
Why might digital change be a necessary disruption for my organisation?
1. Pam mae newid yn bwysig
A chithau’n gweithio yn y sectorau diwylliannol a threftadaeth, fe wyddoch o’r gorau fod y cyfnod ansicr sydd ohoni yn gallu bod yn llawn her. Rydych eisiau dod o hyd i amser i ddatblygu patrymau gweithio doethach a chyrraedd cynulleidfaoedd newydd. Eich dymuniad yw dod o hyd i ffyrdd newydd o annog mwy o ymgysylltu â’ch digwyddiadau a’ch safleoedd. Yn yr adran hon, byddwn yn dangos ichi ffyrdd hyblyg ac ymarferol o gynllunio ar gyfer newid; ffyrdd a fydd yn ymarferol ar gyfer y profiadau beunyddiol a ddaw i ran sefydliadau llai. Bydd yr adnodd hwn yn eich cyflwyno i rai strategaethau busnes syml, ond effeithiol – strategaethau a fydd yn hawdd eu rhoi ar waith ac a fydd yn gwneud y defnydd gorau o’ch amser a’ch adnoddau. Y nod yw eich ysbrydoli i fanteisio i’r eithaf ar gyfleoedd digidol a thechnolegau newydd, a’u hymgorffori yn eich strategaethau ar gyfer y dyfodol.
2. Strategaethau cyflym ar gyfer rheoli newid yn llwyddiannus
Yma, mae Dr Stephen Dobson o Brifysgol Leeds yn esbonio dwy ffordd o feddwl ynglŷn â sut i greu strategaeth ar gyfer cyflwyno newidiadau yn eich sefydliad.
Strategaethau bwriadol a chwta
Ym 1985, aeth y strategwyr busnes Henry Mintzberg a James Waters ati i ddatblygu’r hyn a elwir yn strategaethau bwriadol a chwta er mwyn adlewyrchu dull mwy pragmatig ac ymarferol o reoli ac arwain newid. Mae Mintzberg a Waters yn academyddion hynod ddylanwadol yn y maes strategaeth busnes, ac aethant ati i ddatblygu’r dull hwn fel ffordd o gydnabod bod strategaeth yn ‘batrwm mewn ffrwd o benderfyniadau’. Bydd strategaethau ymarferol ar gyfer eich sefydliad yn gorwedd rywle rhwng y ddau begwn a ddangosir yn y diagram.

Mae’r strategaeth fwriadol, a welir ar ochr chwith y raddfa, yn adlewyrchu dull mwy ‘rhagnodol’ a thraddodiadol o greu a dilyn cynllun hirdymor ar gyfer eich sefydliad. Dyma’r hyn yr hoffem ei weld pe bai popeth yn mynd yn ôl y bwriad. Wrth gwrs, nid yw pethau’n mynd yn ôl y bwriad bob amser, yn enwedig mewn sefydliadau bach.
Strategaethau a roddwch ar waith pan welwch fod angen newid – dyna yw strategaethau cwta. Mae strategaeth gwta o’r iawn ryw yn cyfateb i ddull lle ceir dim, neu fawr ddim, cynllun o gwbl; mae’r sefydliad yn ‘diffodd tân’ yn barhaus ac yn ymateb i ba heriau bynnag a ddaw i’r amlwg. Mewn tirlun digidol sy’n newid yn gyflym gall fod yn anodd ennill sgiliau a gwybodaeth newydd yn ddigon cyflym i ymateb mewn da bryd, os yw strategaeth y sefydliad yn rhy agos at begwn ‘strategaeth gwta’ y raddfa. Yn ddelfrydol, bydd y strategaeth ymarferol orau yn gorwedd rywle yn y canol.
Addasu a dyfeisio byrfyfyr
Mae addasu a newid yn golygu y bydd angen dysgu ac arbrofi’n barhaus, ynghyd â chymryd ambell risg ar hyd y ffordd efallai. Os ewch ati i fabwysiadu technolegau newydd ac ymateb i gyfleoedd newydd fesul cam bach ar y tro, bydd y newid yn haws ymdopi ag ef.
Efallai eich bod yn gyfarwydd â’r nodweddion byrfyfyr a welir yn y byd jazz, pan fydd cerddor yn creu alawon newydd dros ddarn o gerddoriaeth sydd eisoes yn gyfarwydd iddo. Mae Claudio Ciborra, yr arbenigwr systemau gwybodaeth o Ysgol Economeg Llundain (1992), yn cymhwyso’r egwyddor fyrfyfyr hon at ‘ailwampio’ patrymau gwaith mewn sefydliadau. Fel y cerddor sy’n creu alawon byrfyfyr mewn cerddoriaeth jazz, gwyddoch pa adnoddau sydd gennych yn barod a byddwch yn rhoi cynnig ar syniadau newydd er mwyn mynd y tu hwnt i’ch ffordd arferol o wneud pethau, fesul tipyn ac yn aml. Fel cerddor jazz, bydd eich gallu i ddyfeisio’n fyrfyfyr yn gwella po fwyaf y byddwch yn ei ymarfer. Yn gyntaf, mae’r cerddor jazz yn meistroli’r alaw wreiddiol (neu’r ffordd wreiddiol o wneud pethau), ac yna bydd yn cyflwyno newidiadau bach er mwyn rhoi cynnig ar bethau newydd. Dros amser, gall y newidiadau bach hyn drawsnewid y ffordd y bydd eich sefydliad yn gweithredu yn y dyfodol. Dyma fodel gwych i’ch helpu i wireddu cynlluniau eich sefydliad.
3. Dechrau trwy fod yn fyfyriol
Bob wythnos, neilltuwch amser i ganolbwyntio ar un o’r cwestiynau hyn.
Gallwch ateb y cwestiynau fel unigolion neu fel sefydliad. Cofiwch drafod eich atebion gyda’ch cydweithwyr er mwyn ichi allu manteisio i’r eithaf ar y broses hon.
- Pam? Beth yw gwerthoedd a nodau eich sefydliad? A ydynt yr un fath â phan gychwynnodd y sefydliad? Pam mae pobl yn ymboeni am yr hyn a gynigiwch?
- Beth? Pa dechnolegau sydd i’w cael? Sut arlwy sydd gennych ar hyn o bryd? Beth mae sefydliadau treftadaeth eraill yn ei wneud yn y maes digidol?
- Sut? Pa dechnolegau a gwybodaeth newydd ydych chi eu hangen? Pa sgiliau a chymwyseddau digidol y mae eich sefydliad eu hangen? Pa broblemau a wynebwch ar hyn o bryd fel sefydliad, neu pa gyfleoedd ydych chi wedi’u pennu’n ddiweddar?
- Pwy? Pwy a all eich helpu? Ble y gallwch gyfarfod â chysylltiadau newydd a sefydliadau eraill a chanddynt brofiad yn y maes?
4. Rhagor o adnoddau
Defnyddiwch y templed i greu eich fersiwn eich hun wrth ichi fyfyrio ar y cwestiynau a’u trafod gyda’ch cydweithwyr.
Lawrlwythwch ‘Asesu eich anghenion digidol’ (PDF, 335kb).

Please attribute as: "Why might digital change be a necessary disruption for my organisation? (2022) by Dr Stephen Dobson supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0