How to effectively support remote or hybrid work patterns
1. Cyflwyniad
Mae galluogi staff a gwirfoddolwyr i weithio o bell wedi esgor ar gryn her – her y bu’n rhaid i bob sefydliad ei hwynebu drwy gydol y pandemig Covid. Mae hyn yn arbennig o wir yn achos y sector treftadaeth. Serch hynny, er bod cadw mewn cysylltiad â staff a rheoli timau o bell yn dasg hynod anodd, mae yna hefyd nifer o gyfleoedd i newid ein dulliau traddodiadol o weithio er mwyn ymgorffori patrymau gweithio o bell neu batrymau gweithio hybrid.
I nifer o sefydliadau treftadaeth llai eu maint, ac yn enwedig i sefydliadau yn y sector elusennol, mae ceisio lleihau costau yn agwedd hollbwysig ar gynaliadwyedd y sefydliad. Os yw swyddfeydd yn dipyn o her i’ch tîm, gall patrymau gweithio o bell eich helpu i wario arian ar feysydd eraill â blaenoriaeth. Ymhellach, gall patrymau gweithio o’r fath helpu eich timau i fod yn fwy cynhyrchiol. Mewn arolwg mawr a gynhaliwyd gan PWC yn 2021, sef arolwg yn ymwneud â heriau cyfredol o ran gweithluoedd a dyfodol gwaith, tynnwyd sylw at werth gweithio o bell a gweithio hybrid:
Mae ein harolwg yn cadarnhau’r hyn yr adroddwyd yn eang amdano mewn mannau eraill, sef bod gweithio o bell neu weithio hybrid yn rhoi hwb i gynhyrchiant yn y rhan fwyaf o weithleoedd. Yn ein harolwg, dywedodd 57% o’r ymatebwyr fod eu sefydliad wedi perfformio’n well yn erbyn targedau cynhyrchiant a thargedau’n ymwneud â’r gweithlu dros y 12 mis diwethaf.
Arolwg PWC 2021 a oedd yn cynnwys 4,000 o fusnesau o 26 o wledydd a rhanbarthau a 28 o sectorau diwydiant.
Mae gweithio o bell a gweithio hybrid yn cefnogi ffordd fwy hyblyg o reoli lleoliad ac amser staff yn ystod cyfnodau cyflawni allweddol. Ymhellach, gall ymgorffori mwy o hyblygrwydd fod o fudd wrth recriwtio, gan eich galluogi i ddewis o blith cronfa ehangach o weithwyr talentog. Bydd yr adnodd yma yn eich cynorthwyo i reoli timau yn y modd hwn.
2. Awgrymiadau hanfodol ar gyfer cefnogi gweithio o bell
Mae’r Harvard Business Review yn nodi rhai awgrymiadau allweddol ar gyfer rheolwyr wrth iddynt fynd ati i gefnogi gweithwyr o bell:
Cysylltu’n rheolaidd
Pa un a fyddwch yn gwneud hyn fesul un neu fel tîm cyfan, mae’n bwysig ichi gysylltu gyda’r rhai sy’n gweithio o bell. Gallwch wneud hyn ar ffurf sgwrs fer ar y ffôn, trwy e-bost neu trwy gynnal cyfarfod tîm gyda meddalwedd fideogynadledda fel Microsoft Teams neu Zoom. Ni ddylai’r sgyrsiau/cyfarfodydd hyn fod yn rhy drwm – dim ond cynnig cyfle i gysylltu a rhannu problemau a phryderon beunyddiol.
Gwahanol dechnolegau cyfathrebu
Mae e-byst yn ffordd allweddol o gysylltu a rhannu gwybodaeth gyda’ch tîm. Fodd bynnag, y perygl yw y bydd e-byst yn llethu pobl os mai dyma’r unig ffordd y byddwch yn cyfathrebu gyda chydweithwyr o bell. Gall defnyddio gwahanol sianeli cyfathrebu hybu effeithiolrwydd. Ar gyfer cyfarfodydd grŵp byr, mae fideogynadledda yn ddull sy’n gwneud defnydd llawer mwy effeithiol o amser – er, rhaid i bawb fod ar gael ar adegau neu ddyddiau penodol o’r wythnos. Efallai y gall defnyddio nodwedd ‘sgwrsio’ Microsoft Teams neu blatfform negeseua gwib arall gynnig yr hyblygrwydd sy’n perthyn i sgyrsiau e-bost. Bydd y sgyrsiau hyn yn galluogi cydweithwyr i gyfrannu pan fyddont ar gael, ond hefyd gallant gynnig y naws anffurfiol a’r ddynameg tîm sy’n perthyn i fideogynadledda. Gall galwadau fideo fod yn werthfawr ar gyfer trafodaethau mwy sensitif, ond cofiwch ystyried lleoliad eich cydweithwyr, yn enwedig os byddant yn mewngofnodi mewn man cyhoeddus.
Gweithgareddau cymdeithasol o bell
Er mwyn helpu gweithwyr o bell i deimlo eu bod mewn cysylltiad fel tîm, efallai y byddai’n fuddiol ichi drefnu digwyddiadau cymdeithasol rhithwir – er enghraifft diodydd ar-lein ar ôl gwaith trwy Zoom neu Microsoft Teams, neu barti pizza neu gwis tafarn rhithwir. Os yw eich sefydliad yn cynnwys nifer fawr o wirfoddolwyr, dyma ffordd werthfawr o’u gwobrwyo am eu hymdrechion. Beth am anfon trîts neu anrhegion i bawb cyn i’r cynulliad ar-lein ddechrau, gan ofyn i bawb eu hagor yn ystod yr alwad fideo. Gall defnyddio technoleg mewn dulliau mwy cymdeithasol o’r fath helpu i gynnal cymhelliant a lleihau teimladau ynysig ymhlith y rhai sy’n gweithio o bell.
Cynnig anogaeth a chefnogaeth emosiynol
Gall dulliau gweithio hybrid a dulliau gweithio o bell fod yn werthfawr i gydweithwyr a chanddynt anawsterau symud neu gyfrifoldebau gofalu, ac felly byddant yn eich helpu i recriwtio staff a gwirfoddolwyr o gronfa lawer ehangach – yn ddemograffig ac yn ddaearyddol. Os ydych yn datblygu rhagor o gynnwys ar-lein ac ychwaneg o wasanaethau digidol, efallai y bydd hi’n fwy ymarferol i’ch sefydliad gefnogi gweithio o bell yn awr nag y bu yn y gorffennol. Fodd bynnag, gall gweithio o bell barhau i deimlo’n ynysig ac yn anodd i lawer o bobl. Gwnewch yn siŵr bod gan eich staff rywun y gallant siarad ag ef, a bod rhywun ar gael i wrando arnynt.
3. Meddalwedd ddefnyddiol i gefnogi gweithio o bell
Mae Microsoft Teams ymhlith yr offer mwyaf cyffredin a ddefnyddir i gydweithio ar-lein. Mae’r nodwedd sgwrsio yn eich galluogi i gyfathrebu un-i-un neu gyda llawer o bobl mewn grŵp. (Meddyliwch am y nodwedd sgwrsio mewn ffordd debyg i greu Facebook Messenger neu grŵp WhatsApp.) Hefyd, gallwch rannu ffeiliau a fideos neu gynnal galwad sain gyda rhywun sy’n aelod o ‘Dîm’.
Gallwch ddefnyddio’r nodwedd ‘galw’ yn Teams i gynnal galwad fideo neu alwad sain gyda staff a myfyrwyr, naill ai un-i-un neu fel rhan o gyfarfod grŵp. Mae galwadau’n gweithio mewn modd tebyg i Skype, FaceTime neu Zoom. Gallwch wneud galwad unrhyw amser neu gallwch drefnu galwad fel rhan o gyfarfod. Yn ystod galwadau, gallwch rannu eich sgrin a recordio’r sesiwn.
Wrth greu ‘Tîm’ oddi mewn i Microsoft Teams, bydd modd ichi greu rhywle lle gallwch chi ac aelodau eich tîm weithio gyda’ch gilydd ar brosiect. Hefyd, bydd modd ichi gynnal cyfarfodydd a gwahodd cydweithwyr allanol i ymuno â’ch tîm. O fewn y tîm, gallwch ddidoli eich sgyrsiau a’ch ffeiliau a’u trefnu’n feysydd pwnc gwahanol – gelwir y rhain yn sianeli. Yn y sianeli hyn, gallwch bostio negeseuon a chadw ffeiliau yn Teams.
Offer gwerthfawr o fath arall y gall elusennau a sefydliadau bach eu defnyddio i weithio o bell, heb orfod gwario llawer o arian:
- Rheoli tasgau a phrosiectau a chydweithio arnynt – Trello, Asana
- Fideogynadledda – Skype, Zoom
- Rhannu dogfennau – Google Drive, Dropbox
- Negeseua a chydweithio – Slack
- Trefnu, gwneud nodiadau ac amserlennu – Evernote
4. Ystyriaethau pwysig yn ymwneud â diogelwch
Er bod nifer o fanteision posibl yn perthyn i weithio o bell, mae yna rai pryderon pwysig yn ymwneud â diogelwch a rheoli data y dylech fod yn ymwybodol ohonynt:
- Risg uwch o du gwendidau a feirysau cyfrifiadurol – gan y bydd cydweithwyr a gwirfoddolwyr yn cyfathrebu ac yn cyrchu gwybodaeth trwy ddefnyddio’u dyfeisiau eu hunain o bosibl, mae’n bwysig pwysleisio bod angen iddynt wneud yn siŵr bod eu meddalwedd gwrthfirysau’n gyfredol, ac na ddylent rannu cyfrineiriau. Os yw’r staff yn gweithio mewn mannau cyhoeddus neu wrth deithio ar drên, er enghraifft, ni ddylent gofnodi cyfrineiriau na chyrchu data sensitif a phersonol.
- Storio a rhannu ffeiliau – pa bryd bynnag y caiff atodiad ei anfon a’i gyrchu, mae’n debygol y bydd copi’n cael ei gadw ar gyfrifiadur yr unigolyn – yn y ffolder ‘lawrlwythiadau’ fel arfer. Mae’n bwysig sicrhau na chaiff gwybodaeth bersonol, yn enwedig gwiriadau adnabod gan staff a gwirfoddolwyr, ei storio ar ddyfeisiau lleol. Dylid storio dogfennau o’r fath mewn lleoliad canolog diogel, megis OneDrive neu fan storio cyffredinol eich sefydliad, yn hytrach na’u hanfon rhwng unigolion.
- Gwe-rwydo a sbam – mae sbam neu e-byst sothach yn fwy na niwsans; gallant hefyd annog y derbynnydd i glicio ar ddolenni neu ddatgelu gwybodaeth bersonol. Dyma fath o dwyll a elwir yn ‘we-rwydo’. Mae e-byst gwe-rwydo yn anelu at dwyllo’r derbynnydd i gredu gwybodaeth ffug a thwyllodrus er mwyn cael gafael ar fanylion banc, manylion cardiau credyd neu gyfrineiriau. Gwnewch yn siŵr bod gweithwyr o bell yn gwybod am y pethau hyn a’u bod yn gwybod sut i ddelio â nhw. Dylent fod yn ymwybodol y gallai’r hyn a wnânt roi manylion eich sefydliad, yn ogystal â’u manylion eu hunain, yn y fantol.
Gallwch lawrlwytho’r awgrymiadau ardderchog hyn isod. Ymhellach, mae Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol yn cynnig arweiniad ar breifatrwydd a diogelwch ar-lein lle crynhoir yr elfennau diogelwch y dylech eu hystyried er mwyn sicrhau y bydd modd i’ch staff weithio’n ddiogel o bell.
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "How to effectively support remote or hybrid work patterns (2022) by Dr Stephen Dobson supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
