I’m a medium-sized heritage organisation, how do I plan for digitising my content?
Fel sefydliad treftadaeth canolig gydag archif dreftadaeth werthfawr, a hunaniaeth brand hefyd o bosibl, sut ydych chi’n mynd ati i gynllunio ar gyfer digideiddio’ch cynnwys? Nod y canllaw yma yw rhoi rhywfaint o gyngor, pwyntiau i’w hystyried a chyfeiriadau at adnoddau hynod o gynorthwyol i’ch rhoi ar ben y ffordd.
1. Y lle gorau i ddechrau
Mae’r cymhelliant tu ôl i ddigideiddio wedi esblygu ac mae newid sylweddol wedi bod tuag at hygyrchedd ar-lein, yn arbennig ar gyfer sefydliadau canolig i fawr eu maint. Mae’n bwysig pennu, o’r dechrau, beth yw eich bwriadau hirdymor oherwydd y dylai’r rhain ddylanwadu ar eich gwaith cynnar yn gwneud penderfyniadau, gan sicrhau proses resymegol, syml a chydgysylltiedig.
Mae dau brif reswm dros ddigideiddio:
- Diogelu cynnwys hanesyddol gwerthfawr yn erbyn difrod a cholled, gan wneud chwiliadau mewnol yn gyflymach ac yn haws;
- Diogelu a hygyrchedd ar-lein (naill ai yn syth neu ar ryw bwynt yn y dyfodol).
2. Sicrhau ymrwymiad rhanddeiliaid
Fel sefydliad treftadaeth canolig, mae’n debygol y bydd angen i chi sicrhau ymrwymiad rhanddeiliaid ar draws nifer o wahanol adrannau. Bydd ganddyn nhw i gyd flaenoriaethau a galwadau sy’n cystadlu yn erbyn cyllid y sefydliad felly bydd angen i chi feddwl am eu pryderon penodol ymlaen llaw er mwyn deall sut gallai eich prosiect fod o fudd iddyn nhw.
Dyma’r cwestiynau posibl y gallai pob adran eu codi:
Cyllid: “Mae digideiddio’n ddrud. Beth gawn ni nôl?”
TG “Sawl peiriant ychwanegol sydd eu hangen arnoch chi?! Ble rydyn ni’n mynd i storio 2TB o ddelweddau?”
Marchnata/Cyfathrebu: “Nid ein maes ni mo hwn. Sut mae hyn o fudd i ni?”
Adnoddau Dynol: “Digideiddio yw e. Pam ddylen ni boeni amdano?”
Rheolwyr: “Beth bydd yr effaith at ei gilydd?”
Bydd ystyried cwestiynau fel hyn yn eich helpu i sicrhau ymrwymiad rhanddeiliaid i’ch prosiect digideiddio.
3. Adolygu eich opsiynau cyllid
Gan ddibynnu ar eich math o sefydliad, mae’n bosibl y gallwch chi wneud cais am gyllid. Gall fod o gymorth gwybod sut i ysgrifennu cais llwyddiannus am gyllid. Mae Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol yn cynnig nifer o grantiau y dylech chi o leiaf fod yn ymwybodol ohonyn nhw, ac mae’n bwysig dysgu am sut i fynd ati i gael cyllid.
4. Gwnewch arolwg o’ch archif
- Beth yw maint eich archif? Fel sefydliad canolig, mae’n debygol y bydd yn eithaf mawr a chynhwysfawr.
- Gallai fod gennych gyllideb resymol fel sefydliad canolig, ond eto mae dal yn bosibl bod rhaid i chi ystyried digideiddio mewn camau i gadw o fewn ffiniau costau.
- Oes gennych chi fathau o ddeunyddiau cymysg am y gall y rhain arafu’r broses a chynyddu costau?
- Beth yw eu cyflwr ac a fydd angen cymryd unrhyw gamau gwarchod?
5. Digideiddio’n fewnol neu allanoli’r dasg
Mae angen i chi benderfynu a ydych chi am ddigideiddio’n fewnol neu allanoli eich prosiect i ddarparwr digideiddio arbenigol. Dylech chi ystyried y ddau opsiwn canlynol:
Yn fewnol
Trosolwg o’r adnoddau a’r broses:
Adnoddau
- Bydd mathau o ddeunyddiau cymysg yn golygu offer ychwanegol a chostau uwch felly ystyriwch yr offer arbenigol sydd ei angen.
- Aseswch eich galluoedd a chynnwys amser a chostau mewn perthynas â hyfforddiant, yn ogystal â’r risg uwch o ddifrod i’ch deunydd. Fel sefydliad canolig, mae’n debygol y bydd gennych chi lawer o gyfrifoldebau, a fydd yn cystadlu am eich amser.
- Bydd angen i staff gael eu rhyddhau staff o’u dyletswyddau presennol felly ystyriwch unrhyw wasanaethau cyhoeddus a allai gael eu heffeithio. Mae rhai sefydliadau canolig yn galw ar wirfoddolwyr sy’n gallu darparu sgiliau gwerthfawr, ond dylech chi fonitro’n agos bob amser a bod yn ymwybodol o gamgymeriadau posibl, fel dyblygu ffeiliau ac eitemau’n mynd ar goll. Gweler hefyd cwestiwn Sut ydyn ni’n dod o hyd i wirfoddolwyr digidol i’n helpu i gyflawni ein gweithgareddau digidol?
- Ystyriwch y lle sydd ei angen ar gyfer offer mawr ac i drefnu eich deunyddiau’n sypiau. Bydd angen i chi ganiatáu lle i staff a gwirfoddolwyr symud yn rhydd ac yn ddiogel, a gallai hyn fod yn haws ar gyfer sefydliadau canolig.
Proses
- Mae’n hanfodol glynu wrth weithdrefnau trin a thrafod arbenigol ac mae pob math o ddeunydd yn cyflwyno set wahanol o heriau. Er enghraifft, mae Polisi’r Archifau Cenedlaethol yn argymell menig diogelu nitril/lactecs heb eu powdro ar gyfer platiau gwydr, a dim menig ar gyfer llyfrau.
- Dylech chi sefydlu llif gwaith effeithlon fel bod rhaid i bawb ddilyn y safonau cyson uchel yma. Gall cipio tudalen o lyfr wedi’i rwymo gymryd rhwng tua 5-15 eiliad (un ochr) ond mae llawer o bethau a all effeithio ar hyn, yn arbennig pan fydd dibyniaeth ar wirfoddolwyr. Mae’n anochel y bydd angen ailgipio rhai tudalennau, gan ychwanegu at amser a chostau. Meistroli’r broses ddigideiddio ar gyfer eich math arbennig o ddeunydd.
- Casglwch eich deunydd yn sypiau neu o ran maint a math tebyg a dechrau digideiddio’ch eitemau mwyaf yn gyntaf i osgoi ailgalibradu’n gyson, gan gyflymu’r broses.
- Mae’n ddoeth penodi rheolwr prosiect i gadw pawb, a phopeth, ar y trywydd iawn. Gallai hyn fod yn aelod presennol o staff, neu gallai fod angen i chi benodi o’r tu allan i’ch sefydliad, gan greu rôl ychwanegol a chynyddu costau. Bydd y person yma’n rhagweld anawsterau, datrys problemau, adrodd ar gynnydd a chadw’ch rhanddeiliaid yn hapus.
6. Allanoli
Gall allanoli dynnu’r pwysau o’ch prosiect digideiddio ond mae gwasanaethau arbenigol yn gostus.
- Chwiliwch am ansawdd ac amseru gan ddarparwr profiadol y mae gan bobl ymddiriedaeth ynddo — gwnewch eich ymchwil.
- Bydd eich arolwg yn canfod a oes angen i chi ddigideiddio mewn camau.
- Gwiriwch fod gan eich darparwr yswiriant digonol.
- A yw eich darparwr yn cynnig gwasanaeth casglu a dychwelyd?
- Byddwch yn glir am yr hyn sydd wedi’i gynnwys a thrafod eich nodau hirdymor i ganfod a allan nhw eich helpu i gyflawni’r rhain hefyd. Er enghraifft, helpu gyda chyhoeddi ar-lein.
- Mae cyfrifianellau dyfynbrisiau ar-lein i’ch helpu i amcangyfrif eich costau digideiddio, yn ogystal â llawer o adnoddau eraill.
- Siaradwch â sefydliadau eraill, dysgu o’u profiad (a’u camgymeriadau!) a gofynnwch am gyngor.
Diolch i TownsWeb Archiving am y ddelwedd ©
7. Ystyriaethau ychwanegol
Ni waeth pa opsiwn y byddwch chi’n ei ddewis, bydd canllawiau digideiddio tebyg yn berthnasol:
- Dysgwch am y broses ddigideiddio, dilyn digwyddiadau’r diwydiant, fel Heritage Collections Management 2022, gwylio fideos gwasanaethau, siarad â sefydliadau a darparwyr eraill, a gofyn am brosiectau digideiddio enghreifftiol.
- Sicrhewch fod gennych gynllun digideiddio.
- Dilynwch y canllawiau cywir ar gyfer eich math o ddeunydd a gwneud unrhyw addasiadau angenrheidiol. Er enghraifft, drwy gipio eitemau mawr iawn ar gydraniad o 200ppi (picsel y fodfedd) ar y maint go iawn. Gellir cipio eitemau maint canolig ar 300ppi ac eitemau llai ar 600ppi. Os ydych chi’n ystyried cynnig adargraffiadau a chyhoeddi ar-lein, bydd 300-600ppi yn ddigonol, ond os ydych chi am gipio’ch deunydd at ddibenion gwarchod, yna bydd 300ppi yn ddigon.
- Dilynwch ganllawiau digideiddio’r Archifau Cenedlaethol am arfer da.
- At ddibenion gwarchod, bydd du a gwyn yn ddigon, ond os ydych chi am feistroli delweddau archifol ar gyfer mynediad ar-lein, bydd angen i chi ddefnyddio lliw llawn i gipio, gan ddefnyddio allwedd liwiau ar ddechrau pob swp. Mae modd defnyddio meddalwedd arbenigol, fel Capture 1, i wneud newidiadau â llaw.
- Gallai defnyddio’r offer anghywir effeithio ar eich canlyniadau a difrodi deunydd.
- Mae hefyd yn bwysig dros ben gwerthfawrogi a deall eich sefyllfa gyfreithiol o ran hawlfraint a diogelu data, p’un a ydych chi’n bwriadu cyhoeddi a rhannu eich asedau wedi’u digideiddio neu beidio. Mae’r adnodd yma gan Naomi Korn Associates yn darparu llawer o wybodaeth i’ch helpu i ddeall cydymffurfiaeth. Yma mae canllaw digidol ar gyfer gweithio â gwirfoddolwyr, gweminarau am ddim, archwilio hawlfraint a’r cyfryngau cymdeithasol, a llawer mwy, ac mae’r cyfan yna i’ch cefnogi i ateb eich rhwymedigaethau cyfreithiol.
- Byddwch chi hefyd am ystyried sut caiff eich cynnwys wedi’i ddigideiddio ei ddefnyddio ac rydych yn debygol o fod am wneud hyn yn fwy hygyrch o dan drwydded ‘CC BY Creative Commons‘. Fodd bynnag, mae’n bwysig deall gofynion hygyrchedd eich cyllidwr, a fydd wedi’u nodi yn eu telerau ac amodau. Darllenwch wybodaeth gweithio ar drwyddedau agored, sydd wedi’i chynnwys yng nghanllaw Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol, er mwyn archwilio’r pwynt yma ymhellach.
- Nid yw hi byth yn rhy hwyr ystyried dyfodol eich asedau wedi’u digideiddio. Beth yw eich cynlluniau ar ôl digideiddio? Mae llawer o bobl yn ystyried system DAM fel ffordd ddelfrydol o rannu, trefnu a rheoli eu casgliadau, yn arbennig lle gallai hyn fod yn eithaf mawr, a gall llwyfannau cyhoeddi gymryd eich metadata a’i ddefnyddio i wella hygyrchedd ac ymgysylltiad eich casgliadau, gan dyfu eich cynulleidfaoedd ar-lein yn raddol.
Diolch i TownsWeb Archiving am y ddelwedd ©
8. Cipio data
Yn olaf, penderfynwch pa fetadata rydych chi am ei gipio. Os mai diogelu a chwilio mewnol oedd eich blaenoriaeth, yna byddwch chi am gipio’r data a fydd yn caniatáu i chi wneud hyn. Os ydych chi’n bwriadu symud eich archif ar-lein, y data rydych yn ei gasglu fydd yr edefyn aur a fydd yn cysylltu’ch eitemau a’ch casgliadau, gan gynyddu eu hygyrchedd.
Mae pedair prif ffordd o gipio data:
- Mae dull adnabod cymeriad optegol (OCR) yn defnyddio meddalwedd i adnabod testun wedi’i deipio o fewn delweddau digidol, gan drosi hyn i destun digidol y gellir ei ddefnyddio fel metadata chwiliadwy.
- Mae trawsgrifiad wedi’i ysgrifennu â llaw yn cipio’r cofnodion wedi’u llawysgrifennu a chaiff hyn ei ddefnyddio fel yr uchod, gan allbynnu i amrywiol fformatau, fel Excel neu Word.
- Mae cofnodi data yn darparu ateb cofnodi â llaw ar gyfer eitemau fel hen gofrestrau claddu a lle mae llawysgrifen yn anodd ei dehongli. Mae hyn yn allbynnu i MS Excel neu CSV.
- Mae trawsgrifio sain yn dehongli pob gair llafar gan ddefnyddio meddalwedd arbenigol, gan drawsgrifio hyn i unrhyw fformat testun, gan greu cofnod o bwy sy’n siarad a’r hyn maen nhw’n ei ddweud. Mae stampiau amser yn golygu bod modd gwneud enwau, geiriau ac ymadroddion yn fetadata hollol chwiliadwy. Mae hyn yn cefnogi hygyrchedd hen gasetiau, cyfweliadau a hanesion llafar, er enghraifft.
Mae llawer i feddwl amdano yma, ond gobeithio y bydd yr uchod, ynghyd â darllen pellach am y pwnc, o ryw gymorth er mwyn sicrhau eich bod mor barod ag y gallwch chi fod i symud eich prosiect digideiddio ymlaen i’r cam nesaf. Mae llawer o’r adnoddau, a mwy, ar wefan TownsWeb Archiving. Pob lwc!
Browse related resources by smart tags:
Archive Collections Data Digital archive Digital asset management Digital tools Digitisation Heritage
Except where noted and excluding company and organisation logos this work is shared under a Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) Licence
Please attribute as: "I’m a medium-sized heritage organisation, how do I plan for digitising my content? (2022) by Jess Sturman-Coombs supported by The National Lottery Heritage Fund, licensed under CC BY 4.0
