1. Cyflwyniad

Mae sgiliau cynnwys digidol yn hanfodol, ond yn aml maent yn gallu cymryd amser hir i’w datblygu. Gall fod yn arbennig o anodd i’r rhai yn y sector treftadaeth, sy’n cael ei ategu gan rolau dros dro a rolau sydd wedi’u cyllido drwy brosiectau, ochr yn ochr â gwaith ein gwirfoddolwyr gwych. Mae’r unigolion hyn yn gallu cael effaith fawr ar eich sefydliad, ond mewn rhai achosion, mae eu gwybodaeth a’u hôl troed digidol yn gadael pan fyddan nhw’n gadael.

Un risg sy’n wynebu sefydliadau treftadaeth yw bod sgiliau a gwybodaeth yn cael eu colli pan fydd y bobl sy’n gweithio gyda nhw’n gadael. Gall y golled arwain at lu o broblemau, fel anallu i ddefnyddio technoleg, cronni a chynhyrchiant is.

Efallai bod gwirfoddolwr wedi sefydlu cyfrif cyfryngau cymdeithasol newydd, neu wedi creu ffolderi o wybodaeth ar eu gyriant Google Drive personol. Neu efallai mynychodd gweithiwr ambell i gwrs sgiliau digidol tra’u bod yn eu swydd. Os nad ydych chi’n cael mynediad i’r wybodaeth honno cyn iddynt adael, aiff yr wybodaeth honno ar goll.

Gall sefydliadau treftadaeth liniaru’r golled sgiliau a gwybodaeth honno drwy dechnegau cadw effeithiol. Mae’n bwysig ein bod yn cadw ac yn cipio’r sgiliau a’r wybodaeth hyn cyn i bobl adael, yn y gobaith o sicrhau rhychwant ehangach o wybodaeth ar draws timau yn y dyfodol.

Yn yr erthygl hon, rydym yn archwilio rhai camau hawdd i feistroli’r gwaith o gadw gwybodaeth a dangos i sefydliadau treftadaeth sut y gallant ddiogelu eu hunain rhag colli sgiliau cynnwys digidol.

 

2. Nodi gwybodaeth a sgiliau

Y dasg gyntaf yw nodi sgiliau cynnwys digidol rydych chi am eu cadw. Mae hynny’n mynnu bod sefydliadau treftadaeth yn meddwl am y sgiliau perthnasol maent yn meddu arnynt ar hyn o bryd. Cofiwch fod rhywfaint o wybodaeth yn hawdd ei dysgu, a bod rhywfaint o wybodaeth a fydd yn mynd yn ofer dros amser.

Er mwyn cael gwell gafael ar wybodaeth a sgiliau presennol, gall sefydliadau treftadaeth gynnal archwiliad sgiliau digidol. Nod yr archwiliad yw amlygu cryfderau a gwendidau o ran amrywiol sgiliau cynnwys ar draws sefydliad, gan ddatgelu unrhyw fylchau yn eich gwybodaeth a meysydd lle mae gwybodaeth yn gadarn.

Mae digon o adnoddau sy’n eich helpu i gynnal archwiliad sgiliau digidol. Teclyn rhagorol yn hyn o beth yw’r Digital Check-up, a grëwyd gan Gyngor Sefydliadau Gwirfoddol yr Alban. Mae’r teclyn yn caniatáu i sefydliadau treftadaeth fapio galluoedd digidol drwy gwestiynau sy’n archwilio sgiliau staff a gwirfoddolwyr, a fydd yn helpu i gael gafael ar wybodaeth ehangach yn y sefydliad hefyd.

Gall data yn sgil yr archwiliad lywio hyfforddiant a rhannu gwybodaeth. Mantais ychwanegol i’r archwiliad yw datgelu gwybodaeth nad oedd sefydliadau’n sylweddoli oedd ganddyn nhw – gallai staff a gwirfoddolwyr fod yn bodledwyr, yn ddylunwyr neu’n godwyr medrus yn eu hamser rhydd, a gall sefydliadau ddefnyddio hyn ar gyfer prosiectau yn y dyfodol.

 

3. Gwneud rhannu gwybodaeth yn hawdd

Unwaith i chi gael eich canlyniadau a’ch bod yn gwybod pa sgiliau a gwybodaeth rydych chi am eu cadw, bydd angen i chi ddechrau hyfforddiant mewnol a sesiynau rhannu sgiliau. Bydd y sesiynau hyn yn berthnasol yn bennaf i wybodaeth sy’n hawdd ei throsglwyddo nad oes angen unrhyw sgiliau arbenigol i wneud hynny. Os gall rhywun ei ddysgu mewn cwta gwpwl o gyfarfodydd, mae’n ddelfrydol ar gyfer rhannu gwybodaeth.

Nodwch yr unigolion sy’n meddu ar sgiliau y mae’n hawdd eu rhannu, trefnu cyfarfod, a gofyn i’r unigolion gadw nodiadau y gall eraill gyfeirio atyn nhw am gymorth. Mae’r ddogfennaeth yma’n bwysig, am ei bod yn caniatáu i bobl gyrchu sgiliau heb i’r unigolyn fod yn bresennol. Bydd o’r cymorth mwyaf fel canllaw cam wrth gam ynghyd â sgrinluniau, neu ddeunyddiau gweledol eraill i wneud cyfarwyddiadau’n gliriach.

Mae tryloywder a hygyrchedd yn allweddol. Rydych am sicrhau bod cynifer o bobl â phosibl yn cael mynediad i’r sgiliau, yn arbennig yr unigolion sy’n gyfrifol am dasgau cysylltiedig.

Sicrhewch fod y ddogfennaeth yn cael ei llwytho i ffolderi cyffredin os oes rhai gennych, fel bod pawb yn gallu cyrchu’r wybodaeth. E-bostiwch y nodiadau’n uniongyrchol at y rhai sydd fwyaf tebygol o’u defnyddio, fel y bydd wastad o leiaf un person sy’n gallu eu rhannu ag eraill os bydd angen, a gallant ddod o hyd iddynt drwy chwilio’u mewnflwch.

Mae sawl ap sy’n gallu cynorthwyo rhannu gwybodaeth. Mae Zoho a GSuite yn opsiynau poblogaidd, ond mae llu o rai eraill ar y farchnad. Gwnewch eich ymchwil, ystyried eich anghenion, a dewis y feddalwedd neu’r llwyfan orau i’ch sefydliad. A chofiwch, yn anad dim, i symleiddio’r dasg o rannu gwybodaeth.

 

4. Ffurfiau mwy trylwyr o rannu gwybodaeth a sgiliau

Mae rhannu drwy hyfforddiant a sesiynau rhannu sgiliau’n bwysig. Ond mae angen hyfforddiant dyfnach ar gyfer rhai mathau o sgiliau cynnwys a gwybodaeth, yn arbennig os ydyn nhw’n gymhleth. Dyma’r mathau o dasgau nad oes modd eu dysgu drwy ddarllen dogfen neu drwy gyfarfodydd byr yn unig.

Y newyddion da yw bod ffyrdd syml o gadw sgiliau cynnwys a gwybodaeth o’r fath. Gall mentora, cysgodi, a chyfnewid swyddi oll fod yn bethau da, felly ystyriwn ni bob un yn fanylach.

Mentora

Dylai sefydliadau nodi mentoriaid (pobl sy’n meddu ar wybodaeth a sgiliau arbennig) a mentoreion (pobl y mae angen iddynt gyflawni gwybodaeth a sgiliau arbennig). Diben mentora yw cyrchu gwybodaeth, sgiliau, a phrofiad uwch gyflogeion neu gyflogeion sy’n perfformio’n uchel a throsglwyddo’r sgiliau mwy cymhleth hyn i gyflogeion eraill drwy ryngweithio cyson.

Hyfforddiant parhaus yw mentora yn y bôn, lle mae rhoi hyn ar waith a gosod nod yn rhoi hyder i’r mentorai eu bod yn gallu rhoi’r sgiliau a’r wybodaeth newydd ar waith. Ar gyfer cynnwys, gallai mentora fod yn arbennig o effeithiol am addysgu mentoreion sut i greu cynnwys drwy wahanol gyfryngau.

Manteision ychwanegol mentora yw ei fod yn tyfu sgiliau arwain y mentorai, gan wella cydweithrediad, creu dysgu dialogig drwy gyfathrebu, a chaniatáu i gyflogeion feithrin persbectifau newydd.

Cysgodi

Mae cysgodi yn y gwaith yn debyg i fentora, ond mae’n dibynnu’n fwy ar arsylwi. Mae un cyflogai neu wirfoddolwr yn arsylwi ar rywun arall wrth eu gwaith, gan wylio’r hyn maen nhw’n ei wneud dros gyfnod penodol, gan gymryd gwybodaeth i mewn drwy wylio. Mae cysgodi’n arbennig o effeithiol ar gyfer tasgau cynnwys penodol a chymhleth, gan ganiatáu i’r arsylwr ddysgu o bersbectif ehangach.

Mae cysgodi’n cynnig manteision dirifedi – mae’n magu hyder, yn trosglwyddo sgiliau’n effeithiol, yn datblygu ymwybyddiaeth ehangach o’r sefydliad – ond mae anfanteision hefyd. Gall cysgodi fod yn drwm ar amser, er enghraifft, a gall methu â dysgu’n ddigonol drwy arsylwi fod yn rhwystredig i gyflogeion.

Cyfnewid rolau

Mae cyfnewid rolau yn caniatáu i gyflogeion a gwirfoddolwyr sefydliad symud rhwng dwy swydd neu fwy yn rheolaidd er mwyn eu hamlygu i’r holl fertigolion mewn sefydliad. Ymagwedd rag-gynlluniedig yw hi, gyda’r amcan o gynyddu gwybodaeth, sgiliau a chymwyseddau.

Mae cyfnewid rolau’n torri natur undonog bosib gwaith, gan roi mwy o fewnwelediad i gyflogeion o’r sefydliad ehangach a phrofiad ehangach sy’n gallu bwydo i mewn i’w swydd arferol. Mae’n gyfle nid yn unig i weld beth mae aelod arall o staff yn ei wneud, ond i ddysgu sut maen nhw’n ei wneud fel y gallwch chi gymryd drosodd os bydd angen.

Anfantais cyfnewid rolau yw ei fod yn aml yn tynnu pobl i ffwrdd o’u tasgau craidd. Gallai dorri natur undonog gwaith, ond mae dal angen gwneud y gwaith hwnnw.

 

5. Ysgrifennu cynllun trosglwyddo

Mae gofyn i staff a gwirfoddolwyr sy’n gadael i ysgrifennu cynllun trosglwyddo’n gallu bod o gymorth mawr o ran cadw sgiliau a gwybodaeth yn eich sefydliad.

Dylai cynlluniau trosglwyddo manwl gynnwys gwybodaeth am brosiectau sydd ar y gweill, pa dasgau mae angen eu cwblhau, pobl berthnasol sy’n gweithio ar y prosiect ac a ddylai gael gwybod am ei gynnydd, efallai, ac unrhyw gysylltiadau a theclynnau maen nhw wedi’u defnyddio. Er enghraifft, os yw cyfrif wedi’i sefydlu ar gyfrif ar y cyfryngau cymdeithasol yn enw eich prosiect, dylai cynllun trosglwyddo nodi’r manylion sydd eu hangen arnoch chi i gyrchu hynny, gan gynnwys enwau defnyddwyr, y cyfeiriad e-bost sy’n gysylltiedig ag ef, a chyfrineiriau.

Yn ddelfrydol, dylai pob tasg sy’n cael ei throsglwyddo gael ei neilltuo i rywun sy’n aros yn y sefydliad, er mwyn ychwanegu atebolrwydd a sicrhau bod prosiectau’n parhau hyd yn oed pan fydd y person blaenorol a oedd yn edrych ar ei ôl wedi symud ymlaen.

Mae’n ddoeth dechrau’r broses o lunio cynllun trosglwyddo bythefnos cyn i rywun adael. Fel hynny, gall pobl sicrhau bod popeth yn eu gofal wedi’i gynnwys, gan gynnwys y mân fanylion o ddydd i ddydd y gellid eu hanghofio wrth feddwl yn fyrfyfyr.

Gallai sefydliadau treftadaeth eu hunain ddarparu rhestr wirio ar gyfer staff a gwirfoddolwyr cyn iddyn nhw adael er mwyn sicrhau bod yr holl adnoddau sydd eu hangen arnynt wedi’u cynnwys yn y cynllun trosglwyddo. Weithiau, mae pobl yn arbed pethau ar eu gliniaduron neu eu gyriant Google Drive personol. Drwy roi rhestr wirio iddynt, mae sefydliadau’n sicrhau bod ganddynt bopeth sydd ei angen ac nad ydynt yn colli unrhyw beth y gallai’r person sy’n gadael fod wedi’i hepgor.

 

6. Cynnal cyfweliadau ymadael

Mae’r cyfweliad ymadael wedi denu cyhoeddusrwydd gwael. Caiff cyfweliadau ymadael eu trin yn rhy aml o lawer fel sesiynau rhoi adborth, cyfleoedd i reolwyr wireddu eu camgymeriadau neu i gyflogeion wyntyllu cwynion.

Ond mae cyfweliadau ymadael yn declyn hanfodol i gadw gwybodaeth, yn ffordd o gipio gwybodaeth cyn iddi ddianc. Yn ein diwydiant ni, maen nhw hefyd yn ffordd ddefnyddiol o derfynu rolau sy’n seiliedig ar brosiectau a gwirfoddolwyr sy’n gadael y sefydliad.

Gan ddefnyddio’r dulliau uchod, gall sefydliadau treftadaeth sicrhau bod gwybodaeth a sgiliau cynnwys digidol yn cael eu rhannu drwy sefydliadau ac nad oes unrhyw sgiliau’n cael eu colli. Mae’n fater o ddatblygu prosesau syml, rhoi hyfforddiant manwl ar waith, a lliniaru colled gwybodaeth neu sgiliau drwy gyfweliadau ymadael effeithiol.

 

Browse related resources by smart tags:

Digital content Digital skills Digital volunteers Heritage Knowledge transfer Organisational structures Skills

Resource type: Articles

Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "How can I retain digital content skills and knowledge in my organisation? (2022) by Ioan Marc Jones, Charity Digital supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0