hynny beth yw maint y mynydd y bydd yn rhaid ichi ei ddringo. Bydd hyn yn eich helpu i flaenoriaethu eich gweithgareddau’n well, oherwydd bydd gennych ddealltwriaeth ansoddol o’r gwahaniaeth rhwng gweithgareddau hollbwysig a gweithgareddau dymunol.

I grynhoi, gellir defnyddio meincnodi a data cymharol yn fewnol er mwyn cyflawni’r canlynol:

• Cael dealltwriaeth ansoddol o’ch cryfderau a’ch gwendidau (o gymharu â chryfderau a gwendidau eich cymheiriaid)
• Ffordd o ganfod meysydd y mae angen eu gwella a diffinio’n glir beth yw graddfa’r newid y dymunir ei weld
• Llywio cynlluniau er mwyn amrywiaethu incwm, rheoli costau a datblygu cynulleidfaoedd
• Helpu i osod nodau a seilir ar gynnydd tuag at gyrraedd ‘y gorau yn y dosbarth’.

Ffynonellau data allanol

Fel arfer, tasg eithaf hawdd yw dod o hyd i astudiaethau achos yn sôn am ‘y gorau yn y dosbarth’. Dyma’r math o stori y mae cyllidwyr a rheolwyr rhaglenni wrth eu bodd yn ei hadrodd. Yn ein tyb ni, fodd bynnag, byddai’n fwy buddiol ichi ddeall beth sy’n digwydd ‘yng nghanol y ffordd’ – nid gan fod angen ichi gyfyngu ar eich uchelgais a bodloni ar fod yn gyffredin, ond gan y bydd gwybod y cyfartaledd yn eich helpu i ddeall yn well o lawer beth sy’n ‘normal’.

Mae gennych well siawns o gyrraedd y cyfartaledd na chyrraedd ‘y gorau yn y dosbarth’. Pan ddaw hi’n fater o adeiladu ffrydiau incwm ar gyfer eich sefydliad, rhaid iddynt fod yn ariannol gynaliadwy pan fyddwch ond yn gymharol dda am wneud rhywbeth. Nid yw’n realistig ichi ddisgwyl bod ‘y gorau yn y dosbarth’ ym mhob agwedd ar eich model busnes.

Mae ffynonellau data allanol o ddau fath i’w cael. Y math cyntaf yw adroddiadau a dadansoddiadau sydd wedi mynd ati i gasglu ynghyd gyfres o ddarnau data, eu cydgrynhoi pan fo hynny’n briodol a llunio cyfres o ganfyddiadau y gallwch gnoi cil arnynt. Mae’r Cause4 Arts & Culture Fundraising Benchmark yn enghraifft o hyn. Er mwyn sicrhau bod hyn yn berthnasol i chi a’ch sefydliad, bydd angen ichi benderfynu pa rannau o’r data y gellir eu cymharu orau â’ch sefyllfa chi. Bydd angen ichi ddewis y band trosiant addas, gweld pa ffurf ar gelfyddyd sy’n gweddu orau ac ystyried a yw lleoliad daearyddol eich gweithgareddau yn gwneud gwahaniaeth.

Mae cyhoeddiad Cyngor Celfyddydau Lloegr, lle sonnir am ddata crai ei arolwg blynyddol, yn enghraifft o’r ail ffynhonnell ddata allanol. Dyma ffynhonnell y data crai a ddefnyddir ym meincnod Cause4 bob blwyddyn. Fe sylwch fod y data hwn yn ‘ddata cyhoeddus’ – golyga hyn fod y llywodraeth yn ei gwneud yn ofynnol i’r data hwn fod ar gael i’r cyhoedd. Fodd bynnag, er bod y data ar gael, nid yw o angenrheidrwydd yn hygyrch iawn oherwydd byddwch angen sgiliau dadansoddi data gwell ar gyfer defnyddio’r ffynhonnell hon nag ar gyfer adroddiad a meincnod Cause4.

Felly, mae gennych ddewis pan ddaw hi’n fater o ddefnyddio ffynonellau data allanol – a ydych eisiau defnyddio’r fersiwn a ragddadansoddwyd a gweld sut ydych yn cyd-fynd â’r darnau data a gyflwynir, ynteu a ydych eisiau creu eich dadansoddiad eich hun o’r newydd? Bydd y dewis cyntaf yn gyflymach, ond bydd yr ail ddewis yn cynnig mwy o hyblygrwydd.

Ffynonellau data defnyddiol

Dyma’r data crai allanol sy’n cyfateb i’r mathau/ffynonellau data mewnol a restrir uchod:

• Data cyfrifon blynyddol –
  • Comisiwn Elusennau Cymru a Lloegr,
  • OSCR,
  • Comisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon,
  • Tŷ’r Cwmnïau,
  • Gofrestr Cwmnïau Cydfeddiannol

– gallwch gael gafael ar ddata’n ymwneud ag incwm/gwariant a gwybodaeth am adeiladau ac asedau eraill a gedwir gan sefydliadau trwy gyfrwng y data blynyddol yr adroddir amdano yn y fan hon.

• Data blynyddol am gynulleidfaoedd a data ariannol blynyddol – data NPO Cyngor Celfyddydau Lloegr; hefyd, gallwch edrych ar wefan Cyngor Celfyddydau Lloegr i gael data cyhoeddus arall sydd wedi deillio o amryfal raglenni cyllido Mae’r cwbl yn yr un adran ar gyfer cyhoeddi data.
• Adroddiadau am gronfeydd grantiau a ddyfarnwyd – mae 360Giving yn cydgrynhoi data gan nifer o gyrff mawr sy’n cyllido grantiau.

Dyma rai ffynonellau gwybodaeth a ragddadansoddwyd ac sydd hefyd yn cyfateb i’r mathau o ddata mewnol y cyfeirir atynt uchod:

• Y Ganolfan Gwerth Diwylliannol – gweler y rhestr gyhoeddiadau i ddod o hyd i adroddiadau a dadansoddiadau’n ymwneud â data ansoddol a meintiol ar gyfer y sector diwylliant.
• Canolfan Ymchwil y Trydydd Sector – mae gan y criw hwn o academyddion brofiad maith o ddadansoddi data gweinyddol yn ymwneud â’r trydydd sector ehangach.
• Y Ganolfan Polisi a Thystiolaeth – cyfuniad o ddiwydiannau diwylliannol a chreadigol, yn cynnwys pegwn masnachol y sbectrwm (gemau, sinema ac ati).
• Yr Asiantaeth Cynulleidfaoedd – ceir amryfal gynhyrchion a gwasanaethau yn y fan hon sy’n mynd ati i gydgrynhoi data am gynulleidfaoedd a chynnig dadansoddiad. Yr enwocaf yw Audience Finder.
• Almanac Cyngor Cenedlaethol y Mudiadau Gwirfoddol – crynodeb blynyddol o gyflwr y sector elusennol.
• Arts Fundraising & Philanthropy, Canllawiau gan y rhaglen Cwmpawd Treftadaeth – cyfres o ganllawiau sy’n dadansoddi elfennau’n ymwneud â modelau busnes yn y maes treftadaeth.
• MyCake – ffynhonnell barhaus ar gyfer dadansoddiadau meincnodi yn ymwneud â chwmnïau nid-er-elw yn y DU.
• Y Sefydliad Astudiaethau Cymunedol – llyfrgell adroddiadau ymchwil sy’n ymwneud â phynciau fel gwirfoddoli, modelau busnes ac ati, lle cyfunir dadansoddiadau ansoddol a meintiol.
• Power to Change a’i bartneriaid – amrywiaeth eang o adroddiadau, yn cynnwys gwaith yn ymwneud â buddsoddi mewn busnesau cymunedol, rôl cyfranddaliadau cymunedol a chyfres o Ganllawiau Llwyddiant.
• Adroddiadau gwerthuso’n ymwneud â rhaglenni cyllido grantiau (yn ôl pob tebyg, dyma’r wybodaeth a fydd yn cyfateb orau i’r wybodaeth a gyflwynwyd i gyllidwyr naill ai mewn ceisiadau neu mewn adroddiadau am weithgareddau a ariannwyd). Caiff yr adroddiadau hyn eu cyhoeddi o dro i dro gan gyllidwyr grantiau, megis Sefydliad Paul Hamlyn.

Os ydych yn chwilio am lyfr i ymestyn eich gwybodaeth yn y maes hwn, rydym yn argymell Data Driven Non-Profits.

 

3. Arweiniad syml ar ddefnyddio data i lywio penderfyniadau

Isod, ceir rhestr wirio i’ch cynorthwyo i gynllunio ar gyfer penderfyniadau a seilir ar ddata a thystiolaeth:

Beth yw cyd-destun a phwrpas y penderfyniad y mae angen ichi ei wneud?

1. Beth yw’r tri darn pwysicaf o ddata a fydd yn llywio’r penderfyniad?
2. Pa ffynhonnell ddata y bydd angen ichi ei defnyddio er mwyn cael gafael ar yr wybodaeth hon?
3. A yw’r data angenrheidiol gennych yn barod ynteu a fydd angen ichi ei gasglu?
4. Sut y byddwch yn dehongli ac yn cyfleu’r data – tablau, siartiau, mapiau, astudiaethau achos?
5. Sut y bydd modd llywio’r broses benderfynu trwy ddefnyddio’r data hwn?

Trwy feincnodi, bydd modd ychwanegu dimensiwn arall trwy gymharu eich sefydliad chi â sefydliadau eich cymheiriaid:

1. Pa ffynhonnell ddata allanol sy’n cynnwys gwybodaeth gyfatebol am sefydliadau eraill?
2. A yw’r pwyntiau data wedi’u cyhoeddi yn yr un fformat ac yn ôl yr un diffiniadau â’ch data mewnol chi? A ydynt yn cyfateb yn uniongyrchol?
3. Sawl cymhariaeth y bydd angen ichi ei gwneud er mwyn cael ymdeimlad o’r ‘normal’?
4. Wrth gymharu eich data mewnol chi ag enghreifftiau allanol, sut y mae hyn yn newid eich safbwynt?
5. A allwch yn awr feintoli’r ‘da’ a’r ‘normal’ ar draws eich sector
6. Pa dargedau newydd y byddwch yn eu gosod yn awr?

Yn olaf, rhaid ichi fod yn ymwybodol o’r cyfreithiau diogelu data y bydd angen eu dilyn wrth gadw data. Bydd yr adnoddau a restrir uchod yn eich helpu i ddeall sut i storio a rheoli eich data.

 

 

Browse related resources by smart tags:

Benchmarking Data Data sharing Open data

Resource type: Articles

Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "Data-informed decision making (2022) by Sarah Thelwall supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0