Ensuring safe and appropriate use of social media
1. Pwysigrwydd bod yn ddiogel ac yn briodol
Mae’r cyfryngau cymdeithasol yn offeryn buddiol dros ben a all gyfoethogi proffil sefydliadau treftadaeth os defnyddir ef yn effeithiol. Fodd bynnag, gall defnydd amhriodol o dechnoleg a’r cyfryngau cymdeithasol arwain at risgiau sylweddol, nid yn unig i’r unigolion dan sylw ond hefyd i enw da’r sefydliad. Yn wir, un o gyfrifoldebau pwysig ymddiriedolwyr yw diogelu enw da eu helusennau. Yn yr adnodd hwn, cewch eich cyflwyno i rai dulliau a all eich helpu i sicrhau y bydd modd defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol yn briodol yn eich sefydliad.
2. Defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol yn ddiogel
Mae ein harbenigwr, Dr Ruth Daly o Brifysgol Leeds, yn trafod yr hyn y dylech ei ystyried pan fydd unrhyw un yn defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol yn eich sefydliad.
Rhaid i’r staff a’r gwirfoddolwyr fod yn ymwybodol o’r ffaith eu bod yn llysgenhadon ar gyfer eich sefydliad a bod y cyfryngau cymdeithasol ar gael yn gyhoeddus. Hefyd, mae’n bwysig ichi gyfleu safbwynt moesegol eich sefydliad yn glir i’r staff hynny a fydd yn delio â’ch cyfryngau cymdeithasol. Mae’n bwysig ichi gael eich polisïau ysgrifenedig eich hun ar gyfer eich staff a’ch gwirfoddolwyr – polisïau’n ymwneud â defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol mewn modd diogel a phriodol. Yna, bydd y polisïau hyn yn datblygu’n bolisïau defnydd priodol a derbyniol (AUP) y gellir eu rhoi ar waith trwy eich sefydliad. Cyn dechrau ar unrhyw waith am dâl neu waith di-dâl i’r sefydliad, dylai eich staff a’ch gwirfoddolwyr ddarllen eu hamodau, a chytuno iddynt.
Dyma argymhellion allweddol:
- Gwnewch yn siŵr fod yr holl gyfryngau cymdeithasol yn cyd-fynd â pholisi moesegol eich sefydliad.
- Ni ddylid rhannu cynnwys a allai fod yn ddifenwol, yn anllad neu’n enllibus.
- Ni ddylid postio sylwadau sy’n arddangos ymddygiad hynod anghyfrifol neu dor cyfraith o unrhyw fath, neu sy’n ymddangos fel pe baent yn cefnogi’r cyfryw bethau. Rhaid dweud yn glir wrth y staff a’r gwirfoddolwyr mai nhw sy’n gyfrifol am y data ar eu dyfeisiau cyfathrebu electronig.
Mae canllawiau arferion da y Manchester Safeguarding Partnership (MSP) yn cynnig man cychwyn defnyddiol o ran ystyried sut i ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol yn ddiogel.
Gall ymgysylltu ar y cyfryngau cymdeithasol esgor ar effeithiau cadarnhaol dirifedi i sefydliadau treftadaeth. Er mwyn sicrhau y gellir gwireddu’r rhain yn llwyr, byddai’n syniad da ichi lunio polisi cyfryngau cymdeithasol ar gyfer eich sefydliad. Gallwch ddod o hyd i un dull posibl yn adran 3 yr adnodd hwn.
3. Creu eich polisi cyfryngau cymdeithasol
Arfer da ar gyfer eich sefydliad fyddai sicrhau bod gennych bolisi’n ymwneud â defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol mewn modd diogel a phriodol. Cofiwch mai sefydliadau unigol sy’n gyfrifol am sicrhau bod polisïau’n gyfreithiol gynhwysfawr. Er mwyn eich helpu yn hyn o beth, gallwch lawrlwytho templed polisi cyfryngau cymdeithasol (PDF file, 603kb) a grëwyd gan Voluntary Action South Lanarkshire (VASLan). Mae fersiwn Word y gellir ei golygu ar gael i’w lawrlwytho isod.
Lawrlwythwch fersiwn Word o’r templed y gellir ei olygu (223kb).
Sylwer: bydd angen ichi lunio dogfen bolisi deilwredig ar wahân ar gyfer pob grŵp yn eich sefydliad, er enghraifft gwirfoddolwyr, staff cyflogedig, ymgynghorwyr, contractwyr ac ati. Efallai hefyd y bydd Heritage Digital template for social media guidelines yn ddefnyddiol.
4. Rhagor o adnoddau
Museum of Oxford – Polisi Cyfryngau Cymdeithasol
Y Cyngor Proffesiynau Iechyd a Gofal – Social media case studies
MSP: Use of social media by practitioners & volunteers – advice for all
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "Ensuring safe and appropriate use of social media (2022) by Dr Ruth Daly supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
