English

Pam y gall newid digidol fod yn amhariad angenrheidiol ar gyfer fy sefydliad?

Mae rheoli newid yn rhywbeth angenrheidiol mewn byd lle ceir newidiadau cyflym a thechnolegau newydd datblygol. Mae’r adnodd hwn yn cyflwyno offeryn ymarferol a all helpu sefydliadau treftadaeth i fanteisio i’r eithaf ar y cyfleoedd y gall arloesi digidol eu cynnig. Gan archwilio’r grefft o ‘arloesi’, byddwch yn dysgu sut i groesawu newid cynhyrchiol.

Mae'r adnodd hwn ar gael yn Saesneg a Chymraeg
Light installation from Illuminating York, British heritage city
Image courtesy of Visit York ©

Why might digital change be a necessary disruption for my organisation?

1. Pam mae newid yn bwysig

A chithau’n gweithio yn y sectorau diwylliannol a threftadaeth, fe wyddoch o’r gorau fod y cyfnod ansicr sydd ohoni yn gallu bod yn llawn her. Rydych eisiau dod o hyd i amser i ddatblygu patrymau gweithio doethach a chyrraedd cynulleidfaoedd newydd. Eich dymuniad yw dod o hyd i ffyrdd newydd o annog mwy o ymgysylltu â’ch digwyddiadau a’ch safleoedd. Yn yr adran hon, byddwn yn dangos ichi ffyrdd hyblyg ac ymarferol o gynllunio ar gyfer newid; ffyrdd a fydd yn ymarferol ar gyfer y profiadau beunyddiol a ddaw i ran sefydliadau llai. Bydd yr adnodd hwn yn eich cyflwyno i rai strategaethau busnes syml, ond effeithiol – strategaethau a fydd yn hawdd eu rhoi ar waith ac a fydd yn gwneud y defnydd gorau o’ch amser a’ch adnoddau. Y nod yw eich ysbrydoli i fanteisio i’r eithaf ar gyfleoedd digidol a thechnolegau newydd, a’u hymgorffori yn eich strategaethau ar gyfer y dyfodol.

2. Strategaethau cyflym ar gyfer rheoli newid yn llwyddiannus

Yma, mae Dr Stephen Dobson o Brifysgol Leeds yn esbonio dwy ffordd o feddwl ynglŷn â sut i greu strategaeth ar gyfer cyflwyno newidiadau yn eich sefydliad.

Strategaethau bwriadol a chwta

Ym 1985, aeth y strategwyr busnes Henry Mintzberg a James Waters ati i ddatblygu’r hyn a elwir yn strategaethau bwriadol a chwta er mwyn adlewyrchu dull mwy pragmatig ac ymarferol o reoli ac arwain newid. Mae Mintzberg a Waters yn academyddion hynod ddylanwadol yn y maes strategaeth busnes, ac aethant ati i ddatblygu’r dull hwn fel ffordd o gydnabod bod strategaeth yn ‘batrwm mewn ffrwd o benderfyniadau’. Bydd strategaethau ymarferol ar gyfer eich sefydliad yn gorwedd rywle rhwng y ddau begwn a ddangosir yn y diagram.

Diagram o strategaethau, gyda’ch sefydliad chi yn y canol. Ar y chwith, gwelir strategaeth fwriadol – sef llunio cynllun, a’i ddilyn. Ar y dde, gwelir strategaeth gwta – sef gweld bod angen newid, ac ymateb i’r newid hwnnw.
Diagram o strategaethau, gyda’ch sefydliad chi yn y canol. Ar y chwith, gwelir strategaeth fwriadol – sef llunio cynllun, a’i ddilyn. Ar y dde, gwelir strategaeth gwta – sef gweld bod angen newid, ac ymateb i’r newid hwnnw.

Mae’r strategaeth fwriadol, a welir ar ochr chwith y raddfa, yn adlewyrchu dull mwy ‘rhagnodol’ a thraddodiadol o greu a dilyn cynllun hirdymor ar gyfer eich sefydliad. Dyma’r hyn yr hoffem ei weld pe bai popeth yn mynd yn ôl y bwriad. Wrth gwrs, nid yw pethau’n mynd yn ôl y bwriad bob amser, yn enwedig mewn sefydliadau bach.

Strategaethau a roddwch ar waith pan welwch fod angen newid – dyna yw strategaethau cwta. Mae strategaeth gwta o’r iawn ryw yn cyfateb i ddull lle ceir dim, neu fawr ddim, cynllun o gwbl; mae’r sefydliad yn ‘diffodd tân’ yn barhaus ac yn ymateb i ba heriau bynnag a ddaw i’r amlwg. Mewn tirlun digidol sy’n newid yn gyflym gall fod yn anodd ennill sgiliau a gwybodaeth newydd yn ddigon cyflym i ymateb mewn da bryd, os yw strategaeth y sefydliad yn rhy agos at begwn ‘strategaeth gwta’ y raddfa. Yn ddelfrydol, bydd y strategaeth ymarferol orau yn gorwedd rywle yn y canol.

Addasu a dyfeisio byrfyfyr

Mae addasu a newid yn golygu y bydd angen dysgu ac arbrofi’n barhaus, ynghyd â chymryd ambell risg ar hyd y ffordd efallai. Os ewch ati i fabwysiadu technolegau newydd ac ymateb i gyfleoedd newydd fesul cam bach ar y tro, bydd y newid yn haws ymdopi ag ef.

Efallai eich bod yn gyfarwydd â’r nodweddion byrfyfyr a welir yn y byd jazz, pan fydd cerddor yn creu alawon newydd dros ddarn o gerddoriaeth sydd eisoes yn gyfarwydd iddo. Mae Claudio Ciborra, yr arbenigwr systemau gwybodaeth o Ysgol Economeg Llundain (1992), yn cymhwyso’r egwyddor fyrfyfyr hon at ‘ailwampio’ patrymau gwaith mewn sefydliadau. Fel y cerddor sy’n creu alawon byrfyfyr mewn cerddoriaeth jazz, gwyddoch pa adnoddau sydd gennych yn barod a byddwch yn rhoi cynnig ar syniadau newydd er mwyn mynd y tu hwnt i’ch ffordd arferol o wneud pethau, fesul tipyn ac yn aml. Fel cerddor jazz, bydd eich gallu i ddyfeisio’n fyrfyfyr yn gwella po fwyaf y byddwch yn ei ymarfer. Yn gyntaf, mae’r cerddor jazz yn meistroli’r alaw wreiddiol (neu’r ffordd wreiddiol o wneud pethau), ac yna bydd yn cyflwyno newidiadau bach er mwyn rhoi cynnig ar bethau newydd. Dros amser, gall y newidiadau bach hyn drawsnewid y ffordd y bydd eich sefydliad yn gweithredu yn y dyfodol. Dyma fodel gwych i’ch helpu i wireddu cynlluniau eich sefydliad.

3. Dechrau trwy fod yn fyfyriol

Bob wythnos, neilltuwch amser i ganolbwyntio ar un o’r cwestiynau hyn.

Gallwch ateb y cwestiynau fel unigolion neu fel sefydliad. Cofiwch drafod eich atebion gyda’ch cydweithwyr er mwyn ichi allu manteisio i’r eithaf ar y broses hon.

  • Pam? Beth yw gwerthoedd a nodau eich sefydliad? A ydynt yr un fath â phan gychwynnodd y sefydliad? Pam mae pobl yn ymboeni am yr hyn a gynigiwch?
  • Beth? Pa dechnolegau sydd i’w cael? Sut arlwy sydd gennych ar hyn o bryd? Beth mae sefydliadau treftadaeth eraill yn ei wneud yn y maes digidol?
  • Sut? Pa dechnolegau a gwybodaeth newydd ydych chi eu hangen? Pa sgiliau a chymwyseddau digidol y mae eich sefydliad eu hangen? Pa broblemau a wynebwch ar hyn o bryd fel sefydliad, neu pa gyfleoedd ydych chi wedi’u pennu’n ddiweddar?
  • Pwy? Pwy a all eich helpu? Ble y gallwch gyfarfod â chysylltiadau newydd a sefydliadau eraill a chanddynt brofiad yn y maes?

4. Rhagor o adnoddau

Defnyddiwch y templed i greu eich fersiwn eich hun wrth ichi fyfyrio ar y cwestiynau a’u trafod gyda’ch cydweithwyr.

Lawrlwythwch ‘Asesu eich anghenion digidol’ (PDF, 335kb).

 



More help here


A female baker sells bread at a market

Persuading your stakeholders of the value of digital change

Any kind of organisational change can be challenging. This guide provides a useful framework for understanding how to communicate with and involve staff and volunteers in addressing the need for digital change in heritage organisations.

 
A man faces the camera, standing inside a cathedral lit up in blue lighting

Using root cause analysis to help you identify where digital can make the biggest difference

This guide explores the use of fishbone/root cause analysis as a way of for you and your team to establish key areas and issues that may need to change.  Root cause analysis helps you to identify your organisation’s biggest challenges and weaknesses and how digital change can help to address them.

 

Browse related resources by smart tags:



Heritage Managing change New technologies
Published: 2022
Resource type: Articles


Creative Commons Licence Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "Why might digital change be a necessary disruption for my organisation? (2022) by Dr Stephen Dobson supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0




 
 


More help here



Digital Heritage Hub is managed by Arts Marketing Association (AMA) in partnership with The Heritage Digital Consortium and The University of Leeds. It has received Department for Digital, Culture, Media and Sport (DCMS) and National Lottery funding, distributed by The Heritage Fund as part of their Digital Skills for Heritage initiative. Digital Heritage Hub is free and answers small to medium sized heritage organisations most pressing and frequently asked digital questions.

Arts Marketing Association
Heritage Digital
University of Leeds logo
The Heritage Fund logo