How to increase the opportunities for our visitors to engage more deeply with our online archive
1. Rhagarweiniad
Mae’r rhan fwyaf ohonon ni’n deall archif i fod yn lle ble mae ein gorffennol yn cael ei roi ar gof a chadw, mewn casgliadau o ddogfennau, lluniau, ffilmiau a recordiadau sain. Cadw casgliad ffisegol mewn ffordd drefnus, fel bod modd adalw eitemau’n hawdd, yw’r cam cyntaf i greu mynediad. Mae digideiddio casgliad yn agor cyfleoedd newydd. Yn yr adnodd yma, byddwn ni’n edrych ar ffyrdd o drefnu casgliadau fel bod cymunedau’n gallu ymgysylltu yn yr amgylchedd ar-lein.
Mae creu archif ar-lein newydd yn gallu ymddangos yn frawychus; y peth gorau yw rhannu’r prosiect yn elfennau hylaw, ac mae’r rhain wedi’u hamlinellu isod. Bydd cadw’r defnyddiwr ar flaen eich ystyriaethau drwy gydol y broses yma’n sicrhau bod eich archif ar-lein yn adlewyrchu’r ymgysylltiad rydych chi am ei ddarparu i’ch defnyddwyr.
Sut mae archifau eraill yn ymgysylltu â’u cynulleidfaoedd?
Ymarfer cychwynnol defnyddiol i bobl sy’n rheoli casgliadau yw adolygu sut mae archifau eraill yn cyflwyno’u cynnwys ar-lein. Pa safleoedd sy’n meddu ar nodweddion hylaw i’r defnyddiwr a dylunio hygyrch? Pa rai o’r nodweddion hynny gallech chi eu defnyddio ar gyfer eich archif chi? Bydd hyn yn rhoi gweledigaeth i chi o’r math o archif ar-lein rydych chi am ei chreu, a gallwch chi fireinio’r weledigaeth i gyd-fynd â’ch adnoddau yn ddiweddarach.
Dyma restr o’r nodweddion y gallech chi fod am eu gwirio.
- Ffenestr siop – sut mae’r cynnwys yn cael ei arddangos?
- Gwybodaeth am eich cynnwys
- Ffyrdd o ddod o hyd i gynnwys
- Dylunio
- Adrodd straeon
- Nodweddion ymgysylltu â defnyddwyr
- Dolenni at wefannau ac adnoddau eraill
- Hygyrchedd i bobl ag anableddau
Bydd cadw’r defnyddiwr ar flaen eich ystyriaethau drwy gydol y broses yma’n sicrhau bod eich archif ar-lein yn adlewyrchu’r ymgysylltiad rydych chi am ei ddarparu i’ch defnyddwyr.
2. Ffenestr siop – sut mae’r cynnwys yn cael ei arddangos?
Beth mae pobl yn ei weld ar hafan dudalen eich gwefan? Ydych chi’n rhoi cipolwg iddyn nhw o gwmpas eich cynnwys? Dychmygwch gyrraedd mewn llyfrgell ac yn cael eich holi wrth y drws: “Beth ydych chi eisiau?” heb allu pori’r silffoedd. Mae’r rhan fwyaf ohonon ni am grwydro i weld beth sydd yna fel y gallwn ni gael syniad o’r hyn yr hoffen ni ei ddarllen. Mae’r un peth yn wir ar gyfer archifau ar-lein. Mae angen ffenestr siop arnoch chi sy’n arddangos enghreifftiau o’r deunydd sydd gennych chi, er mwyn cyffroi a denu defnyddwyr. Mae’r archif hen-ffasiwn gyda blwch chwilio’n unig ar y dudalen flaen yn anniddori’r rhan fwyaf o bobl.
Mae’r ffordd rydych chi’n disgrifio’ch archif ar yr hafan dudalen yn bwysig. Gall rhoi taglinell dda wrth ymyl teitl yr archif gyfrannu’n helaeth at esbonio’r cynnwys cyffredinol. Er enghraifft, hafan dudalennau gwefannau Fforwm Treftadaeth Luton a Mixed Museum.
Gallwch chi greu ffenestr siop drwy arddangos orielau ar bynciau sy’n cynrychioli cwmpas y llyfrgell. Gallwch chi aseinio categorïau eang i’ch cynnwys y gellir eu defnyddio fel hidlwyr wrth chwilio. A gallwch chi guradu orielau ar bynciau sydd i’w cael yn eich casgliad. Er enghraifft, mae archif ar-lein Fforwm Treftadaeth Luton yn trefnu ei gynnwys yn feysydd pwnc.
3. Gwybodaeth am eich cynnwys
Mae’n ddefnyddiol ystyried ymlaen llaw wrth gynllunio’ch data. Mae ‘strwythur data’ yn disgrifio’r math o ddata sydd gennych chi am bob eitem, fel disgrifiad, creawdwr, lleoliad, hawlfraint a data arall.
Meddyliwch ba wybodaeth rydych chi am i’r defnyddiwr ei gweld, a sicrhau bod eich data yn gallu cyflawni hynny. Ydych chi, er enghraifft, am weld cryno-lun o ddelwedd gyda thestun fel hyn oddi tano ‘CAT 35673. Repos 004’, neu fyddai’n well gennych chi eu bod nhw’n gweld hyn ‘Sinema Golau Dydd, Croydon, 1936’? Wrth ystyried hyn, rydych chi wedi dechrau creu’r hyn rydyn ni’n ei alw’n llif gwaith metaddata.
Faint o wybodaeth rydych chi am i’r defnyddiwr ei gweld pan fyddan nhw’n clicio ar gryno-lun a gweld rhag-ddelwedd fwy? Efallai y byddwch chi am roi testun neu bennawd byr o dan y cryno-lun gyda disgrifiad hirach nesaf i rag-ddelwedd fwy. Yn ddelfrydol, dylech chi ddewis y drefn mae’r data’n ymddangos.
Os ydych chi’n meddwl am y pethau hyn o’r cychwyn, gallai effeithio ar y feddalwedd rydych chi’n ei defnyddio. Mae rhai opsiynau arddangos safonol a gynigir gan ddarparwyr meddalwedd yn methu â chyflawni’r hyn sydd orau i ddefnyddwyr. Bydd cynllunio ymlaen llaw yn caniatáu i chi fod yn fwy pendant wrth ystyried eich opsiynau meddalwedd.
4. Ffyrdd o ddod o hyd i gynnwys
Mae angen i ddefnyddwyr allu dod o hyd i eitemau’n gyflym ac yn gywir. Mae amrywiol ffyrdd o greu data i gynorthwyo adalw. Mae’r rhain yn cynnwys:
Chwiliad testun rhydd ar ddisgrifiadau
Dyma’r chwiliad testun safonol a ddefnyddir gan lawer o archifau, ond ar ben ei hun, gall greu problemau o ran adalw. Cymerwch y disgrifiad yma, er enghraifft: ‘Cat.no 0362. Dyn yn aredig cae, 1960au.’ Gallai chwiliad am ‘cat’ adalw’r cynnwys yma er nad oes cathod ar gyfyl y lle. Gall dulliau eraill helpu i ddadansoddi a rhoi canlyniadau chwilio cywirach.
Defnydd o gategorïau eang
Defnyddio hidlwyr categori i helpu’r defnyddiwr i ddadansoddi a rhoi canlyniadau chwilio mwy perthnasol, ac mae modd defnyddio’r rhain fel hidlwyr.
Tagio eitemau — allweddeiriau
Mae modd tagio eitemau unigol gyda geiriau perthnasol i gynorthwyo chwilio. Y rheol wrth dagio yw: fydd y term rydych chi’n ei ychwanegu’n cael ei ddefnyddio i chwilio? Fyddai’r defnyddiwr am i’r eitem yma ymddangos yng nghanlyniadau’r chwiliad?
Meysydd chwilio pellach
Gall meysydd penodol fel ‘lleoliad’ neu ‘Person yn y Ddelwedd’ helpu i wahaniaethu rhwng, er enghraifft, delweddau o Paris Hilton (person yn y ddelwedd) a delweddau o Baris (lleoliad).
Cyfeirio at gynnwys arall
Bydd ymwelwyr â’ch archif yn mwynhau dod o hyd i lwybrau at gynnwys nad ydyn nhw o bosibl yn gwybod amdano. Gall mecanweithiau cysylltu fod o gymorth yma, gan arddangos cynnwys â’r un tag, neu yn yr un gyfres. Mae’r cymhorthion yma’n helpu defnyddwyr ar eu taith drwy’r cynnwys a dod o hyd i’r annisgwyl.
Mae llinellau amser a mapiau’n gweithio’n dda oherwydd eu bod nhw’n cynnwys llwybrau gweledol drwy gynnwys. Mae clicio ar gyfnod amser neu leoliad yn cysylltu â straeon eraill neu eitemau archif; eitemau sy’n gysylltiedig â chyfnod amser neu le.
5. Adrodd straeon
Gallwch chi ddod â’ch archif yn fyw drwy adrodd straeon gan ddefnyddio cynnwys archif. Efallai eich bod am wahodd pobl i greu straeon a chyflwyno’u persbectif eu hunain ar rannau o’ch casgliad. Gallai cyfranwyr fod yn arbenigwr pwnc neu’n bobl leol â chysylltiad â’ch archif, gan gynnwys pobl sydd wedi darparu delweddau ac atgofion i’r casgliad yn y lle cyntaf. Gweler hefyd Sut gall fy nghasgliad ar-lein fy helpu i adrodd stori ein sefydliad treftadaeth?
6. Dylunio
Meddyliwch am ddyluniad a fydd yn denu’ch defnyddwyr a sicrhau bod y broses yn syml fel nad yw trafodaethau’n dal y prosiect yn ôl. Gall fod yn gynhyrchiol i archifau bach a chanolig eu maint ddod o hyd i gyflenwyr sy’n gallu darparu nodweddion cronfeydd data a thempledi dylunio. Pa bynnag lwybr a gymerwch, byddwch yn ymwybodol bod y rhyngwyneb rhwng technoleg a dylunio’n gallu bod yn bwynt gwasgu ar gyfer prosiect archif ar-lein.
Bydd y math o ddyluniad rydych chi’n ei ddewis yn dibynnu ar natur eich sefydliad a’ch defnyddwyr targed, ond fwy na thebyg byddwch chi am ddewis dyluniad agored, dengar. Mae’r ffordd rydych chi’n defnyddio delweddau yn allweddol i hyn. Sicrhewch eu bod nhw’n cael eu harddangos mewn ffyrdd sy’n creu effaith, a chofiwch mai’r hyn sy’n denu yn y lle cyntaf yw delweddau o bobl, er mai delweddau o adeiladau, neu o fywyd gwyllt mae eich archif yn eu cynnwys yn bennaf.
Rhai o’r cwestiynau i’w gofyn gydag unrhyw ddyluniad rydych chi’n ei ystyried yw:
- Ydy’r dyluniad yma’n ymgysylltu â’r defnyddiwr mewn modd dengar?
- Oes modd newid delweddau’r hafan dudalen yn hawdd?
- Ydy’r dyluniad yn creu rhwystrau fel testun a delweddau bach bach, strwythur caeth, neu liwiau testun annarllenadwy?
- Ydych chi’n gallu rheoli’r cynnwys eich hun o’r cefn?
7. Nodweddion ymgysylltu â defnyddwyr
Mae’r amgylchedd ar-lein yn berffaith ar gyfer gwahodd pobl i fod yn gysylltiedig â’r gwaith rydych chi’n ei wneud, drwy wirfoddoli, tanysgrifio neu ychwanegu eu cynnwys eu hunain at y safle. Mae’n bwysig pwysleisio ar eich hafan dudalen bod y casgliad yn rhan o archif fyw sy’n cynnig opsiynau i bobl fod yn gysylltiedig.
Os ydych chi’n cynnig y gallu i ddefnyddwyr gynnig sylwadau ar gynnwys, neu lanlwytho eu cynnwys eu hunain, sicrhewch fod dull gennych chi o gyfryngu’r cynnwys hwnnw er mwyn hidlo unrhyw gynnwys amherthnasol, anghyfreithlon neu negyddol.
8. Dolenni at wefannau ac adnoddau eraill
Mae eich archif fwy na thebyg yn rhan o rwydwaith sy’n tyfu o adnoddau ar-lein. Gallwch chi ddwysáu’r profiad i’r defnyddiwr drwy greu a chynnal dolenni at newyddion, arddangosfeydd, ac archifau ac adnoddau ar-lein eraill.
9. Hygyrchedd i bobl ag anableddau
Mae’n bwysig bod eich safle’n gallu ymgysylltu â phawb, gan gynnwys pobl ag anableddau. Mae canllawiau ar gyfer creu gwefannau, y dylai eich dylunwyr eu defnyddio. Gweler Sut i wella’ch gwefan i’w gwneud yn haws ei defnyddio, yn fwy hygyrch a mwy addas at ei diben a hefyd y Canllaw Marchnata Hygyrch.
Mae canllawiau’r Llywodraeth Deall WCAG 2.1 (Saesneg yn unig) yn nodi y dylai gwefannau fod ar gael i bobl sydd:
- yn defnyddio bysellfwrdd yn lle llygoden
- yn newid gosodiadau’r porwr i wneud cynnwys yn haws ei ddarllen
- yn defnyddio sgrin-ddarllenydd i ‘ddarllen’ (lleisio) cynnwys yn uchel
- yn defnyddio chwyddwydr sgrin i fwyhau rhan o sgrin neu’r sgrin gyfan
- yn defnyddio gorchmynion llais i we-lywio gwefan
Dylai pobl sy’n rheoli casgliadau fod yn arbennig o ymwybodol bod angen i ddelweddau gael eu disgrifio ar ffurf testun ar gyfer defnyddwyr sgrin-ddarllenwyr. Mae Sut i ysgrifennu Testun Amgen da (Saesneg yn unig) yn ganllaw defnyddiol ar gyfer ysgrifennu testun disgrifiadol amgen addas — neu alt text — ar gyfer sgrin-ddarllenwyr. Gall meddwl am hyn yn gynnar yn eich prosiect archif helpu i symleiddio’ch gwaith a rhoi’r profiad gorau posibl i’ch defnyddwyr.
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "How to increase the opportunities for our visitors to engage more deeply with our online archive (2022) by Sarah Saunders supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
