Principles for a successful technology refresh
1. Cyflwyniad
Fel arweinydd sefydliad treftadaeth, gwyddoch ei bod hi’n hollbwysig ichi feddu ar y dechnoleg iawn er mwyn ichi allu cyflawni eich amcanion strategol, pa un a yw’r amcanion hynny’n ymwneud ag ymgysylltu â chynulleidfaoedd newydd neu ddiogelu treftadaeth ar gyfer y dyfodol. Eto i gyd, go brin fod gennych yr adnoddau i uwchraddio eich systemau i’r systemau diweddaraf yn holl feysydd eich sefydliad. Sut y gallwch benderfynu rhwng blaenoriaethau anghyson? Sut y gallwch osgoi tarfu’n ormodol ar eich staff, eich gwasanaethau a’ch gweithrediadau?
Mae diweddaru technoleg yn cyfeirio at broses lle byddwch yn mynd ati’n barhaus i asesu eich systemau TG er mwyn gwneud yn siŵr eu bod yn dal i gyd-fynd ag anghenion eich sefydliad. Y nod yw cynllunio ar gyfer gwelliannau rhagweithiol yn hytrach nag aros hyd nes y bydd technoleg hen yn arwain at risg neu gost i’ch sefydliad, neu’n eich atal rhag gwireddu eich gweledigaeth.
Yn y canllawiau hyn mae ein harbenigwr, Elissa Truby, ymgynghorydd annibynnol ar gyfer y sector treftadaeth, yn esbonio’r egwyddorion ar gyfer diweddaru technoleg yn llwyddiannus, a hynny mewn modd a fydd yn lleihau costau ac yn amharu cyn lleied â phosibl ar eich sefydliad. Hefyd, ceir rhestr wirio o gwestiynau y dylech eu hystyried wrth gynllunio i ddiweddaru eich technoleg.
2. Pam y mae angen ichi ddiweddaru eich technoleg
Mae technoleg yn faes sy’n newid yn gyflym ac sy’n esblygu’n barhaus. Efallai fod nifer o’r asedau sydd dan ofal eich sefydliad yn gannoedd o flynyddoedd oed, ond efallai nad ydynt wedi dirywio fawr ddim yn ystod y cyfnod hwnnw. Mewn gwrthgyferbyniad, mewn rhai blynyddoedd yn unig, gall eich systemau fod:
- yn anodd eu defnyddio
- yn ddrud i’w cynnal a’u cadw
- yn agored i ymosodiadau seiber neu fethiannau disymwth
- neu efallai na allant gynnig y swyddogaethau angenrheidiol.
Ar gyfer sefydliadau fel eich sefydliad chi – sef sefydliadau sy’n gofalu am hanes a chof diwylliannol – mae’r risg o golli data yn destun pryder mawr.
Gall moderneiddio technoleg arwain at drafferthion, felly y demtasiwn yw anwybyddu’r mater hyd nes y daw’n ofynnol ichi ddelio ag ef. Ond bydd y costau, y risgiau a’r ymdrech sy’n gysylltiedig â chynnal neu adfer systemau ‘hen ffasiwn’ yn fwy o lawer na phe baech yn trefnu i’w diweddaru’n rheolaidd. Hefyd, byddwch yn colli cyfleoedd i wella profiadau’r gynulleidfa a sbarduno cynhyrchiant.
Arwyddion sy’n dangos eich bod angen diweddaru eich technoleg
- Mae aelodau eich tîm TG yn treulio llawer iawn o’u hamser yn trwsio hen systemau
- Mae eich cyfarpar yn araf, yn diffodd yn annisgwyl neu’n cael problemau cysylltedd yn rheolaidd
- Rydych wedi gweld cynnydd mewn achosion seiberddiogelwch
- Nid yw eich cyfarpar wedi’i safoni trwy’r sefydliad
- Nid yw eich systemau’n cydymffurfio â rheoliadau cyfredol yn ymwneud â diogelu data
- Mae eich staff a’ch gwirfoddolwyr yn teimlo’n rhwystredig gan nad ydynt mwyach yn meddu ar yr offer y maent eu hangen i weithio’n effeithlon
- Nid yw eich ymwelwyr, eich rhoddwyr na’ch rhanddeiliaid eraill yn ymgysylltu cymaint ag y dymunwch â’ch sefydliad oherwydd rhwystrau technegol.
3. Egwyddorion ar gyfer diweddaru technoleg yn llwyddiannus
1 – Cynhaliwch arolwg o’ch amgylchedd technolegol
Wrth gynllunio i ddiweddaru technoleg, yn gyntaf rydych angen cael darlun cywir o’r dechnoleg sydd gennych eisoes, a pha mor hen ydyw. Y nod yw llunio rhestr o systemau – rhestr y gallwch ei hadolygu, ei diweddaru a’i defnyddio’n rheolaidd i bennu enillion cyflym, meysydd uchel eu risg a chyfleoedd i gyflwyno gwelliannau neu leihau costau.
2 – Ewch ati i flaenoriaethu ac ystyried gwerth
Mae hi’n amhosibl adnewyddu popeth ar unwaith. Penderfynwch ble y dylech fuddsoddi eich amser, eich ymdrech a’ch arian trwy bwyso a mesur y manteision a’r risgiau sy’n perthyn i drwsio, gwaredu, cadw neu ddisodli pob system. Gwnewch yn siŵr eich bod yn realistig a pheidiwch â gwneud pethau a fydd yn mynd y tu hwnt i’r adnoddau sydd ar gael.
Peidiwch ag anghofio am systemau sy’n ategu eich gweithrediadau craidd. Nid hawdd bob amser yw mesur y manteision sy’n perthyn i ddisodli systemau adnoddau dynol, cyllid neu storio ffeiliau ‘hen ffasiwn’, felly bydd angen ichi ystyried ffactorau megis gwerth y data a lefel ac amlder y defnydd a wneir o’r systemau hynny.
3 – Anelwch at symleiddio pethau
Dros y blynyddoedd, efallai eich bod wedi prynu cynhyrchion gan nifer o wahanol gyflenwyr, neu efallai eich bod yn talu am amryfal systemau sy’n gwneud yr un peth yn y bôn. Pennwch gyfleoedd i gyfuno a safoni eich technoleg er mwyn lleihau costau cymorth a chostau trwyddedu. Beth am archwilio systemau newydd sy’n eu diweddaru eu hunain yn awtomatig er mwyn rhyddhau amser eich tîm TG.
Cofiwch y bydd teilwra llawer ar systemau newydd yn golygu ychwaneg o waith i’ch tîm TG yn y pen draw. Gallwch osgoi cymhlethdodau trwy ddewis cynhyrchion parod, hyd yn oed pe bai hynny’n golygu addasu rhywfaint ar eich arferion gweithio.
4 – Amserwch bethau’n ofalus a chofiwch gyfathrebu
Mae amseru yn hollbwysig! Edrychwch ar yr hyn sy’n digwydd ledled eich sefydliad, nid yn unig yn yr adran TG. Mae’n debygol y bydd angen ichi gynnwys staff y tu allan i’r adran TG mewn gweithgareddau megis dadansoddi anghenion, glanhau data, cynnal profion a chyflwyno hyfforddiant ar gyfer systemau newydd. Bydd yr holl dasgau hyn yn tynnu’r staff oddi wrth eu cyfrifoldebau beunyddiol. Efallai y bydd hi’n amhosibl ichi ddod o hyd i amser delfrydol, ond rhaid ichi wneud yn siŵr y bydd modd i’ch staff oddef yr anawsterau ar y pryd. Gallwch wastad ystyried cyflwyno pethau gam wrth gam, er mwyn lleihau’r baich.
5 – Cofiwch brofi cyn buddsoddi
Pur anaml y bydd systemau newydd yn gweithio yn yr un modd yn union â’r hen rai, felly mae profion cysyniad a threialon yn ffyrdd gwych o weld a yw’r dechnoleg newydd yn debygol o weithio’n dda i’ch sefydliad, heb ichi orfod ymrwymo gormod o arian ymlaen llaw. Siaradwch â darpar gyflenwyr; yn achos sefydliadau treftadaeth, yn aml fe fydd cyflenwyr yn fodlon cynnig help llaw gyda phrofion cysyniad, naill ai am bris isel neu’n rhad ac am ddim.
6 – Paratowch ar gyfer yr annisgwyl
Neilltuwch gyllideb ar gyfer costau cudd, yn cynnwys diweddariadau yn y dyfodol, cymorth parhaus a ffioedd trwyddedu. Hefyd, dylech neilltuo amser ychwanegol yn eich cynllun ar gyfer delio â rhwystrau neu anawsterau posibl.
7 – Cofiwch am y data
Bydd diweddaru eich technoleg yn esgor ar gyfle i gychwyn o’r newydd. O ran y gwaith cynllunio, gwnewch yn siŵr eich bod yn rhoi trefn ar eich data cyn ei symud i system newydd. Efallai na fyddwch angen symud popeth; ac os byddwch yn symud data sensitif, dylech fod yn ymwybodol iawn o ddiogelwch a deddfwriaethau. Hefyd, bydd angen ichi ystyried gwneud copïau wrth gefn a chynnal profion wrth symud y data, er mwyn gwneud yn siŵr na fyddwch yn ei golli.
4. Y camau nesaf
Nawr eich bod yn ymwybodol o’r hyn sydd angen i chi ei ystyried wrth gynllunio adnewyddiad technoleg, lawrlwythwch y rhestr wirio hon (PDF file, 177kb) i fyfyrio ar bob un o’r pwyntiau uchod cyn i chi roi eich cynllun ar waith.
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "Principles for a successful technology refresh (2022) by Elissa Truby supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
