How to create a successful IT strategy
1. Cyflwyniad
Mae technoleg ddigidol yn trawsnewid y modd y mae pobl yn cysylltu â hanes, gwrthrychau a lleoedd sy’n agos iawn at eu calonnau. Mae gweithwyr proffesiynol yn y maes treftadaeth yn dibynnu ar dechnoleg i gyflawni’r rhan fwyaf o’u tasgau beunyddiol. Rydych angen y dechnoleg iawn, y bobl iawn a’r prosesau iawn i ysgogi arloesi digidol a chefnogi gweithrediadau beunyddiol yn eich sefydliad. Dyma lle gall strategaeth TG eich helpu.
Glasbrint sy’n nodi sut y byddwch yn defnyddio technoleg i gyflawni nodau eich sefydliad a chefnogi gweithrediadau effeithiol – dyna yw strategaeth TG. Mae’r ddogfen yn nodi:
- beth yw’r sefyllfa yn eich sefydliad ar hyn o bryd
- ble y dymunwch fod yn y dyfodol
- y camau bydd yn rhaid ichi eu cymryd i gyflawni gweledigaeth eich sefydliad ar gyfer y dyfodol.
Bydd y strategaeth nid yn unig yn ymdrin â pheiriannau, systemau a chymwysiadau, ond bydd hefyd yn diffinio’r gweithdrefnau a’r wybodaeth dechnegol sy’n angenrheidiol er mwyn sicrhau y bydd eich technoleg yn gweithio’n ddidrafferth.
Mae Elissa Truby, ymgynghorydd annibynnol i’r sector treftadaeth, yn amlinellu’r manteision y gall strategaeth TG eu cynnig i’ch sefydliad. Mae’n esbonio’r hyn y dylai strategaeth TG effeithiol ei gynnwys ac mae’n eich cyflwyno i dempled lawrlwythadwy y gallwch ei ddefnyddio i lunio strategaeth TG eich sefydliad.
2. Y gwahaniaeth rhwng strategaeth TG a strategaeth ddigidol
Nid yw strategaeth TG yr un fath â strategaeth ddigidol, er y gall y naill ategu’r llall.
- Fel arfer, mae strategaeth ddigidol yn edrych y tu hwnt i swyddogaeth TG eich sefydliad – h.y. mae’n edrych ar y ffordd y gallwch ddefnyddio cynnwys neu sianeli digidol i gynyddu rhith-ymgysylltu.
- Mae strategaeth TG yn cynnwys y dulliau cyflawni.
Meddyliwch am eich strategaeth ddigidol fel rhyw fath o fap sy’n dangos y daith y dymunwch fynd arni; meddyliwch am eich strategaeth TG fel dogfen sy’n pennu sut y byddwch yn cyrraedd pen y daith honno.
3. Y manteision sy’n perthyn i strategaeth TG
Os oes gennych strategaeth ddigidol yn barod, a oes arnoch angen strategaeth TG? Os oes gennych dîm TG, ni waeth pa mor fawr ydyw, yr ateb yn y mwyafrif llethol o achosion yw ‘oes’.
Gall strategaeth TG eich helpu i wneud y canlynol:
- Mynd ati’n effeithiol i flaenoriaethu a dyrannu adnoddau ar gyfer prosiectau sydd angen cymorth technegol.
- Bod yn rhagweithiol wrth ymateb i anghenion newidiol eich sefydliad a thueddiadau newydd mewn treftadaeth ddiwylliannol ddigidol.
- Cyfleu i weddill eich sefydliad pa mor werthfawr yw eich gwasanaethau TG.
- Sicrhau bod eich staff yn gwybod ble a sut y gallant gael mynediad at gymorth TG er mwyn eu galluogi i weithio’n gynhyrchiol ac yn effeithlon.
- Lleihau risgiau a chostau sy’n gysylltiedig â defnyddio systemau nas rheolir trwy eich holl sefydliad.
4. Yr egwyddorion sydd ynghlwm wrth strategaeth TG lwyddiannus
Mae’n bwysig ichi osod eich strategaeth TG yng nghyd-destun gweledigaeth, cenhadaeth a nodau ehangach eich sefydliad.
Edrych tua’r dyfodol
Diffiniwch eich gweledigaeth gyffredinol ar gyfer TG a chyflwynwch drosolwg o’ch sefyllfa bresennol. Yna, bydd modd ichi edrych yn fanylach ar unrhyw newidiadau sydd ar ddigwydd yn eich sefydliad neu dueddiadau ehangach a fydd yn siapio eich strategaeth yn y dyfodol.
Y nod yw creu darlun clir a manwl o’r hyn y dymunwch ei weld yn digwydd i’ch galluoedd TG o fewn y pum mlynedd nesaf. Er enghraifft, gallech ystyried y canlynol:
- Symud tuag at dechnoleg y cwmwl er mwyn lleihau costau neu gynorthwyo pobl i weithio o bell.
- Rhaglenni trawsnewid neu brosiectau digidol mawr.
- Ymestyn i feysydd newydd yn ymwneud â threftadaeth ddiwylliannol ddigidol.
- Partneriaethau cydweithredol gyda grwpiau neu sefydliadau eraill.
- Y ffyrdd arloesol a roddir ar waith gan sefydliadau treftadaeth eraill wrth ddefnyddio technoleg.
Trwy ystyried atebion hirdymor, gallwch gynllunio a blaenoriaethu gwaith eich tîm TG. Bydd hyn yn eich galluogi i fod yn rhagweithiol yn wyneb y galw cynyddol am gymorth TG.
Realistig
Ni fydd eich strategaeth TG yn ddefnyddiol os nad ydych yn meddu ar y gyllideb a’r staff TG sy’n angenrheidiol i wireddu eich gweledigaeth. Yn wahanol i gwmnïau masnachol mawr, gwaith anodd i sefydliadau’r sector treftadaeth yw canfod sgiliau technegol, systemau o’r radd flaenaf ac adnoddau eraill sy’n angenrheidiol i gynnal y twf digidol y dymunir ei weld.
Dadansoddwch y bwlch rhwng eich sefyllfa fel y mae ar hyn o bryd a’r hyn y dymunwch ei gyflawni yn y dyfodol. Trwy ymdrin â’r gwendidau neu’r diffygion sy’n perthyn i systemau, staff a phrosesau TG presennol, bydd modd ichi dynnu sylw at risgiau posibl a dadlau dros gynyddu adnoddau TG.
Cydweddol
Ni ddylech ddatblygu eich strategaeth TG ar ei phen ei hun heb ystyried elfennau eraill. Gallwch ddechrau trwy nodi amcanion ehangach eich sefydliad, gan ymdrin â’r ffyrdd y gall systemau, gwasanaethau a sgiliau TG helpu.
Efallai y byddwch eisoes yn meddu ar strategaethau busnes a all gynnig cyfeiriad ichi – er enghraifft, gweledigaeth, cenhadaeth a nodau eich sefydliad. Dylech gyfeirio at y rhain yn eich strategaeth TG.
Cynhaliwch ymchwil trwy siarad â staff sy’n gweithio mewn rhannau eraill o’ch sefydliad er mwyn dysgu rhagor am eu blaenoriaethau a’r meysydd lle mae angen cymorth TG.
Mesuradwy
Dogfen fusnes yw strategaeth TG, nid dogfen dechnegol. Dylai fod yn gryno er mwyn i uwch-arweinwyr allu deall goblygiadau eich cynllun yn llwyr. Hefyd, fe fyddwch eisiau sicrhau bod yr holl staff yn ymwybodol o’r modd y gall TG gefnogi eu gwaith beunyddiol neu eu mentrau digidol. Os bydd defnyddwyr yn gallu ymhél â systemau a gwasanaethau TG yn rhwydd, fe fyddant yn cefnogi eich tîm TG a’i strategaeth. Felly, dylech osgoi defnyddio terminoleg dechnegol.
Fe fydd y tîm TG yn gweithio ar ei orau pan fo modd iddo ddefnyddio ffeithiau i ddangos ei werth. Dylech nodi sut y bwriadwch fesur llwyddiant eich strategaeth TG yn ystod pob cam.
Esblygol
Bydd blaenoriaethau eich sefydliad yn esblygu dros amser. O’r herwydd, dylai eich strategaeth TG addasu er mwyn cyd-fynd ag amcanion newidiol. Ar ôl ichi bennu eich strategaeth, gwnewch yn siŵr eich bod yn dychwelyd at amcanion y gorffennol ac yn cyfleu unrhyw wersi a ddysgwyd yn sgil cwblhau prosiectau neu gerrig milltir.
5. Rhoi eich strategaeth TG ar waith
A chithau bellach yn gwybod bod tîm TG angen strategaeth TG i bennu cyfeiriad ei weledigaeth ac i ddiwallu gofynion y sefydliad, gallwch ddechrau datblygu’r strategaeth honno’n syth. Cofiwch gynnwys y staff perthnasol er mwyn eich helpu i ddeall beth yw eich sefyllfa ar hyn o bryd ac ystyried ble y dymunwch fod yn y dyfodol.
Lawrlwythwch y templed ar gyfer creu eich strategaeth TG (PDF file, 364kb).
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "How to create a successful IT strategy (2022) by Elissa Truby supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
