1. Cyflwyniad

Os ydych yn darllen yr arweiniad hwn, mae’n debygol iawn nad oes gan eich sefydliad ddigon o arian i wneud yr holl bethau y dymunwch eu gwneud. Yn ôl pob tebyg, rydych hefyd yn arweinydd sydd eisiau dadansoddi a fydd rhyw dechnoleg newydd yn fuddsoddiad ‘da’ i’ch sefydliad. Y broblem yn aml yw gwybod beth mae ‘da’ yn ei olygu. Yn aml, deuir i’r casgliad bod prosiectau digidol yn llwyddiannus neu’n drychinebus nid ar sail eu heffaith wrthrychol, ond ar sail sut y mae pobl yn teimlo yn eu cylch.

Mae dulliau o fesur Adenillion o Fuddsoddi yn anelu at gael gwared â’r elfen oddrychol mewn perthynas â phrosiectau digidol, gan eich galluogi i wneud penderfyniadau mwy cytbwys a thrwy hynny arwain at ganlyniadau gwell.

Adenillion o Fuddsoddi – y pethau sylfaenol

Mae adenillion o fuddsoddi yn mesur y budd ariannol a ddaw i ran sefydliadau yn sgil gwneud rhyw fuddsoddiad arbennig. Fel arfer, caiff ei fynegi ar ffurf pa gyfran o’r arian a fuddsoddwyd a gaiff ei hennill neu ei harbed yn flynyddol o ganlyniad i’r buddsoddiad hwnnw dros nifer o flynyddoedd.

Enghraifft

Buddsoddiad: Cost system docynnau newydd: £5,000 ar y cychwyn ynghyd â £1,250 y flwyddyn

Adenillion: Gwerthiant tocynnau o ganlyniad i’r system docynnau newydd: £2,500 y flwyddyn

Adenillion o Fuddsoddi	=	Adenillion Blynyddol / Cyfanswm y Gost
	=	£2,500 / £10,000
	=	0.25 (25%)

Yn aml, mae’n fuddiol cyfleu Adenillion o Fuddsoddi ar ffurf amser ‘talu’n ôl’, sef y nifer o flynyddoedd a gymerir i adennill y buddsoddiad gwreiddiol. Gellir cyfrifo hyn trwy rannu 100 gyda ffigur yr Adenillion o Fuddsoddi er mwyn canfod sawl blwyddyn a gymerir i adennill 100% o’ch buddsoddiad. Yn yr enghraifft hon, yr amser ‘talu’n ôl’ yw pedair blynedd (100/25).

 

2. Ar gyfer sut fathau o brosiectau y gallaf ddefnyddio Adenillion o Fuddsoddi?

Yma, mae ein harbenigwr, Andrew Evans o Think Philanthropy, yn eich tywys trwy’r buddion sy’n perthyn i Adenillion o Fuddsoddi a sut i wneud eich cyfrifiad eich hun.

Gallwch ddefnyddio dull Adenillion o Fuddsoddi ar gyfer unrhyw brosiect digidol sydd â chostau ac a fydd yn esgor ar fudd i’ch sefydliad. Y prosiectau symlaf yn hyn o beth yw prosiectau sydd â chost ariannol uniongyrchol ac sy’n esgor ar adenillion ariannol uniongyrchol. Yn yr enghraifft uchod, dyma gost y feddalwedd a gwerthiant y tocynnau.

Gallwch hefyd ddefnyddio dull Adenillion o Fuddsoddi pan fo’r costau/buddsoddiad yn anos eu cyfrifo, megis faint o amser y bydd y staff yn ei dreulio yn dysgu sut i ddefnyddio system newydd. Mae’n ddefnyddiol hefyd wrth fesur buddion llai amlwg, megis sut y gallai buddsoddi mewn technoleg cadwraeth ataliol newydd osgoi gwaith cadwraeth adferol drud ymhen 10 mlynedd.

Yn yr achosion hyn, bydd angen ichi ddefnyddio offer ychwanegol er mwyn sicrhau na fydd eich dull yn rhy optimistaidd. Hyd yn oed wedyn, mae’n bwysig ichi sylweddoli mai brasamcan yn unig fydd Adenillion o Fuddsoddi. Fodd bynnag, cyn belled ag y rhoddwch yr un dull ar waith yn gyson, bydd Adenillion o Fuddsoddi yn parhau i fod yn ddull defnyddiol a fydd yn eich galluogi i gymharu gwahanol opsiynau mewn modd ystyrlon.

Pam all dull Adenillion o Fuddsoddi fynd o’i le?

Y rheswm mwyaf cyffredin pam nad yw buddsoddi mewn technoleg ddigidol yn bodloni disgwyliadau sefydliadau yw gan nad oedd eu cyfrifon cychwynnol ynglŷn â’r costau a’r adenillion yn cynnwys yr elfennau iawn, neu gan eu bod yn hynod afrealistig. Hefyd, yn aml nid yw pobl yn ystyried gofynion amser yn eu cyfrifon. Yn yr adrannau a ganlyn, byddwn yn ystyried yr hyn y dylid ei gynnwys yn eich cyfrifiadau Adenillion o Fuddsoddi a sut i wneud y ffigurau hynny’n realistig.

Beth yw ‘buddsoddiad’?

Dylai cyfrifiadau Adenillion o Fuddsoddi wastad gynnwys costau uniongyrchol y dechnoleg y cynigiwch ei rhoi ar waith.

Fel arfer, pethau fel:

• Costau cyfalaf y galedwedd a’r feddalwedd
• Unrhyw gostau uniongyrchol a ysgwyddir wrth gaffael (e.e. ffi a delir i’r platfform caffael)
• Costau tanysgrifio parhaus Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) neu gostau cynnal a chadw/diweddaru
• Costau paratoi, fel trosglwyddo data o un CRM i un arall
• Costau hyfforddi uniongyrchol darparwr trydydd parti ar gyfer defnyddio eich technoleg newydd.

Efallai hefyd y byddwch yn dymuno cynnwys y costau anuniongyrchol sydd ynghlwm wrth fabwysiadu technoleg newydd. Gall y rhain fod yn anos eu cyfrifo, ond yn aml maent yn fwy na’r costau uniongyrchol a gallant wneud gwahaniaeth mawr i Adenillion o Fuddsoddi.

Maent yn cynnwys:

• Unrhyw incwm a gollir wrth osod y dechnoleg newydd. Er enghraifft, os bydd yn rhaid ichi gau mannau llogi ar gyfer cynnal cyfarfodydd tra caiff y dechnoleg newydd ei gosod. Yn yr un modd, efallai y bydd y nifer o docynnau a werthir ar system docynnau newydd yn is am fis neu ddau hyd nes y bydd y system ar waith yn llwyr.
• Costau’n ymwneud ag amser staff a fuddsoddir yn y prosiect. Yn aml, mae’n anodd pennu beth yn union fydd y gost hon. Mae rhai sefydliadau o’r farn fod amser staff yn gost graidd y byddid yn ei hysgwyddo beth bynnag. Ond oni bai bod gennych staff yn gwneud dim byd, rhesymol yw tybio bod yr holl oriau a dreulir ar eich prosiect digidol yn oriau a fyddai, fel arall, yn peidio â chael eu gweithio (arbed arian) neu’n peidio â chael eu treulio ar weithgarwch cynhyrchiol. Mae’r rhan fwyaf o sefydliadau’n tueddu i roi amcangyfrif rhy isel o’r amser staff sy’n ofynnol ar gyfer prosiectau digidol newydd, felly mae’n werth ichi gymryd gofal wrth ei gyfrifo.

Beth yw ‘adenillion’?

Yn gyffredinol, mae rhagamcanu adenillion yn anos – yn aml, mae’r costau’n weddol bendant, ond mae’r adenillion yn dibynnu ar amryfal ffactorau allanol. Er enghraifft, ni fyddai adenillion rhagamcanol ar gyfer system docynnau newydd mewn theatr yn 2018 wedi gallu rhagweld y byddai theatrau’n gorfod cau’n llwyr yn ystod 2020.

Dylech gynnwys yr eitemau canlynol wrth gyfrifo adenillion:

• Arbedion o ran costau uniongyrchol – er enghraifft, mae taliadau is yn perthyn i’ch system docynnau newydd o gymharu â’r hen un. Mae rhai arbedion o’r fath yn anos eu cyfrifo. Gallai gwario £50,000 ar gadwraeth ataliol yn awr atal dirywiad a fyddai’n costio £200,000 i’w gywiro ymhen 20 mlynedd. Ond efallai y byddai ein holynwyr ymhen 20 mlynedd yn dewis peidio â gwario’r arian hwnnw – felly ni fyddai unrhyw arian yn cael ei arbed.
• Cynhyrchu incwm uniongyrchol – Er enghraifft, mae blychau rhoddion digyffwrdd yn cynhyrchu £500 o roddion ychwanegol bob blwyddyn fesul blwch.
• Cynhyrchu incwm anuniongyrchol – Mae brwydr gleddyfau ryngweithiol anhygoel yn arwain at werthu rhagor o gleddyfau pren yn siop y castell.
• Arbedion effeithlonrwydd – Dyma’r elfennau anoddaf i’w cyfrifo, ond i rai prosiectau gallant fod yn sylweddol. Maent ar eu symlaf pan fônt yn ei gwneud hi’n bosibl i ailddefnyddio rhyw adnodd yn rhywle arall. Gallai CRM newydd arwain at ddisodli rôl gweinyddwr â rôl cynhyrchu incwm neu rôl yn delio ag ymwelwyr. Dylai arbedion gynnwys amser staff a arbedir ar y tasgau y mae’r dechnoleg ddigidol yn eu hwyluso, cyn belled â’ch bod wedi cynnwys amser staff ar y prosiect yn y gost fuddsoddi uchod.

Dwyn popeth ynghyd

Ar ôl ichi ddwyn y costau buddsoddi a’r adenillion ynghyd, cofiwch arfer rhywfaint o bwyll. Caiff hyn ei wneud fel arfer trwy gynnwys treuliau annisgwyl yn eich costau. Argymhellir y dylech gynnwys 10% fan leiaf, ond gallwch ychwanegu mwy os teimlwch fod unrhyw un ohonynt yn ansicr.

Fodd bynnag, mae yna duedd systematig amlwg ymhlith arfarnwyr i fod yn rhy optimistaidd ynglŷn â pharamedrau allweddol y prosiect, yn cynnwys costau cyfalaf, costau gweithredu, hyd y prosiect a’r modd y cyflawnir buddion.[1] Gellir mynd i’r afael â hyn trwy ddefnyddio tuedd optimistiaeth, fel arfer trwy ychwanegu rhwng 10% a 25% at y costau. Os oes modd, y ffordd orau o gyfrifo’r duedd optimistiaeth briodol yw edrych ar brosiectau blaenorol a chymharu eu costau a’u hadenillion rhagamcanol â’r costau a’r adenillion gwirioneddol. Os oes gennych ddata ar gyfer sawl prosiect yn eich sefydliad, bydd hyn yn helpu i ddangos beth yw eich tuedd optimistiaeth arferol.

Dadansoddiad sensitifrwydd

Mae dadansoddiad sensitifrwydd yn edrych ar yr effaith a gaiff amrywiadau mewn perthynas â’ch rhagamcanion Adenillion o Fuddsoddi ar eich prosiect. Er enghraifft, os yw eich system docynnau newydd yn costio £10,000 dros bum mlynedd, ac os ydych yn rhagamcanu y bydd y system newydd yn arwain at gynnydd o 5% mewn gwerthiant tocynnau – o £100,000 y flwyddyn i £105,000 y flwyddyn – byddai eich Adenillion o Fuddsoddi yn 50%. Ond pe bai’r cynnydd o ran gwerthiant tocynnau yn 2.5% yn unig (yn hytrach na’r 5% a ragamcanwyd), 25% yn unig fyddai eich Adenillion o Fuddsoddi.

Gall dadansoddiad sensitifrwydd helpu i ateb cwestiynau fel:

• Faint yn llai o adenillion y gallem eu cael yn sgil y buddsoddiad hwn cyn inni deimlo fel pe na bai’r buddsoddiad yn cynnig gwerth am arian? Pa mor debygol yw hyn?
• I ba raddau y gall y costau gynyddu er mwyn i’r buddsoddiad allu parhau i fod yn werth chweil?
• I ba raddau y gellir gwella Adenillion o Fuddsoddi os gallwn leihau costau’r buddsoddiad?

[1] UK Government Green Book Guidance.

 

3. Model ar gyfer cyfrifo Adenillion o Fuddsoddi

Gan eich bod bellach yn deall beth yw Adenillion o Fuddsoddi, beth am lawrlwytho copi o’r templed hwn ar gyfer cyfrifo Adenillion o Fuddsoddi (Word document, 204kb) er mwyn eich helpu i gyfrifo Adenillion o Fuddsoddi ar gyfer eich prosiect chi.

 

Browse related resources by smart tags:

Digital technologies Financial New technologies Return on investment

Resource type: Articles

Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence

Please attribute as: "How to use a return on investment approach to work out the benefits of new technologies (2022) by Andrew Evans supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0