How can I document my content when staff leave the organisation?
1. Rhagarweiniad
Mae cadw sgiliau a gwybodaeth ddigidol pan fydd pobl yn gadael eich sefydliad yn bwysig iawn, yn enwedig ar gyfer sefydliadau treftadaeth lle mae gwirfoddolwyr yn newid ac mae llawer o brosiectau tymor byr.
Mewn sector gyda throsiant uchel – boed hynny oherwydd academyddion sy’n symud ymlaen neu brosiectau cymunedol sy’n newid dros amser – mae’n rhaid i sefydliadau sicrhau eu bod nhw’n rhannu’r wybodaeth y gweithiwyd mor galed i’w hennill cyn i bobl adael, er mwyn iddyn nhw symud ymlaen yn rhwydd, hyd yn oed pan fydd newid ymysg y staff.
Mae sawl mantais i rannu gwybodaeth. Mae’n cynyddu cynhyrchiant drwy leihau tagfeydd – os yw pawb yn gallu cyflawni tasg, yna does dim angen aros am rywun sy’n gallu ei gwneud. Mae’n arwain at fwy o gydweithredu, a gweithio fel tîm – pan fydd pobl yn deall y rolau gwahanol sy’n bwydo i mewn i’ch sefydliad, mae mwy o werthfawrogiad ganddyn nhw o sut mae pethau’n gweithio yn gyffredinol.
Yn olaf, mae’n helpu sefydliadau i ddiogelu eu hunain ar gyfer y dyfodol. Mae rhannu heriau, atebion a hyd yn oed manylion mewngofnodi yn golygu nad oes rhaid i’r gwaith ddod i ben achos bod y person a oedd yn gyfrifol amdano ar y dechrau wedi symud ymlaen. Mae’n golygu nad oes tasg heb rywun i fod yn gyfrifol amdani.
Mae’n golygu trosglwyddo gwybodaeth yn ddi-dor o un person yn y sefydliad i’r llall, eu helpu nhw i wneud eu swydd a galluogi’ch sefydliad i barhau i ffynnu yn absenoldeb rhywun arall.
2. Rhestr wirio ar gyfer cadw sgiliau
Yn y rhestr wirio yma, y gallwch chi ei lawrlwytho isod, rydyn ni’n dangos i chi sut y gallwch chi gofnodi sgiliau a gwybodaeth ddigidol yn eich sefydliad pe bai staff neu wirfoddolwyr yn gadael.
Mae pum cam i’w dilyn:
1. Nodi gwybodaeth a sgiliau
2. Rhannu gwybodaeth yn gyflym
3. Rhannu gwybodaeth dros amser
4. Annog trosglwyddo gwybodaeth
5. Cynnal cyfweliad ymadael
3. Lawrlwytho’r rhestr wirio
Lawrlwythwch y Rhestr wirio ar gyfer cadw sgiliau (pdf 166kb) a’i hargraffu i gael mwy o wybodaeth am bob un o’r camau yma ac i gadw llygad ar eich cynnydd.
Browse related resources by smart tags:
Digital content Digital skills Knowledge transfer Mentoring Skill retention
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "How can I document my content when staff leave the organisation? (2022) by Ioan Marc Jones, Charity Digital supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
