1. Rhagarweiniad

Mae’r sffêr ddigidol yn cynnig posibiliadau diddiwedd ar gyfer darganfod gwybodaeth am y rhai rydych chi’n rhyngweithio â nhw, i’r graddau fel y gall cael cynnig nifer o ddewisiadau ac opsiynau ymddangos fel lle brawychus i fod. Mae ystadegau ym mhobman – o adroddiadau Facebook i’r Google Analytics amlweddog – y mae pob un ohonyn nhw’n gallu bod mor ddefnyddiol, ond weithiau’n llethol.

Os ydych chi am gael gwybodaeth drylwyr, neu ddarganfod rhywbeth mwy penodol, mae’n syniad da torri’ch cwys eich hun. Y newyddion da yw bod dechrau cael adborth ymwelwyr drwy’ch llwyfannau ar-lein eich hun yn hawdd – ar ôl i chi benderfynu beth i’w wneud a’i ofyn – a beth sy’n well yw bod sawl ffordd o’i wneud, a gallwch chi wneud y rhan fwyaf ohono am ddim neu am ychydig o gost.

Bydd hyn yn dod â llawer o fanteision i chi. Bydd yn rhoi’r cyfle i chi ddod i adnabod eich cynulleidfaoedd digidol yn yr un ffordd ag y gallech chi adnabod, yn reddfol, eich cynulleidfaoedd sy’n ymweld neu’n mynychu. Gallwch chi ddefnyddio’r wybodaeth rydych yn ei chasglu yma i’ch helpu i adeiladu segmentau cynulleidfaoedd (Sut i ddefnyddio segmentu i ddeall fy nghynulleidfaoedd), neu i gael gwybod beth a allai ysgogi’ch cynulleidfaoedd ar-lein i ymweld neu ymgysylltu mwy, i helpu i ddeall profiadau pobl o’ch sefydliad neu eich helpu i ysgrifennu ceisiadau cymhellol am gyllid ac adeiladu achosion dros gefnogaeth.

Does dim angen cynhyrfu am adborth; gyda’r canllaw hawdd, ymarferol yma, byddwch chi ymhell ar y ffordd i ychwanegu hyn at eich portffolio o declynnau i adeiladu sefydliad mwy cynaliadwy, cadarn, drwy ddod i adnabod eich cynulleidfaoedd yn well.

 

2. Beth rydych chi eisiau ei wybod?

Y rhan anoddaf o hyn yw penderfynu, ‘Beth rydw i eisiau ei wybod’, mewn gwirionedd, a hefyd ,’Gan bwy rydw i eisiau ei ddarganfod?’. Defnyddiwch eich cyfleoedd i gael adborth yn ddoeth – nid yw cynulleidfaoedd (ar-lein neu all-lein) am gael eu peledu drwy’r amser â holiaduron neu ddarnau o ymchwil diddiwedd. Ceisiwch beidio ag ymateb yn ddifeddwl i’r angen i ddarganfod rhywbeth gan eich cynulleidfaoedd. Os oes angen i chi wybod rhywbeth penodol, arhoswch ychydig os gallwch chi, nes i chi allu ei gynnwys mewn rhywbeth mwy sylweddol, fel nad ydych chi’n mynd allan at yr un grŵp o bobl yn rhy aml i gasglu gwybodaeth.

Ystyriaeth arall yw manteision bod ag ymagwedd ‘barod drwy’r amser’ tuag at adborth, o gymharu ag anfon darn o ymchwil untro. Er enghraifft, efallai y byddwch chi eisiau i bawb sydd wedi ymweld â’ch safle gael y cyfle i lenwi arolwg adborth i ymwelwyr ar-lein ar ôl iddyn nhw ymweld, neu gyflwyno grŵp o eiriolwyr y gallwch chi gynnal grwpiau ffocws chwarterol ar-lein gyda nhw. Yn y ddau achos yma, bydd angen i chi asesu’r canlyniadau’n amlach a gweithredu arnyn nhw.

Dylai fod gennych chi ‘gwestiwn’ mawr’ mewn golwg, hynny yw, beth yw’ch nod o’r adborth hwn? Ai’r nod yw gwella’ch profiad ymwelydd? Neu ddiffinio dyfodol eich sefydliad? Neu adeiladu’ch ymgysylltiad â chynulleidfaoedd drwy ddeall eu profiadau’n well?

Ac wrth gwrs, mae’n syniad da cael cymysgedd o adborth meintiol (ffeithiau caled, niferoedd, atebion amlddewis) ac adborth ansoddol (cyfle i ysgrifennu rhyddiaith neu destun rhydd, neu siarad a thrafod yn rhydd). Bydd adborth meintiol yn rhoi sylfaen gadarn dda i chi i’ch helpu i wneud penderfyniadau, tra bod adborth ansoddol yn gallu eich helpu i adeiladu darlun cyfoethocach o feddyliau rhywun, ac yn aml, dyma le mae’r eiliadau hynny o ysbrydoliaeth i’w cael.

Dyma rai pethau meintiol yr hoffech chi eu gwybod, o bosibl:

• Demograffeg: yma ceir rhai hanfodion, er enghraifft, ystod oedran bras, lleoliad, cyfansoddiad teuluol ac ati. Efallai y bydd hefyd yn eich helpu i ddiffinio pwy rydych chi eisiau darganfod gwybodaeth ganddo – er enghraifft, efallai mai dim ond gan bobl sy’n byw yn eich rhanbarth yr hoffech chi gael gwybodaeth ganddyn nhw.
• Diddordebau: rhestr wirio o bethau sy’n berthnasol i’ch sefydliad, neu’n ehangach os teimlwch ei bod yn berthnasol i’r ffordd rydych chi’n gwneud penderfyniadau.
• Tebygolrwydd o wneud rhywbeth: ‘Pa mor debygol ydych chi o ymweld yn y – mis; 2-3 mis, 4-6 mis; 6+ mis nesaf?’, neu ‘pa mor debygol ydych chi o’n hargymell ni i ffrind?’
• Arferion: ‘Ydych chi wedi ymweld o’r blaen?’. ‘Pa mor aml ydych chi’n ymweld ag atyniadau treftadaeth?’
• Atgyfeiriadau: ‘Sut clywsoch chi amdanom ni?’, gan gynnwys rhestr wirio gydag opsiwn ‘arall’.
• Datganiadau: pethau y gallwch chi eu rhoi ar raddfa o 1–5 o ‘Gytuno’n Gryf’ i ‘Anghytuno’n Gryf’.

A dyma rai pethau ansoddol yr hoffech chi ddechrau trafodaeth arnyn nhw, o bosibl:

• Profiadau: Sut roedd hyn yn gwneud i chi deimlo?’, ‘Sut byddech chi’n disgrifio eich profiad ar y cyfan?’, ‘Beth oedd eich ymateb i’r arddangosfa?’, ‘Beth oeddech chi’n ei hoffi fwyaf?’, ‘Beth oeddech chi’n ei hoffi leiaf?’
• Canfyddiad: ‘Sut byddech chi’n disgrifio’r sefydliad mewn ychydig eiriau’n unig?’, ‘Beth sy’n ein gwneud ni’n wahanol i leoedd eraill y gallech chi fod wedi bod iddyn nhw?’
• Y dyfodol: ‘Pe baech chi’n dod eto, beth byddech chi’n ei newid?’ ‘A oedd rhywbeth a oedd yn eisiau o’ch diwrnod allan?’

 

3. Pwy rydych chi eisiau gofyn iddyn nhw?

Bydd penderfynu pwy hoffech chi ofyn iddyn nhw am adborth yn eich helpu i ddewis pa sianeli sydd eu hangen arnoch chi i gyfathrebu hynny.

Os ydych chi am gael adborth gan y rhai sydd wedi ymweld â chi:

• Casglwch gyfeiriadau e-bost ar y safle neu fel rhan o broses archebu (mae’n well byth llunio rhestr bostio o’r rhai sydd wedi bod ac sydd â diddordeb) ac anfon e-bost atynt gyda dolen i holiadur; neu gais i gymryd rhan mewn sesiynau adborth
• Gosodwch bosteri o god QR ar y safle, gyda dolen i’ch ffurflen adborth a galwad i weithredu, neu gais i gymryd rhan mewn sesiynau adborth

Os ydych chi am glywed barn y rhai rydych wedi ymgysylltu â nhw’n ddigidol:

• Postiwch y cais ar eich gwefan, nail ai fel botwm neu stori ar eich hafan dudalen
• Postiwch amdano ar eich sianeli cyfryngau cymdeithasol gyda galwad i weithredu a gyda chais cymhellol am gymorth pobl wrth ddiffinio dyfodol y sefydliad, a pham rydych chi’n ei wneud

 

4. Sut: ffurflenni a holiaduron

Un o’r ffyrdd hawsaf o gasglu adborth yw ar ffurflen adborth. Maen  nhw’n hawdd eu hadeiladu; gallwch eu gwneud nhw mewn adrannau fel nad yw’n teimlo fel un holiadur hir, ac os ydych chi am fynd i’r lefel nesaf, gallwch chi hyd yn oed ddiwygio pa gwestiynau a ofynnir i rywun nesaf ar sail eu hymatebion blaenorol. Gallwch chi ofyn pob un o’ch cwestiynau meintiol ac ansoddol fel hyn.

A hwythau yn rhad ac am ddim, ac yn hawdd i’w defnyddio, Google Forms yw lefel mynediad ffurflenni adborth. Maen nhw’n syml eu golwg, yn rhoi opsiynau i chi ar gyfer dewis lluosog, blychau ticio, botymau opsiwn, cofnodion rhifol, cofnodion wedi’u diffinio ymlaen llaw, testun byr ac ymatebion testun hirach. Am fod Google Forms yn casglu eich ymatebion, bydd yn dangos siartiau cylch a graffiau i chi hefyd, er mwyn i chi gael trosolwg cyflym o rywfaint o’r wybodaeth feintiol.

Ydych chi eisoes yn defnyddio Mailchimp? Mae llawer o sefydliadau treftadaeth yn ei ddefnyddio, gan ei fod yn cynnig rhai galluoedd llwyfan e-bost am ddim, yn ogystal ag opsiynau cost isel, ac mae ganddo declyn arolwg yn rhan ohono, hefyd. Mantais hyn yw ei bod yn debyg bod Mailchimp yn storio eich data e-bost yn barod. Gall wneud yr holl bethau hynny a restrir gan Google, a gall hefyd anfon arolwg yn awtomatig at y rhai sydd wedi ymuno â’ch rhestr bostio. Gallwch chi e-bostio grŵp o ymatebwyr i gwestiwn, hefyd.

Ac yna mae SurveyMonkey – er nad oes ganddo’r dull integreiddio e-bost fel sydd gan Mailchimp, gall gynnig mwy o hyblygrwydd i chi o ran sut mae eich holiaduron a’ch ffurflenni adborth wedi’u strwythuro. Yn fy mhrofiad i, dyma’r llwyfan sydd ar gael i bawb y bu sefydliadau ymchwil yn debygol o ofyn i mi ei defnyddio wrth weithio mewn partneriaeth â nhw. Fodd bynnag, i ddefnyddio’r teclynnau yma, mae cost, ond nid yw’n ddrud o ystyried dyfnder yr adborth y byddwch chi’n ei gael yn ôl.

Yn olaf, gan ddibynnu beth yw CMS eich gwefan, gallech chi adeiladu un yn uniongyrchol i’ch gwefan gan ddefnyddio ategyn. Yn fy marn i, mae hyn yn iawn am adborth cyflym, bachog, lle efallai mai dim ond cwpl o gwestiynau byr rydych chi eisiau eu gofyn, neu i ofyn i bobl a hoffen nhw ymuno â rhestr bostio. Ar gyfer popeth arall, byddwn i’n defnyddio teclyn wedi’i ddylunio’n benodol fel y rhai a restrir uchod.

Pethau i’w cofio:

• Strwythurwch eich arolwg fel ei fod yn gwneud synnwyr i’r person sy’n ei lenwi – gofynnwch gwestiynau sylfaenol/am ddemograffeg yn gyntaf, rhowch gwestiynau eraill mewn grŵp yn ôl rhan o’ch sefydliad neu faes pwnc rydych chi eisiau adborth arno (fel arddangosfeydd, cyfleusterau ar y safle, ymwybyddiaeth gyffredinol ac ati).
• Peidiwch â gofyn cwestiynau arweiniol: gofynnwch i ffrind beirniadol ddarllen trwy eich cwestiynau cyn i chi anfon eich holiadur allan neu ei agor. Os yw rhai cwestiynau’n arweiniol eu natur a does dim modd osgoi hynny, trowch nhw’n ddatganiadau yn lle hynny, gyda graddfa symudol o ‘Gytuno’n Gryf’ i ‘Anghytuno’n Gryf’.
• Peidiwch â newid a chyfnewid fformat yr ymatebion rydych chi am eu cael. Os ydych chi’n gofyn mewn un rhan o’r arolwg am ateb ‘Cytuno’r Gryf / Cytuno / Ddim yn Cytuno Nac yn Anghytuno / Anghytuno’n Gryf’, peidiwch ag ychwanegu graddfa 1-10 mewn mannau eraill. Cadwch y fformatau mor debyg â phosibl fel y gall y person sy’n ei lenwi i mewn ei lywio’n hawdd.
• Os ydych chi am gael adborth drwy’ch gwefan, gallech chi roi cynnig ar arolwg naid. Mae’r diwydiant rhwng dau feddwl am y rhain – mae rhai yn eu caru, mae rhai yn eu casáu. Beth bynnag, mae’n ddigon gwir eu bod yn gwneud y cais yn amlwg, a gallan nhw fod yn ffordd o lunio’ch rhestr bostio.

 

5. Sut: grwpiau ffocws a chylchoedd cynulleidfaoedd

Mae grwpiau ffocws a chylchoedd cynulleidfaoedd yn wych ar gyfer adegau pan fydd angen i chi gynyddu dyfnder eich dealltwriaeth. Nod y grwpiau hyn ddylai fod cael adborth llawn cynnwys, ansoddol gan eich cynulleidfaoedd, y gellir ei defnyddio i adeiladu neu helpu i ddiffinio amcanion strategol.

Yn gyntaf, recriwtio. Meddyliwch am beth rydych chi am ei wybod er mwyn gwybod pwy mae angen i chi ei gynnwys yn y sesiynau. Gallwch chi recriwtio pobl am grŵp ffocws yn yr un ffordd ag y byddech chi’n eu gwahodd i gymryd rhan mewn holiadur, neu hyd yn oed o ganlyniad i holiadur, gan ddibynnu ar sut gwnaethon nhw ymateb. Gallwch chi anelu at gael cymysgedd bras o bobl os ydych chi am gael cynrychiolaeth eang o’r hyn mae cynulleidfaoedd yn ei feddwl am eich sefydliad a’i weithgareddau, neu efallai bod gennych chi grŵp targed penodol mewn golwg. Yn olaf, meddyliwch yn ofalus am faint o bobl rydych am eu cael yn eich grŵp, yn enwedig mewn cyd-destun ar-lein. Hyd yn oed gyda 10 i 15 o bobl, mae’n debyg y bydd angen i chi ddefnyddio mannau ymneilltuo rywbryd. Mae’n well cynnal nifer o sesiynau llai o bobl.

Efallai y bydd angen hefyd i chi gymell cyfranogwyr i ymuno gan y gall grwpiau ffocws fod yn weithgaredd eithaf dwys. Yn syml, gallech chi dalu pobl, neu gynnig talebau (sylwer ei bod yn arfer gorau cynnig talebau i rywbeth fel Amazon neu frand y stryd fawr, nid ar gyfer eich sefydliad eich hun, gan y bydd hynny’n dileu grŵp o gyfranogwyr sydd ar gael i chi). Hyd yn oed mewn cyd-destun elusennol, mae angen i chi roi rhywbeth yn ôl i bobl am eu hamser. Ni fyddwch yn recriwtio’r grŵp gorau o bobl os oes angen i chi ddibynnu ar ewyllys da.

Yn ail, trefnu.  Yn y byd yma ar ôl Covid, rydyn ni i gyd wedi arfer â chyfathrebu mewn ffyrdd nad oedden ni wedi’u defnyddio o’r blaen o bosibl. Bydd y rhan fwyaf o bobl wedi defnyddio Zoom, Google Meets neu Microsoft Teams rywbryd, boed hynny ar gyfer cyfarfod gweithio gartref neu ar gyfer y cwisiau teuluol nos Sul hynny a wnaethom ni i gyd. Peidiwch â gadael i’r her o geisio cael grŵp ffocws at ei gilydd yn bersonol fynd yn rhwystr – gallech chi gael cyfle i sgwrsio â phobl ledled y byd os mai dyna oedd ei angen ar eich sefydliad.

Yn drydydd, dylunio. Meddyliwch am y cwestiynau rydych chi am eu gofyn. Efallai y bydd angen cwestiynau byrrach, haws eu hateb ar grwpiau ffocws i ddechrau sesiwn i roi pawb yn yr hwyl. Oes angen i chi wneud cyflwyniad byr i ddechrau, i osod y llwyfan? Yna, unwaith i bawb ymgartrefu, dylech chi anelu at ofyn cwestiynau penagored a chynnig datganiadau penagored i ysgogi trafodaeth. Gallwch chi hefyd wneud profion senarios, lle rydych chi’n cyflwyno ffyrdd amgen y gall rhywbeth ddigwydd, i fesur sut mae grŵp yn teimlo am y posibiliadau.

Yn bedwerydd, hwyluso. Rhan anoddaf y gwaith o gynnal grŵp ffocws yr hwyluso’r sesiwn; efallai y byddwch chi hyd yn oed am ofyn i rywun sydd wedi’i hyfforddi i redeg grwpiau fel hyn ei wneud i chi. Mewn gofod ffisegol efallai y byddech chi’n defnyddio siart droi, nodiadau gludiog, propiau, hyd yn oed. Gallwch chi ddefnyddio teclynnau ar-lein megis bwrdd Mural i wneud llawer o hynny ar-lein (paratowch y byrddau ymlaen llaw), a gall pawb ei gael ar y sgrin hefyd, i roi eu nodiadau gludiog neu eu sylwadau arno.

Mae gan rai o’r llwyfannau cyfarfod declynnau y gallwch chi eu hychwanegu er mwyn helpu i hwyluso’ch sesiwn, fel pleidleisiau a pholau. A sicrhewch eich bod yn recordio’r sesiwn (ar ôl dweud wrth bawb eich bod yn gwneud hynny!), fel y gallwch chi wrando arno eto.

Yn bumed, crynhoi a diolch. Sicrhewch eich bod yn crynhoi eich sesiwn ar y diwedd, a diolch i bawb am ddod.

 

6. Sut: adborth hwyliog

Iawn, felly mae popeth hyd yn hyn wedi bod yn eithaf manwl, am reswm da. Ond mae siŵr o fod ffyrdd hwyliog o gael adborth, on’d oes?

Yn hollol, ond maen nhw’n cael eu defnyddio orau ar gyfer ergyd adborth cyflym ar rywbeth sy’n weddol ddibwys. Dyma le y gall y cyfryngau cymdeithasol gamu i’r adwy’n fwy amlwg. Beth bynnag yw’r sefyllfa, rydych chi’n adeiladu perthynas â’ch cynulleidfa ar-lein ac yn gofyn i rywun ymgysylltu mewn ffordd fwy gweithredol, sydd ond yn gallu bod yn beth da.

• Ar Instagram, gallwch chi … ychwanegu pleidleisiau at eich storïau, gwneud cwis, gofyn cwestiynau y gall pobl ymateb iddyn nhw’n syth, ychwanegu botwm llithro i ddangos faint mae rhywun yn hoffi rhywbeth.
• Ar Twitter, gallwch chi … wneud pôl a gofyn cwestiynau amlddewis gyda therfyn amser penodol arnyn nhw.
• Ar Facebook, gallwch chi … greu postiad a gofyn am sylwadau (byddwch yn ofalus, gall ymatebion testun rhydd ennyn atebion sy’n annisgwyl o gryf am rywbeth nad yw’n bwysig iawn, yn eich tyb chi).
• Ar eich gwefan, gallwch chi … ychwanegu ategyn sydd ag ymateb gweplun syml o hapus / iawn / trist i asesu tudalen neu broses benodol.

Dydw i ddim yn mynd i esgus y bydd unrhyw ran o hyn yn gwneud dadl gymhellol dros gynllun busnes. Ond byddwch yn greadigol, oherwydd gallai rhai o’r teclynnau hyn fod yn ddefnyddiol iawn i chi, a gallan nhw arwain at niferoedd uchel iawn o bobl yn cymryd rhan ynddyn nhw oherwydd eu bod nhw’n hawdd.

 

7. Asesu a gwerthuso

Unwaith i chi goladu’ch adborth, eich cam olaf yw asesu a gwerthuso’r data. Mae’r posibiliadau’n rhy niferus o lawer i mi eu trafod yma. Dim ond cwpl o’r cynghorion gorau:

• Cofiwch beth oedd eich cwestiwn mawr, beth roeddech am ei wybod yn y lle cyntaf – ydych chi wedi’i ateb?
• Cyflwynwch yr wybodaeth mewn ffordd sy’n ateb y cwestiwn, ddim o reidrwydd yn yr un ffordd ag y mae Google Forms neu lwyfannau eraill o’r fath yn dangos yr wybodaeth yn ddiofyn. Efallai y bydd angen i chi chwarae gyda’r data yma.
• Trwy wneud unrhyw beth y sonnir amdano yma, rydych chi’n creu cronfa o gyfranogwyr ymroddedig, gweithredol sydd bellach â diddordeb dyfnach yn eich sefydliad. Rhowch wybod iddyn nhw am y canlyniadau a’r hyn rydych chi’n bwriadu ei wneud gyda’r hyn y gwnaethan nhw helpu i baratoi’r ffordd ar ei gyfer. Parhewch i ennyn eu diddordeb a’u brwdfrydedd o ran yr hyn rydych chi am ei gyflawni.
• Yn olaf, daliwch ati – mewn gwirionedd, dylai adborth ac ymchwil fod yn broses barhaol, i sicrhau eich bod yn bodloni’ch amcanion strategol, a bod pobl yn deall eich sefydliad.

 

8. Casgliad

Mae casglu ymchwil drwy eich cynulleidfaoedd ar-lein yn ddarn o waith mor strategol, hygyrch, hawdd ei fabwysiadu y gallwch ei wneud. Peidiwch â thanamcangyfrif yr effaith y gallai ei chael ar sut rydych chi’n penderfynu beth yw camau nesaf eich sefydliad, a sut y gallwch chi wella.

Ar y cyfan, mae pobl yn hapus i gynnig amser i elusennau a sefydliadau treftadaeth gyda’u meddyliau – manteisiwch ar ‘ddyngarwch meddwl’ pobl, a byddwch yn siŵr o gadw eich sefydliad ar y trywydd iawn. Gyda’r holl declynnau uchod yma, does dim rheswm i beidio, mewn gwirionedd.

 

 

Browse related resources by smart tags:

Audience research Digital engagement Feedback Online audience engagement Visitor Visitors

Resource type: How to guide / Toolkit

Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "How to get visitor feedback online to improve what you do (2022) by Edward Appleyard supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0